Art. 16(7) MiFID II verpflichtet Sie, Gespräche und elektronische Kommunikation im Zusammenhang mit Aufträgen aufzuzeichnen und zu archivieren, auch wenn diese nie ausgeführt werden. Gemeinsam mit Ihnen bauen wir ein Taping-System auf, das einer Prüfung standhält: abgedeckte Kanäle, ein abrufbares Archiv und Kontrollen mit dokumentiertem Nachweis.
Würde Ihr Aufzeichnungssystem einem Auskunftsersuchen standhalten?
Sagen Sie uns, über welche Kanäle Ihr Team mit Kunden kommuniziert, und wir zeigen Ihnen, wo die Lücken liegen und wie Sie sie schließen.
Von der Bestandsaufnahme der Kanäle bis zum Herausgabeprotokoll: sechs Bausteine, damit die Aufzeichnung kein Risiko mehr ist, sondern Ihr bester Nachweis wird.
Wir erstellen oder prüfen Ihre Richtlinie zur Aufzeichnung und Aufbewahrung der Kommunikation: Umfang je Dienstleistung, zugelassene und verbotene Kanäle, Kundenhinweise und Abstimmung mit Ihren übrigen MiFID-II-Verfahren.
Wenn die CNMV Aufzeichnungen anfordert, läuft die Uhr vom ersten Tag an. Wir bereiten Ihr Protokoll für Extraktion und Herausgabe vor, simulieren Auskunftsersuchen und begleiten Sie während des gesamten Aufsichtsverfahrens.
Wir verankern Stichprobenprüfungen der Aufzeichnungen und die Überwachung der Kanäle im Jahresplan Ihrer Compliance-Funktion.
Die Aufzeichnungen belegen, wie Sie jeden Auftrag entgegengenommen und weitergeleitet haben: Stimmen Sie sie mit Ihrer Ausführungspolitik ab.
Die Prüfung der Kommunikation deckt Konflikte und unlautere Vertriebspraktiken auf, bevor es die Aufsicht tut.
Wenn Sie keine interne Compliance-Funktion haben, führen wir die Taping-Kontrollen für Sie durch und berichten an das Leitungsorgan.
Vier reale Situationen, die auf unserem Tisch landen: unterschiedliche Institute, dasselbe Grundproblem – Kommunikation, die existiert, sich aber nicht nachweisen lässt.
„Wir erhalten Aufträge über Festnetz, Mobiltelefon und Videocall. Wir müssen wissen, ob alles aufgezeichnet wird, wo es archiviert wird und ob wir einen bestimmten Anruf von vor vier Jahren herausgeben könnten.“
„Meine Kunden schicken mir zu jeder Tageszeit Nachrichten. Ich weiß, dass dort relevante Gespräche unarchiviert bleiben, und möchte das in Ordnung bringen, bevor es zum Problem wird.“
„Seit dem Homeoffice läuft die Hälfte der Gespräche über Mobiltelefone und Meeting-Plattformen. Wir wollen eine klare Liste zugelassener Kanäle und eine Aufzeichnung, die wirklich funktioniert.“
„Wir haben Hunderte von Kundenberatern und wissen, dass einige ihr privates Handy für Kunden nutzen. Entweder verbieten wir es mit echter Kontrolle, oder wir stellen ihnen dienstliche Kanäle mit Aufzeichnung zur Verfügung.“
Kaum ein Institut verstößt gegen die Pflicht, weil es gar nichts aufzeichnet: Es verstößt, weil es nur halb aufzeichnet. Das sind die häufigsten Fehler.
Nur aufzeichnen, was ausgeführt wird: Die Pflicht erfasst Gespräche und elektronische Kommunikation im Zusammenhang mit Aufträgen, auch wenn das Geschäft nie zustande kommt. Wer mit der Aufzeichnung bis zur Ausführung wartet, hat bereits gegen die Pflicht verstoßen.
Der Phantomkanal: privates WhatsApp, SMS oder private E-Mails ohne Aufzeichnung. Das Gespräch existiert – und der Kunde bewahrt es auf –, aber Ihr Institut kann es weder archivieren noch prüfen noch der Aufsicht vorlegen.
Ein Archiv, das nichts wiederfindet: Sie zeichnen auf, aber ohne Indexierung nach Kunde, Datum und Geschäft. Bei einem Auskunftsersuchen ist eine Kommunikation, die Sie nicht finden, in der Praxis so gut wie nicht vorhanden.
| Was aufgezeichnet wird | Wie lange es aufbewahrt wird | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Telefongespräche und Videocalls im Zusammenhang mit Aufträgen (Annahme, Übermittlung, Ausführung), auch wenn das Geschäft nicht ausgeführt wird | 5 Jahre, auf Verlangen der Aufsicht verlängerbar auf bis zu 7 | Die Telefonanlage aufzeichnen und dienstliche Mobiltelefone sowie Videocall-Plattformen außen vor lassen |
| Elektronische Kommunikation mit demselben Gegenstand: E-Mail, Chat und Instant Messaging | Gleiche Frist: 5 Jahre, verlängerbar auf bis zu 7, wenn die Aufsicht es verlangt | WhatsApp oder andere private Kanäle dulden, ohne Aufzeichnungstool und ohne Archiv |
| Relevante persönliche Gespräche mit Kunden | Sie werden in Protokollen oder Notizen auf einem dauerhaften Datenträger dokumentiert und nach derselben Logik aufbewahrt | Entscheidende Besprechungen ohne Protokoll: Die Empfehlung wurde gegeben, aber es gibt keinen Nachweis dafür |
Wir prüfen Ihre Kommunikationskanäle, erstellen die Aufzeichnungsrichtlinie, helfen Ihnen bei Auswahl und Konfiguration des Archivs und richten Stichprobenprüfungen und Herausgabeprotokoll ein. Alles mit Nachweisen, die Sie der CNMV auf den Tisch legen können.
Art. 16(7) MiFID II verlangt die Aufzeichnung von Telefongesprächen und elektronischer Kommunikation im Zusammenhang mit Kundenaufträgen – deren Annahme, Übermittlung und Ausführung – sowie mit dem Handel für eigene Rechnung.
Erfasst ist jede Kommunikation, die zu Geschäften führen kann, unabhängig davon, ob diese zustande kommen. Relevante persönliche Gespräche werden nicht aufgezeichnet, müssen aber in Protokollen oder Notizen dokumentiert werden. Die operativen Einzelheiten regelt die Delegierte Verordnung (EU) 2017/565.
Das spielt keine Rolle: Die Pflicht entsteht aus der Absicht, nicht aus dem Ergebnis. Ein Anruf, in dem der Kunde nach einem Kauf fragt, den er später verwirft, fällt genauso unter die Pflicht wie der ausgeführte Auftrag.
Das ist das teuerste Missverständnis beim Taping: Institute, die nur abgeschlossene Geschäfte archivieren, lassen gerade die Gespräche ungeschützt, in denen unlautere Vertriebspraktiken meist auftauchen.
Grundsätzlich 5 Jahre, verlängerbar auf bis zu 7, wenn die Aufsicht es verlangt. Die Aufbewahrung muss auf einem dauerhaften Datenträger erfolgen: vollständig, gegen Veränderungen geschützt und während der gesamten Frist abrufbar.
Achten Sie auf ein praktisches Detail: Wenn Ihr Technologieanbieter standardmäßig nach wenigen Monaten löscht oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern deren Postfächer mitgelöscht werden, wird die gesetzliche Frist verletzt, ohne dass jemand dies bewusst entschieden hat.
Ja. Der Kunde muss vor der Erbringung der Dienstleistungen wissen, dass seine Gespräche und seine Kommunikation aufgezeichnet werden. Der Hinweis wird im Vertrag, in den Gesprächsleitfäden und in den Signaturen der schriftlichen Kanäle dokumentiert.
Außerdem kann der Kunde eine Kopie der Aufzeichnungen seiner eigenen Gespräche verlangen. Ihr Archiv muss sie daher nach Kunde extrahieren können. Verankern Sie diesen Hinweis von Anfang an in Ihrem Finanzberatungsvertrag.
Nur wenn es ein dienstlicher Kanal mit Aufzeichnung und Archivierung ist. Private Messenger ohne Aufzeichnung sind heute der größte Risikoherd beim Taping: Das Gespräch existiert, der Kunde bewahrt es auf, und Ihr Institut kann es weder prüfen noch herausgeben.
Vertretbar sind zwei Wege: das Team mit einem dienstlichen Messenger ausstatten, der an das Archiv angebunden ist, oder den Kanal verbieten – mit Überwachung und echten Konsequenzen. Nicht vertretbar ist eine Richtlinie, die etwas auf dem Papier verbietet, während alle wissen, dass es genutzt wird.
Die strikte Pflicht aus Art. 16(7) dreht sich um Dienstleistungen im Zusammenhang mit Aufträgen. Bei einer reinen EAF (Finanzberatungsgesellschaft) ist deshalb eine Prüfung im Einzelfall nötig. Allerdings: Ihre Kommunikation kann zu Geschäften führen, und die allgemeinen Aufzeichnungsvorschriften verlangen, dass sie ihre Beratung nachweisen kann.
Deshalb empfehlen wir EAF in der Praxis ein gleichwertiges Archiv ihrer Kanäle mit Kunden: Es beweist, was wann und mit welchen Informationen empfohlen wurde. Wenn Sie gerade eine EAF gründen, berücksichtigen Sie das von Anfang an – mehr dazu unter Wie man eine EAF gründet.
Verantwortlich bleibt das Institut. Die Aufsicht akzeptiert kein „Das war seine Sache“: Sie erwartet, dass Sie dienstliche Mittel bereitgestellt, private Kanäle schriftlich verboten, die Einhaltung überwacht und bei festgestellten Abweichungen mit Maßnahmen reagiert haben.
Dokumentieren Sie jeden Baustein: Übergabe der Geräte, Schulungen, Kontrollen der Compliance-Funktion und gegebenenfalls Disziplinarverfahren. Diese Nachweiskette macht den Unterschied zwischen einem Einzelfehler und einem organisatorischen Verstoß.
In der Regel gleicht sie drei Ebenen ab: die Richtlinie (Umfang, Kanäle, Hinweise), die tatsächliche Abdeckung (wird wirklich alles aufgezeichnet, was Sie angeben?) und die Nachverfolgbarkeit (können Sie jedes Geschäft mit der zugehörigen Kommunikation verknüpfen und fristgerecht herausgeben?).
Vorbereitung heißt üben: eine Stichprobe extrahieren, die Herausgabe zeitlich messen und korrigieren, was nicht funktioniert. Mehr dazu unter Prüfungen der CNMV und Kontroll- und Risikofunktion.
Aufzeichnen heißt nicht, ein Tool zu installieren: Es ist ein System aus Richtlinie, Technik, Kontrollen und Nachweisen. Diese Abfolge wenden wir bei unseren Mandanten an.
Wir erfassen alle Wege, über die Ihr Team mit Kunden spricht – Festnetz, Mobiltelefone, Softphones, Videocall, E-Mail, Chat, Messenger – und gleichen sie damit ab, wer an Aufträgen und Empfehlungen beteiligt ist. Daraus entsteht die Landkarte der Lücken.
Wir legen zugelassene und verbotene Kanäle fest, erstellen die Richtlinie und die Kundenhinweise und begleiten die technische Einführung von Aufzeichnung und Archiv. Mit Tests, die belegen, dass tatsächlich aufgezeichnet wird – nicht nur in der Dokumentation.
Regelmäßige Stichproben durch Compliance, Überwachung nicht zugelassener Kanäle, Wiederherstellungsübungen und ein Herausgabeprotokoll für Auskunftsersuchen. Das Ziel: Jede Kontrolle hinterlässt einen dokumentierten Nachweis.
Das Taping ist ein Baustein Ihres allgemeinen Compliance-Rahmens: Sehen Sie sich auch unsere Leistungen zur MiFID-II-Compliance und zur Vorbereitung auf Prüfungen der CNMV an.
Die 10 Kontrollen zu den Wohlverhaltensregeln, die die CNMV in einer EAF oder einem Wertpapierinstitut (ESI) im laufenden Betrieb sehen will, jeweils mit dem typischen Nachweis. Ideal als vierteljährliche Selbstprüfung mit Ihrem Team.
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Diese Begriffe begegnen Ihnen in der Vorschrift, in den Auskunftsersuchen der Aufsicht und in den Angeboten Ihrer Technologieanbieter. Es lohnt sich, dieselbe Sprache zu sprechen wie der Prüfer.
So bezeichnet die Branche die Pflicht, Kommunikation im Zusammenhang mit Kundenaufträgen aufzuzeichnen und aufzubewahren.
Artikel der MiFID-II-Richtlinie, der die Aufzeichnung von Telefongesprächen und elektronischer Kommunikation im Zusammenhang mit Aufträgen vorschreibt.
Die Pflicht umfasst Kommunikation, die zu Geschäften führen kann, ob diese zustande kommen oder nicht. Ein gescheiterter Abschluss lässt die Pflicht nicht entfallen.
Vom Institut genehmigtes Kommunikationsmittel, das an Aufzeichnung und Archiv angebunden ist. Alles andere muss verboten sein und überwacht werden.
Kommunikation mit Kunden über private Wege (private Messenger, SMS, private E-Mail), die das Institut nicht aufzeichnet und nicht prüfen kann.
Der Kunde muss vor Geschäftsbeginn wissen, dass seine Gespräche und seine Kommunikation aufgezeichnet werden. Dies wird in Verträgen und Gesprächsleitfäden dokumentiert.
Die Kommunikation wird vollständig, gegen Manipulation geschützt und während der gesamten vorgeschriebenen Frist zugänglich aufbewahrt.
Regelmäßige Prüfung einer Auswahl von Aufzeichnungen durch die Compliance-Funktion, um Aufzeichnungsfehler und unlautere Praktiken zu erkennen.
Die Fähigkeit, jedes Geschäft mit der Kommunikation zu verknüpfen, aus der es hervorgegangen ist. Das ist das Erste, was ein Prüfer abgleicht.
Genehmigtes Dokument, das die erfasste Kommunikation, die zugelassenen Kanäle, die Kundenhinweise und die Zuständigkeiten jedes Bereichs festlegt.
Versionierte und genehmigte Richtlinie, nachgewiesene Verbreitung und Empfangsbestätigungen der Belegschaft.
Alle mit Kunden genutzten Kanäle werden aufgezeichnet oder wirksam verboten, ohne Grauzonen bei Mobiltelefonen und Messengern.
Kanalinventar, Konfiguration der Aufzeichnungstools und dokumentierte Aufzeichnungstests.
Vollständiges Archiv über 5 Jahre (bis zu 7 auf Verlangen), gegen Veränderung geschützt und abrufbar nach Kunde, Datum und Geschäft.
Aufbewahrungsparameter, Zugriffskontrollen und Wiederherstellungsübungen mit Ergebnissen.
Regelmäßige Prüfung der Kommunikation durch die zweite Verteidigungslinie, mit aktiver Suche nach nicht zugelassenen Kanälen.
Jahresplan der Compliance, Stichprobenberichte und Vorfälle mit den ergriffenen Maßnahmen.
Informiertes Leitungsorgan, benannte Verantwortliche und ein zu Kanälen, Hinweisen und Konsequenzen geschultes Vertriebsnetz.
Protokolle mit Compliance-Berichten, Schulungsnachweise und gegebenenfalls Disziplinarverfahren.
Wenn Sie eines dieser Kästchen ankreuzen, sollten Sie das System prüfen lassen, bevor es die CNMV tut.
Aufzeichnungen sind das Rohmaterial für andere Pflichten: Sie belegen, wie Sie Aufträge bearbeitet, was Sie empfohlen und wie Sie Konflikte gehandhabt haben. Diese Seiten helfen Ihnen, das Gesamtbild der MiFID-II-Nachweise Ihres Instituts zu sehen.
Welches Sanktionsregime greift, wenn die vorgeschriebenen Aufzeichnungen fehlen, und wie die Verstöße abgestuft werden.
Die Aufzeichnung zeigt, was gesagt wurde; die Prüfung, warum die Empfehlung geeignet war. Zusammen machen sie die Kundenakte wasserdicht.
Der natürliche Ort für den Hinweis auf die Aufzeichnung und für die Kommunikationsregeln zwischen Ihrem Institut und seinem Kunden.
Das Kommunikationsarchiv läuft über IKT-Dienstleister: Seit Januar 2025 verlangt DORA ein Informationsregister und spezifische Vertragsklauseln.
Wenn Sie eine umfassende Prüfung wünschen, beginnen Sie mit der MiFID-II-Compliance Ihres Instituts, stärken Sie die Kontroll- und Risikofunktion und machen Sie das System bereit für eine Prüfung der CNMV.
Erklären Sie uns, wie Ihr Institut mit seinen Kunden kommuniziert (Telefon, E-Mail, Messenger), und wir prüfen mit Ihnen, was Art. 16(7) MiFID II in Ihrem konkreten Fall verlangt.
Art. 16(7) der Richtlinie 2014/65/EU (MiFID II) verpflichtet Institute, die Wertpapierdienstleistungen erbringen, Telefongespräche und elektronische Kommunikation aufzuzeichnen, die sich auf die Annahme, Übermittlung und Ausführung von Aufträgen und auf den Handel für eigene Rechnung beziehen, einschließlich solcher, die zu Geschäften führen sollen, die letztlich nicht ausgeführt werden. In Spanien ist diese Pflicht in den Rahmen des Gesetzes 6/2023 und des Königlichen Dekrets 813/2023 eingebettet; die operativen Einzelheiten regelt die Delegierte Verordnung (EU) 2017/565, die Aufsicht führt die CNMV. Es ist keine technische Pflicht, sondern eine Nachweispflicht.
Maßgeblich ist nicht der Kanal, sondern der Inhalt: Jedes Telefongespräch und jede elektronische Kommunikation – E-Mail, Chat, Messenger, Videocall – im Zusammenhang mit Kundenaufträgen ist erfasst, unabhängig davon, ob das Geschäft zustande kommt. Relevante persönliche Besprechungen werden in Protokollen oder Notizen auf einem dauerhaften Datenträger dokumentiert. Vor dem ersten Gespräch muss der Kunde darüber informiert worden sein, dass er aufgezeichnet wird, und er kann eine Kopie der Aufzeichnungen seiner eigenen Kommunikation verlangen. All dies steht neben den übrigen MiFID-II-Aufzeichnungen, etwa zur bestmöglichen Ausführung oder zur Geeignetheitsprüfung.
Aufzeichnungen und Unterlagen werden 5 Jahre aufbewahrt; die Frist kann auf bis zu 7 verlängert werden, wenn die Aufsicht es verlangt. Die Aufbewahrung erfordert Integrität (niemand kann den Inhalt verändern), Verfügbarkeit (das Archiv übersteht Anbieterwechsel und das Ausscheiden von Mitarbeitern) und Abrufbarkeit (Sie können Kommunikation nach Kunde, Datum, Mitarbeiter oder Geschäft finden). In der Praxis ist der häufigste Fehler nicht das fehlende Archiv, sondern die Unfähigkeit, rechtzeitig das herauszuholen, was die Aufsicht anfordert. Deshalb empfehlen wir, die Herausgabe so zu üben, wie man einen Notfallplan (Business Continuity) übt.
Das große aktuelle Risiko beim Taping hat einen Namen: privates WhatsApp und andere private Kanäle ohne Aufzeichnung. Aufsichtsbehörden verschiedener Länder nehmen diese „Off-Channel“-Kommunikation seit Jahren ins Visier, und die Logik ist zwingend: Wenn das Gespräch mit dem Kunden dort stattfindet, wo das Institut nicht archiviert, ist das gesamte Nachweissystem das Papier nicht wert, auf dem es steht. Vertretbar sind zwei Antworten, und keine ist kostenlos: einen dienstlichen Messenger einführen, der an das Archiv angebunden ist, oder den Kanal verbieten – mit wirksamer Überwachung, Schulung und dokumentierten Konsequenzen. Ein rein formales Verbot bei geduldeter Nutzung ist bei einer Prüfung der CNMV die schlechteste aller Positionen.
Ein solides System verbindet vier Ebenen: eine Richtlinie, die erfasste Kommunikation, zugelassene Kanäle und Hinweise festlegt; eine Technik für Aufzeichnung und Archivierung, die mit echten Tests überprüft ist; Kontrollen der zweiten Verteidigungslinie – Stichproben von Aufzeichnungen, Überwachung nicht zugelassener Kanäle, Wiederherstellungsübungen –; und eine Governance, die an das Leitungsorgan berichtet und das Vertriebsnetz schult. Wir konzipieren und implementieren alle vier Ebenen im Rahmen unserer Leistungen zur MiFID-II-Compliance, mit Unterstützung der Kontroll- und Risikofunktion oder eines externen Compliance Officers.
Maßgebliche Vorschriften, mit Link zum amtlichen Text:
Vorschriften und Links im geprüft.