L’art. 16(7) de MiFID II vous oblige à enregistrer et à archiver les conversations et les communications électroniques relatives aux ordres, même s’ils ne sont jamais exécutés. Nous mettons en place avec vous un système de taping qui résiste à une inspection : canaux couverts, archive récupérable et contrôles avec traçabilité documentaire.
Votre système d’enregistrement résisterait-il à une demande du superviseur ?
Dites-nous quels canaux votre équipe utilise avec les clients : nous vous indiquons où se trouvent les failles et comment les combler.
De l’inventaire des canaux au protocole de remise : six briques pour que l’enregistrement cesse d’être un risque et devienne votre meilleure preuve.
Nous rédigeons ou révisons votre politique d’enregistrement et de conservation des communications : périmètre par service, canaux autorisés et interdits, informations au client et articulation avec le reste de vos procédures MiFID II.
Quand la CNMV réclame des enregistrements, le compte à rebours démarre dès le premier jour. Nous préparons votre protocole d’extraction et de remise, simulons des demandes et vous accompagnons pendant toute l’action de supervision.
Nous intégrons l’échantillonnage des enregistrements et la surveillance des canaux dans le plan annuel de votre fonction conformité.
Les enregistrements prouvent comment vous avez reçu et transmis chaque ordre : alignez-les sur votre politique d’exécution.
La revue des communications met au jour les conflits et les mauvaises pratiques commerciales avant que le superviseur ne le fasse.
Si vous n’avez pas de fonction conformité interne, nous exécutons pour vous les contrôles de taping et rendons compte à l’organe d’administration.
Quatre situations réelles qui arrivent sur notre bureau : des entités différentes, le même problème de fond — des communications qui existent mais qu’on ne peut pas prouver.
« Nous recevons des ordres par ligne fixe, mobile et visioconférence. Nous devons savoir si tout est enregistré, où c’est archivé et si nous pourrions remettre un appel précis d’il y a quatre ans. »
« Mes clients m’envoient des messages à toute heure. Je sais que des conversations importantes restent là sans être archivées et je veux y remédier avant que ça ne devienne un problème. »
« Avec le télétravail, la moitié des conversations passent par des mobiles et des plateformes de réunion. Nous voulons une liste claire de canaux autorisés et une capture qui fonctionne vraiment. »
« Nous avons des centaines de gestionnaires et nous savons que certains utilisent leur mobile privé avec les clients. Soit nous l’interdisons avec un contrôle réel, soit nous leur fournissons des canaux d’entreprise capturés. »
Presque aucune entité ne manque à ses obligations parce qu’elle n’enregistre rien : elle y manque parce qu’elle enregistre à moitié. Voici les défaillances les plus fréquentes.
N’enregistrer que ce qui est exécuté : l’obligation couvre les conversations et communications électroniques relatives aux ordres, même si l’opération n’est jamais conclue. Si vous attendez l’exécution pour enregistrer, vous avez déjà manqué à l’obligation.
Le canal fantôme : WhatsApp personnel, SMS ou e-mail privé sans capture. La conversation existe — et le client la conserve —, mais votre entité ne peut ni l’archiver, ni la revoir, ni la remettre au superviseur.
Une archive qui ne retrouve rien : vous enregistrez, mais sans indexation par client, date et opération. Face à une demande du superviseur, ne pas localiser une communication précise revient, en pratique, à ne pas l’avoir.
| Ce qui s’enregistre | Durée de conservation | Erreur typique |
|---|---|---|
| Conversations téléphoniques et visioconférences relatives aux ordres (réception, transmission, exécution), même si l’opération n’est pas exécutée | 5 ans, prolongeables jusqu’à 7 à la demande du superviseur | Enregistrer le standard et laisser de côté les mobiles d’entreprise et les plateformes de visioconférence |
| Communications électroniques ayant le même objet : e-mail, chat et messagerie instantanée | Même durée : 5 ans, prolongeables jusqu’à 7 si le superviseur l’exige | Tolérer WhatsApp ou d’autres canaux personnels sans outil de capture ni archivage |
| Conversations en présentiel importantes avec les clients | Elles sont consignées dans des procès-verbaux ou des notes sur support durable et conservées selon la même logique | Réunions décisives sans compte rendu : la recommandation a été donnée, mais aucun enregistrement ne le prouve |
Nous auditons vos canaux de communication, rédigeons la politique d’enregistrement, vous aidons à choisir et à paramétrer l’archive, et mettons en place les échantillonnages et le protocole de remise. Le tout avec des preuves que vous pouvez présenter à la CNMV.
L’art. 16(7) de MiFID II exige d’enregistrer les conversations téléphoniques et les communications électroniques relatives aux ordres des clients — leur réception, leur transmission et leur exécution — ainsi qu’à la négociation pour compte propre.
Le périmètre inclut toute communication susceptible de donner lieu à des opérations, conclues ou non. Les conversations en présentiel importantes ne s’enregistrent pas, mais doivent être consignées dans des procès-verbaux ou des notes. Le détail opérationnel est précisé par le règlement délégué (UE) 2017/565.
Cela ne change rien : l’obligation naît de l’intention, pas du résultat. Un appel dans lequel le client s’informe sur un achat qu’il écarte ensuite entre dans le périmètre au même titre que l’ordre exécuté.
C’est le malentendu le plus coûteux du taping : les entités qui n’archivent que les opérations conclues laissent sans couverture précisément les conversations où apparaissent le plus souvent les mauvaises pratiques commerciales.
5 ans en règle générale, prolongeables jusqu’à 7 lorsque le superviseur l’exige. La conservation doit se faire sur support durable : intègre, protégée contre toute altération et récupérable pendant toute la durée.
Attention à un point pratique : si votre prestataire technologique supprime par défaut au bout de quelques mois, ou si les départs de salariés emportent leurs boîtes aux lettres, le délai légal n’est pas respecté sans que personne l’ait décidé consciemment.
Oui. Le client doit savoir, avant que les services ne lui soient fournis, que ses conversations et communications seront enregistrées. L’information est consignée dans le contrat, dans les scripts d’appel et dans les signatures des canaux écrits.
Le client peut en outre demander une copie des enregistrements de ses propres conversations : votre archive doit donc permettre de les extraire par client. Intégrez cette information dès le premier jour dans votre contrat de conseil financier.
Uniquement s’il s’agit d’un canal d’entreprise avec capture et archivage. La messagerie personnelle sans capture est aujourd’hui le principal foyer de risque du taping : la conversation existe, le client la conserve, et votre entité ne peut ni la revoir ni la remettre.
Deux voies sont défendables : doter l’équipe d’une messagerie d’entreprise reliée à l’archive, ou interdire le canal avec une surveillance et des conséquences réelles. Ce qui est indéfendable, c’est la politique qui interdit sur le papier alors que tout le monde sait que le canal est utilisé.
L’obligation stricte de l’art. 16(7) porte sur les services relatifs aux ordres : pour une EAF pure, l’analyse se fait donc au cas par cas. Cependant, ses communications peuvent donner lieu à des opérations et la réglementation générale sur les registres lui impose de pouvoir prouver son activité de conseil.
C’est pourquoi, en pratique, nous recommandons aux EAF une archive équivalente de leurs canaux avec les clients : c’est la preuve de ce qui a été recommandé, quand et avec quelles informations. Si vous en constituez une, prévoyez-le dès la conception, comme expliqué dans comment créer une EAF.
La responsabilité reste celle de l’entité. Le superviseur n’accepte pas le « c’était son initiative » : il attend que vous ayez fourni des moyens d’entreprise, interdit par écrit les voies personnelles, surveillé le respect de la règle et réagi par des mesures lorsque vous avez détecté des écarts.
Documentez chaque élément : remise des appareils, formation, contrôles de la fonction conformité et procédures disciplinaires le cas échéant. Cette chaîne de preuves fait la différence entre une défaillance isolée et un manquement organisationnel.
En général, elle recoupe trois plans : la politique (périmètre, canaux, avertissements), la couverture réelle (enregistrez-vous vraiment tout ce que vous dites enregistrer ?) et la traçabilité (pouvez-vous relier chaque opération à ses communications et les remettre dans les délais ?).
Se préparer, c’est s’entraîner : extraire un échantillon, chronométrer la remise et corriger ce qui échoue. Nous en parlons dans inspections de la CNMV et dans fonction de contrôle et de risques.
Enregistrer, ce n’est pas installer un outil : c’est un système avec une politique, de la technologie, des contrôles et des preuves. Voici la séquence que nous appliquons avec nos clients.
Nous inventorions tous les moyens par lesquels votre équipe parle aux clients — lignes fixes, mobiles, softphones, visioconférence, e-mail, chat, messagerie — et les croisons avec les personnes qui interviennent dans les ordres et les recommandations. Il en ressort la cartographie des failles.
Nous définissons les canaux autorisés et interdits, rédigeons la politique et les informations au client, et accompagnons le déploiement technique de la capture et de l’archive. Avec des preuves que l’enregistrement fonctionne vraiment, et pas seulement dans la documentation.
Échantillonnages périodiques par la conformité, surveillance des canaux non autorisés, exercices de récupération et protocole de remise face aux demandes du superviseur. L’objectif : que chaque contrôle laisse une trace documentaire.
Le taping est une pièce de votre cadre général de conformité : consultez aussi notre service de conformité MiFID II et la préparation des inspections de la CNMV.
Les 10 contrôles de conduite que la CNMV s’attend à voir fonctionner dans une EAF ou une ESI, avec la preuve habituelle pour chacun. Idéal comme autodiagnostic trimestriel avec votre équipe.
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La checklist est en cours de téléchargement. Si elle ne démarre pas automatiquement, cliquez ici.
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Voici les termes que vous rencontrerez dans la réglementation, dans les demandes du superviseur et dans les propositions de vos prestataires technologiques. Mieux vaut parler la même langue que l’inspecteur.
Nom sous lequel le secteur désigne l’obligation d’enregistrer et de conserver les communications liées aux ordres des clients.
Article de la directive MiFID II qui impose d’enregistrer les conversations téléphoniques et les communications électroniques relatives aux ordres.
L’obligation couvre les communications susceptibles de donner lieu à des opérations, conclues ou non. L’échec commercial n’efface pas l’obligation.
Moyen de communication approuvé par l’entité et relié à la capture et à l’archive. Tout le reste doit être interdit et surveillé.
Communication avec les clients par des voies personnelles (messagerie privée, SMS, e-mail personnel) que l’entité ne capture pas et ne peut pas revoir.
Le client doit savoir, avant d’opérer, que ses conversations et communications seront enregistrées. Cela se consigne dans les contrats et les scripts.
Les communications sont conservées intégralement, protégées contre toute manipulation et accessibles pendant toute la durée exigée.
Revue périodique d’un échantillon d’enregistrements par la fonction conformité pour détecter les défauts de capture et les mauvaises pratiques.
Capacité à relier chaque opération aux communications qui l’ont déclenchée. C’est la première chose que vérifie un inspecteur.
Document approuvé qui délimite les communications concernées, les canaux autorisés, les informations au client et les responsabilités de chaque service.
Politique versionnée et approuvée, diffusion attestée et accusés de réception du personnel.
Tous les moyens utilisés avec les clients capturés ou effectivement interdits, sans zone grise sur les mobiles ni la messagerie.
Inventaire des canaux, configuration des outils de capture et tests d’enregistrement documentés.
Archive intègre pendant 5 ans (jusqu’à 7 sur demande), protégée contre l’altération et récupérable par client, date et opération.
Paramètres de rétention, contrôles d’accès et exercices de récupération avec leurs résultats.
Revue périodique des communications par la deuxième ligne, avec recherche active des canaux non autorisés.
Plan annuel de conformité, rapports d’échantillonnage et incidents avec les mesures prises.
Organe d’administration informé, responsables désignés et réseau formé aux canaux, aux avertissements et aux conséquences.
Procès-verbaux avec reporting de conformité, registres de formation et procédures disciplinaires le cas échéant.
Si vous cochez l’une de ces cases, mieux vaut auditer le système avant que la CNMV ne le fasse.
Les enregistrements sont la matière première d’autres obligations : ils prouvent comment vous avez traité les ordres, ce que vous avez recommandé et comment vous avez géré les conflits. Ces pages vous aident à voir le tableau complet des preuves MiFID II de votre entité.
Quel régime de sanctions s’applique lorsque les registres obligatoires font défaut, et comment les infractions sont graduées.
L’enregistrement démontre ce qui a été dit ; le test, pourquoi la recommandation était adaptée. Ensemble, ils verrouillent le dossier du client.
Le lieu naturel de l’information sur l’enregistrement et des règles de communication entre votre entité et son client.
L’archive des communications repose sur des prestataires TIC : depuis janvier 2025, DORA exige un registre et des clauses spécifiques.
Si vous souhaitez une revue complète, commencez par la conformité MiFID II de votre entité, renforcez la fonction de contrôle et de risques et préparez le système à une inspection de la CNMV.
Expliquez-nous comment votre entité communique avec ses clients (téléphone, e-mail, messagerie) et nous examinons avec vous ce qu’exige l’art. 16(7) de MiFID II dans votre cas précis.
L’art. 16(7) de la directive 2014/65/UE (MiFID II) oblige les entités qui fournissent des services d’investissement à enregistrer les conversations téléphoniques et les communications électroniques relatives à la réception, à la transmission et à l’exécution d’ordres ainsi qu’à la négociation pour compte propre, y compris celles qui visent des opérations finalement non exécutées. En Espagne, cette obligation s’intègre dans le cadre de la loi 6/2023 et du décret royal 813/2023, avec le développement opérationnel du règlement délégué (UE) 2017/565 et la supervision de la CNMV. Ce n’est pas une obligation technologique : c’est une obligation de preuve.
Le critère n’est pas le canal mais le contenu : toute conversation téléphonique ou communication électronique — e-mail, chat, messagerie, visioconférence — liée aux ordres des clients est couverte, que l’opération soit conclue ou non. Les réunions en présentiel importantes sont consignées dans des procès-verbaux ou des notes sur support durable. Avant la première conversation, le client doit avoir été informé qu’il sera enregistré, et il pourra demander copie des enregistrements de ses propres communications. Tout cela coexiste avec les autres registres MiFID II, comme ceux de la meilleure exécution ou du test d’adéquation.
Les enregistrements et registres sont conservés pendant 5 ans, durée prolongeable jusqu’à 7 lorsque le superviseur l’exige. La conservation suppose l’intégrité (que personne ne puisse altérer le contenu), la disponibilité (que l’archive survive aux changements de prestataire et aux départs de salariés) et la récupérabilité (que vous puissiez localiser les communications par client, date, collaborateur ou opération). En pratique, la défaillance la plus courante n’est pas l’absence d’archive mais l’impossibilité d’extraire à temps ce que le superviseur demande : c’est pourquoi nous recommandons de répéter la remise comme on répète un plan de continuité.
Le grand risque actuel du taping a un nom : WhatsApp personnel et les autres canaux privés sans capture. Les superviseurs de plusieurs juridictions braquent depuis des années les projecteurs sur ces communications « hors canal », et la logique est implacable : si la conversation avec le client a lieu là où l’entité n’archive pas, tout le système de preuves ne vaut rien. Il y a deux réponses défendables, et aucune n’est gratuite : activer une messagerie d’entreprise reliée à l’archive, ou interdire le canal avec une surveillance effective, une formation et des conséquences documentées. L’interdiction purement formelle, avec un usage toléré, est la pire des positions face à une inspection de la CNMV.
Un système solide combine quatre couches : une politique qui délimite les communications concernées, les canaux autorisés et les avertissements ; une technologie de capture et d’archivage vérifiée par des tests réels ; des contrôles de deuxième ligne — échantillonnages d’enregistrements, surveillance des canaux non autorisés, exercices de récupération — ; et une gouvernance qui rend compte à l’organe d’administration et forme le réseau. Nous concevons et mettons en œuvre les quatre couches dans le cadre de notre service de conformité MiFID II, avec l’appui de la fonction de contrôle et de risques ou d’un compliance officer externe.
Textes de référence, avec lien vers le texte officiel :
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