Nehmen Sie Kunden aus der Ferne auf – mit einem eigenen Verfahren, das einem Auskunftsersuchen standhält: Wahl der Variante, Prüfschritte, aufbewahrte Nachweise, Auditbericht und echte Kontrolle über den Technologieanbieter.
Identifizieren Sie Kunden per Video? Kostenlose Prüfung Ihres Verfahrens
Schildern Sie uns, wie Sie Kunden aus der Ferne aufnehmen, und wir sagen Ihnen, was fehlt, damit Ihr Verfahren gegenüber der Aufsicht vertretbar ist.
Remote-Onboarding lässt sich nicht mit dem Kauf einer Software lösen. Diese sechs Bausteine machen aus Ihrem Onboarding eine Akte, die Bestand hat.
Wir verfassen das Dokument, das Ihren tatsächlichen Ablauf beschreibt: gewählte Videovariante, Prüfungen des Ausweisdokuments und der Person, Kriterien für Annahme und Ablehnung, menschliches Eingreifen, Umgang mit Vorfällen und Aufbewahrung der Nachweise. Genau dieses Papier wird man von Ihnen verlangen, wenn gefragt wird, wie Sie identifizieren.
Identifizieren ist der erste Schritt. Wir gestalten den Rest der Kundenaufnahme: Zweck der Geschäftsbeziehung, Herkunft der Mittel, Risikoprofil, Abgleich mit Listen und dokumentierte Entscheidung. Das Video ist Teil des Prozesses der Sorgfaltspflichten, es ersetzt ihn nicht.
Beschreibt Ihr Handbuch noch Kundenaufnahmen vor Ort, hängt das Videoverfahren in der Luft. Wir integrieren es und führen die Versionen nach.
Vertrag, Zugang zu den Nachweisen, Auditrecht, Unterauslagerung und geordneter Ausstieg. Die Aufgabe wird ausgelagert, die Verantwortung nicht.
Bei Exchanges und Wallets ist das Remote-Onboarding die Regel. Wir passen das Verfahren an das Risikoprofil der Branche an.
Vereinfacht, allgemein oder verstärkt: welche Maßnahmen Sie bei welchem Profil anwenden und wie Sie das schriftlich begründen.
Vier verschiedene Institute mit demselben Problem: Die digitale Kundengewinnung läuft schneller als die Compliance-Dokumentation.
„Wir eröffnen Konten in wenigen Minuten, und es funktioniert. Das Problem kam, als man uns nach dem Verfahren fragte: Wir hatten Screenshots des Produkts, aber kein Dokument, das erklärt, was wir prüfen und wer entscheidet.“
„Wir waren als Anbieter von Umtausch- und Verwahrdiensten registriert. Mit der CASP-Lizenz war das Onboarding kein bloßes Formular mehr, sondern eine Akte, die man vorzeigen können muss.“
„Im Zulassungsantrag hatten wir beschrieben, wie wir die Kunden identifizieren würden. Monate später hatte der tatsächliche Betrieb nichts mehr mit dem Beschriebenen zu tun, und niemand hatte das Verfahren aktualisiert.“
„Wir haben eine sehr bekannte Lösung zur Identitätsprüfung eingekauft und angenommen, dass wir damit alle Pflichten erfüllen. Niemand hat uns gesagt, dass das Verfahren unser eigenes sein und auditiert werden muss.“
Meist sind es keine technischen Fehler, sondern Fehler in der Dokumentation, in der internen Governance und im Vertrag mit dem Anbieter: Alle drei fallen bei der ersten Prüfung auf.
Das Tool kaufen und nichts aufschreiben: Die Lösung des Anbieters beschreibt ein Produkt, nicht Ihre Abläufe. Wenn die Aufsicht „das Verfahren“ verlangt, ist die Vertriebsdokumentation des Herstellers keine gültige Antwort.
Das Ergebnis speichern, aber nicht den Nachweis: Ein Eintrag mit dem Vermerk „verifiziert“ ohne das Material, das zu diesem Ergebnis geführt hat, lässt keinerlei Rekonstruktion zu. Ein Nachweis, den Sie nicht wiederfinden, ist so viel wert wie einer, der nie existiert hat.
Davon ausgehen, dass der Anbieter für Sie einsteht: Der Verpflichtete sind Sie. Wenn Ihnen der Vertrag keinen Zugang zu den Nachweisen, kein Auditrecht und keine Kontrolle über Unterauslagerungen gibt, wird Ihnen der Fehler des Dritten zugerechnet.
| Identifizierungsweg | Worum es geht | Was Sie nachweisen können müssen |
|---|---|---|
| Zeitversetztes Video | Der Kunde nimmt das Material auf und übermittelt es; Prüfung und Entscheidung erfolgen später, durch Menschen oder durch überwachte automatisierte Kontrollen. | Ein dokumentiertes und auditiertes Verfahren, die angewandten Prüfkriterien und der Nachweis, mit dem sich die Prüfung wiederholen lässt. |
| Live-Video | Ein Mitarbeiter des Instituts ist in Echtzeit mit dem Kunden verbunden und führt die Prüfungen während der Videokonferenz durch. | Aufbewahrte Aufzeichnung, einheitlicher Prüfleitfaden, nachgewiesene Schulung des Mitarbeiters und Ablehnungskriterien, die für alle gleich gelten. |
| Identifizierung vor Ort | Persönliche Kundenaufnahme mit Vorlage des Ausweisdokuments und Vermerk in der Kundenakte. | Kopie des Dokuments, Vermerk über die Prüfung und deren Aufnahme in dieselbe Akte – nach demselben Standard wie bei der Aufnahme aus der Ferne. |
Wir prüfen Ihren tatsächlichen Ablauf, wählen mit Ihnen die Variante, die zu Ihrem Volumen und Ihrem Risiko passt, verfassen das Verfahren, ordnen die Nachweise und bringen den Anbietervertrag auf den nötigen Stand. Erstberatung kostenlos, Antwort innerhalb von 24 Std.
Ja. Die Identifizierung ohne physische Anwesenheit ist im Sinne des Gesetzes 10/2010 vom 28. April voll gültig, sofern Sie eine zugelassene Methode verwenden und ein eigenes Verfahren dahintersteht. In Spanien sind die Methoden der Fernidentifizierung per Video in der Ministerialverordnung ETD/465/2021 vom 6. Mai geregelt.
Der Unterschied zwischen einem Institut, das das Thema gelöst hat, und einem, das es nicht gelöst hat, liegt selten in der Technologie. Er liegt darin, ob es ein Dokument gibt, das den tatsächlichen Ablauf beschreibt, ob die Nachweise aufbewahrt werden und ob jemand kontrolliert, was der Anbieter tut. Genau das wird geprüft, wenn das Auskunftsersuchen kommt.
Beim Live-Video ist ein Mitarbeiter Ihres Instituts in Echtzeit mit dem Kunden verbunden und führt die Prüfungen während der Videokonferenz durch. Sie brauchen Personal, das zu den Zeiten verfügbar ist, in denen Sie Kunden gewinnen, einen einheitlichen Leitfaden und eine nachgewiesene Schulung der Mitarbeiter, die die Gespräche führen.
Beim zeitversetzten Video nimmt der Kunde das Material auf und übermittelt es, die Prüfung erfolgt später. Das skaliert deutlich besser, verlagert aber die gesamte Anforderung auf das Verfahren: wie geprüft wird, wer entscheidet, was mit Zweifelsfällen geschieht und wie eine Ablehnung dokumentiert wird. Die konkreten Anforderungen an jede Variante legt die Ministerialverordnung ETD/465/2021 fest: Sie werden weder improvisiert noch vom Wettbewerber abgeschrieben.
Die Ministerialverordnung ETD/465/2021 beschränkt sich nicht darauf, zulässige Technologien zu beschreiben: Sie unterwirft das Verfahren einer Vorabkontrolle durch die für die Geldwäscheprävention zuständige Behörde, deren Umfang von der gewählten Variante abhängt. Eine Lösung einzukaufen und einfach einzuschalten, ist keine Option.
Eine feste Frist können wir Ihnen nicht nennen, denn sie hängt von der Variante, von der Qualität Ihrer Dokumentation und vom Auditbericht ab, der dem Verfahren beiliegt. Aus Erfahrung wissen wir aber: Ein generisches Verfahren, das den tatsächlichen Ablauf des Instituts nicht beschreibt, verzögert die Abwicklung weit mehr als jede technische Frage.
Nein. Ein Anbieter für Identitätsprüfung löst die Durchführung, nicht die Compliance. Verpflichteter bleibt Ihr Institut, und das Verfahren muss Ihr eigenes sein: Ihr Anwendungsbereich, Ihre Kriterien für Annahme und Ablehnung, Ihr menschliches Eingreifen, Ihre Aufbewahrungsrichtlinie und Ihre interne Governance.
Der teuerste Fehler, den wir sehen, ist das Institut, das auf die Frage nach seinem Verfahren das Handbuch des Herstellers vorlegt. Diese Dokumentation beschreibt ein Produkt; die Aufsicht fragt nach Ihren Abläufen. Wie Sie einen Dritten beauftragen und kontrollieren, ohne schutzlos dazustehen, erläutern wir unter Auslagerung von Geldwäsche-Funktionen.
Mindestens alles, womit sich die Identifizierung rekonstruieren lässt, ohne den Kunden erneut zu behelligen: das aufgenommene Video- oder Bildmaterial, die Kopie des Dokuments, das Ergebnis der Prüfungen, wer oder was sie durchgeführt hat, die getroffene Entscheidung und ihre Begründung sowie die Rückverfolgbarkeit fehlgeschlagener Versuche und Ablehnungen.
Die Aufbewahrung richtet sich nach der Frist, die die Geldwäschevorschriften festlegen, mit Garantien für Integrität und Wiederherstellbarkeit in lesbarem Format. Und es lohnt sich, das zu üben: Ein Nachweis, den niemand findet, wenn eine Prüfung der Geldwäscheprävention (AML/CFT) ansteht, wirkt in der Praxis wie ein Nachweis, der nicht existiert.
Sie. Die Verantwortung für die Sorgfaltspflichten lässt sich nicht auslagern – ausgelagert wird nur die Aufgabe. Deshalb gehört der Vertrag mit dem Anbieter zu Ihrer Geldwäsche-Akte und ist nicht allein Sache des Einkaufs.
Er muss Ihnen jederzeit Zugang zu den Nachweisen geben und ein Auditrecht, Kontrolle über Unterauslagerungen, klare Regeln zur Verarbeitung und zum Speicherort der Daten, Kontinuität des Dienstes sowie einen geordneten Ausstieg beim Anbieterwechsel sichern. Fallen Sie zudem in den Anwendungsbereich von DORA – Verordnung (EU) 2022/2554, anwendbar seit Januar 2025 –, enthält dieser Vertrag Pflichtklauseln, und der Anbieter wird in Ihr Informationsregister der IKT-Drittdienstleister aufgenommen.
Nein. Identifizieren heißt nachweisen, wer diese Person ist. Die Sorgfaltspflichten umfassen außerdem die Kenntnis von Zweck und angestrebter Art der Geschäftsbeziehung, die Herkunft der Mittel, das Risikoprofil des Kunden, den Abgleich mit Listen und die anschließende Überwachung der Geschäftstätigkeit.
Wir sehen Institute mit einem tadellosen Remote-Onboarding, die anschließend nicht erklären können, warum sie einen Kunden als niedriges Risiko eingestuft haben. Handelt der Kunde für einen anderen oder stellt er sich als politisch exponierte Person heraus, greifen verstärkte Maßnahmen, und das Verfahren muss das vorsehen.
Nicht für sich allein. Die Videoidentifizierung klärt die natürliche Person: wer der Mensch auf der anderen Seite der Kamera ist. Ist Ihr Kunde eine Gesellschaft, identifiziert das Video nur den unterzeichnenden Bevollmächtigten, und die eigentliche Arbeit liegt woanders: aktuelle Gesellschaftsunterlagen, Vertretungsbefugnisse des Unterzeichners, Beteiligungskette und wirtschaftlich Berechtigter.
Diesen Teil behandeln wir unter KYB: Prüfung von Kunden, die juristische Personen sind. Die Abgrenzung ist klar: Hier validieren wir individuelle Identitäten aus der Ferne, dort Gesellschaftsstrukturen.
Das muss das Verfahren regeln. Einer der Punkte, die die meisten Auskunftsersuchen auslösen, ist Schweigen: Dokumente, die den Ablauf mit dem nationalen Ausweisdokument beschreiben und kein Wort zu ausländischen Dokumenten, zu gebietsfremden Kunden oder zu Ländern unter verstärkter Beobachtung enthalten.
Die Lösung besteht weder darin, alles zu verbieten, noch darin, alles zuzulassen. Legen Sie schriftlich fest, welche Dokumente Sie akzeptieren, welche zusätzlichen Prüfungen Sie verlangen und in welchen Fällen die Aufnahme manuell geprüft oder an das interne Kontrollorgan (OCI) weitergeleitet wird. Ein schriftliches, einheitlich angewandtes Kriterium ist vertretbar; eine Reihe von Einzelfallentscheidungen nicht.
Wir beginnen nicht mit der Technologie, sondern mit Ihrer tatsächlichen Kundenaufnahme und dem Risiko, das Sie eingehen. Das Tool wird am Ende gewählt, wenn feststeht, was es leisten muss.
Wir erfassen, wie Sie heute Kunden aufnehmen, welche Art von Kunden Sie gewinnen und in welchem Volumen. Daraus ergibt sich die Entscheidung zwischen zeitversetztem Video und Live-Video, die Personalbedarf, Servicezeiten, Kosten und Dokumentationsaufwand bestimmt.
Wir verfassen das Verfahren auf Grundlage Ihrer Abläufe: Prüfungen, Ablehnungskriterien, menschliches Eingreifen, Vorfälle, Rollen und Aufbewahrung. Anschließend durchläuft es den Auditbericht und die Vorabkontrolle, die die Ministerialverordnung ETD/465/2021 verlangt.
Schulung des Teams, ein Anbietervertrag auf dem nötigen Stand, regelmäßige Stichproben der Aufnahmen, Kennzahlen zu Ablehnungen und Überarbeitung des Dokuments bei jedem Wechsel von Tool, Variante oder Zielmarkt.
Wenn Sie die Sache vollständig in unsere Hände legen möchten, beginnen Sie mit unserer Leistung zur Geldwäscheprävention oder mit der Überprüfung des Geldwäsche-Handbuchs, in das der Fernkanal gehört.
Die 10 Elemente eines Präventionssystems, das sich gegenüber dem SEPBLAC verteidigen lässt, jeweils mit den Dokumenten, die Sie als Nachweis vorlegen können müssen. Dient als Selbstprüfung, bevor die Inspektion kommt.
Kein Spam. Ihre E-Mail-Adresse wird nur verwendet, um Ihnen diese Checkliste und gelegentlich relevante regulatorische Neuigkeiten zu senden.
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Diese Begriffe werden in Ihrem Dokument, im Auditbericht und im ersten Auskunftsersuchen stehen, das Sie erhalten. Wer sie präzise verwendet, spart sich Erklärungen.
Nachweis der Identität des Kunden, ohne dass er eine Filiale aufsucht, mit Methoden, die die Geldwäschevorschriften zulassen.
Der Kunde nimmt das Material auf und übermittelt es; das Institut prüft es später und entscheidet. Skaliert gut, verlangt aber ein sehr genaues Prüf- und Entscheidungsverfahren.
Ein Angestellter oder Agent des Instituts führt die Prüfungen in Echtzeit während der Verbindung mit dem Kunden durch.
Ministerialverordnung ETD/465/2021 vom 6. Mai, die die Methoden der Fernidentifizierung per Video im Sinne des Gesetzes 10/2010 regelt.
Gesamtheit der Nachweise zu jedem Kunden: aufgenommenes Material, Kopie des Dokuments, Prüfungen, Entscheidung und Begründung.
Sachverständigenbericht, der das Verfahren der Fernidentifizierung analysiert und dessen Prüfung durch die zuständige Behörde begleitet.
Unternehmen aus dem Katalog von Artikel 2 des Gesetzes 10/2010, das die Sorgfaltspflichten gegenüber dem SEPBLAC trägt.
Dritter, der die Aufnahme, den biometrischen Abgleich oder die Dokumentenprüfung im Auftrag des Instituts übernimmt.
Vom Verpflichteten benannte Person, die Ansprechpartner des SEPBLAC und für die Einhaltung des Präventionssystems verantwortlich ist.
Ein genehmigtes Dokument, das den tatsächlichen Ablauf der Fernidentifizierung im Institut beschreibt, nicht den Katalog des Anbieters.
Versioniertes und datiertes Verfahren mit Genehmigungsbeschluss des zuständigen Organs und Änderungskontrolle.
Klar definierte Videovariante und Prüfungen, die auf alle Kunden des Kanals einheitlich angewandt werden.
Prüfleitfaden, Kriterien für Annahme und Ablehnung sowie Protokoll der Entscheidungen in Zweifelsfällen.
Fähigkeit, jede einzelne Aufnahme zu rekonstruieren und auf Anforderung die vollständige Akte vorzulegen.
Aufgenommenes Material, Kopie des Dokuments, Prüfergebnisse, Zeitstempel und Aufbewahrungsrichtlinie.
Externe Prüfung des Verfahrens vor der Inbetriebnahme und bei wesentlichen Änderungen des Ablaufs.
Auditbericht, Maßnahmenplan zu den Feststellungen und Nachweis ihrer tatsächlichen Erledigung.
Wirksame Kontrolle über den Dritten, der die Verifizierung durchführt, mit Zugang zu den Informationen und echter Überwachungsmöglichkeit.
Vertrag mit Audit- und Unterauslagerungsklauseln, Serviceberichte und Protokoll der bearbeiteten Vorfälle.
Wenn Sie sich in zwei oder mehr Punkten wiedererkennen, sollten Sie das Verfahren überprüfen, bevor es jemand anderes tut.
Das Verfahren zur Videoidentifizierung sieht bei einer Exchange anders aus als bei einem Zahlungsinstitut oder bei einem Kunden mit hohem Risiko. Diese Seiten behandeln die angrenzenden Szenarien, die meist im selben Projekt auftauchen: Branche, Lizenz, Auslagerung und Kunden, die verstärkte Maßnahmen erfordern.
Vollständig digitale Aufnahme, internationale Kunden und Rückverfolgbarkeit der Mittel: der Fernkanal mit den höchsten Anforderungen.
Das Identifizierungsverfahren gehört zu dem, was Sie gegenüber der Aufsicht beschreiben und später einhalten müssen.
Was Sie an einen Dritten delegieren können, welchen Vertrag Sie brauchen und was in jedem Fall bei Ihnen bleibt.
Kunden und Geschäftsmodelle, die über die Standardaufnahme hinausgehen: was Sie ergänzen und wie Sie es dokumentieren.
Wenn Sie das gesamte System ordnen müssen, beginnen Sie mit unserer Leistung zur Geldwäscheprävention, prüfen Sie das Geldwäsche-Handbuch und sehen Sie, wie sich Ihr Onboarding in den Prozess von AML und KYC einfügt.
Erklären Sie uns Ihren Ablauf für das Remote-Onboarding, und wir sagen Ihnen, was Sie dokumentieren, welche Nachweise Sie aufbewahren und was Sie von Ihrem Verifizierungsanbieter verlangen sollten.
Letzte Aktualisierung: 4. August 2026
Einen Kunden aufzunehmen, ohne ihn vor sich zu haben, ist heute der Normalfall bei Digitalbanken, Zahlungsinstituten, CASP und Versicherern. Es bleibt aber ein Akt der Sorgfaltspflichten nach dem Gesetz 10/2010 vom 28. April über die Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und seiner Durchführungsverordnung, dem Königlichen Dekret 304/2014. In Spanien sind die Methoden der Fernidentifizierung per Video in der Ministerialverordnung (Orden) ETD/465/2021 vom 6. Mai geregelt. Die praktische Folge ist für viele Produktteams unbequem: Geprüft wird nicht Ihre App, sondern das Verfahren, auf dem sie beruht, und die Nachweise, die Sie aufbewahren konnten.
Die Ministerialverordnung ETD/465/2021 sieht die Identifizierung per Live-Video und per zeitversetztem Video vor, und die Wahl ist kein technisches Detail: Sie organisiert Ihr Institut um. Beim Live-Video ist ein Mitarbeiter in Echtzeit mit dem Kunden verbunden und führt die Prüfungen während der Videokonferenz durch. Das bedeutet: Personal, das in dem Zeitfenster verfügbar ist, in dem Sie Kunden gewinnen, ein einheitlicher Leitfaden, damit zwei Mitarbeiter nicht unterschiedliche Kriterien anwenden, nachgewiesene Schulung und eine Aufzeichnung, die aufbewahrt wird. Diese Variante ist personalintensiv, aber relativ einfach zu erklären: Ein Mensch schaut hin und entscheidet.
Beim zeitversetzten Video nimmt der Kunde das Material auf und übermittelt es; die Prüfung erfolgt später, durch Menschen, durch überwachte automatisierte Kontrollen oder durch eine Kombination aus beidem. Das skaliert ungleich besser und ist die Grundlage für Onboardings in wenigen Minuten, verlagert aber die gesamte Anforderung auf das Papier: wie geprüft wird, nach welchen Kriterien, wer in Zweifelsfällen entscheidet, was passiert, wenn das System ein mehrdeutiges Ergebnis liefert, und wie eine Ablehnung dokumentiert wird. Die konkreten Anforderungen an jede Variante legt die Ministerialverordnung selbst fest, und dort gibt es keinen kreativen Spielraum. Was wir mit Ihnen entscheiden, ist, welche Variante zu Ihrem Volumen, Ihrem Kundentyp und Ihrer tatsächlichen Prüfkapazität passt – denn die falsche Wahl bezahlen Sie jeden Tag mit einer Warteschlange offener Aufnahmen. Wie sich dieser Baustein in den gesamten Prozess einfügt, zeigen wir unter AML und KYC.
Der häufigste Fehler in diesem Bereich besteht darin, die technische Lösung mit der Compliance zu verwechseln. Das Institut beauftragt einen soliden Anbieter für Identitätsprüfung, integriert ihn, beginnt Kunden zu gewinnen und hält die Sache für erledigt. Monate später kommt eine Prüfung, man verlangt „das Verfahren zur Fernidentifizierung“, und übergeben wird die Vertriebsdokumentation des Herstellers. Dieses Dokument beschreibt ein Produkt – nach dem Produkt hat aber niemand gefragt.
Ihr Verfahren muss Ihre Abläufe beschreiben: Anwendungsbereich und über den Kanal zugelassener Kundentyp, gewählte Videovariante, akzeptierte Dokumente, Prüfungen am Dokument und an der Person, Annahmekriterien, Ablehnungskriterien, Eskalationsfälle, wer mit welchem Entscheidungsspielraum beteiligt ist, Umgang mit Vorfällen, Richtlinie zur Aufbewahrung der Nachweise, Schulung der beteiligten Mitarbeiter und regelmäßige Überprüfung. Es muss genehmigt, datiert und versioniert sein und zum übrigen System passen: zum Geldwäsche-Handbuch, zur Risikoselbstbewertung des Instituts und zu den Aufgaben des internen Kontrollorgans (OCI). Ein Verfahren, das nichts mit der Praxis des Instituts zu tun hat, ist schlimmer als gar keines: Es belegt schriftlich, dass Sie wussten, was zu tun war, und etwas anderes getan haben.
Die Leitfrage für diese ganze Arbeit ist einfach: Wenn man morgen die Akte eines bestimmten Kunden verlangt, der vor längerer Zeit aufgenommen wurde – können Sie die vollständige Identifizierung rekonstruieren, ohne ihn erneut zu kontaktieren? Lautet die Antwort Nein, haben Sie ein Problem, ganz gleich, wie gut Ihre Technologie ist.
Eine vollständige Akte zur Fernidentifizierung umfasst das aufgenommene Video- oder Bildmaterial, die Kopie des vorgelegten Dokuments, das Ergebnis jeder durchgeführten Prüfung, wer oder was sie durchgeführt hat, Datum und Uhrzeit, die endgültige Entscheidung und ihre Begründung sowie die Spur fehlgeschlagener Versuche, Wiederholungen und früherer Ablehnungen desselben Antragstellers. All das wird für die Dauer aufbewahrt, die die Geldwäschevorschriften festlegen, mit Garantien für Integrität – niemand darf es verändern können, ohne Spuren zu hinterlassen – und für Wiederherstellbarkeit in lesbarem Format. Es lohnt sich, die Herausgabe zu üben, bevor sie verlangt wird: eine Musterakte ziehen, die benötigte Zeit messen und prüfen, ob der Anbieter liefert, was er zu liefern verspricht. Und denken Sie daran, dass die Identifizierung die Sorgfaltspflichten nicht erschöpft: Zweck der Geschäftsbeziehung, Herkunft der Mittel und Risikoprofil gehören in dieselbe Akte, wie wir unter Sorgfaltspflichten in der Geldwäscheprävention erläutern.
Praktisch kein Institut entwickelt die biometrische Erfassung und die Dokumentenprüfung selbst, und das ist auch nicht nötig. Was sich nicht auslagern lässt, ist die Verantwortung: Nach dem Gesetz 10/2010 bleibt Ihr Institut der Verpflichtete, und der Fehler des Dritten wird Ihnen zugerechnet. Deshalb gehört der Vertrag mit dem Technologieanbieter zur Compliance-Akte und ist keine Angelegenheit, die allein zwischen Einkauf und technischem Team geklärt werden kann.
Diese Punkte prüfen wir immer: Zugang zu den Nachweisen jederzeit und auch nach Ende der Geschäftsbeziehung, ein wirksames Auditrecht, Kontrolle über die Unterauslagerung in der Kette, Speicherort und Verarbeitung der Daten – es geht um biometrische Daten, mit allem, was das für den Datenschutz bedeutet –, Service-Level, Meldung von Vorfällen und eine Ausstiegsstrategie, die Sie bei einem Anbieterwechsel nicht ohne Historie dastehen lässt. Und ein Detail, das immer vergessen wird: was mit den Nachweisen der bereits identifizierten Kunden geschieht, wenn Sie den Vertrag kündigen – denn Ihre Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Geschäftsbeziehung zum Dritten. Fällt Ihr Institut in den Anwendungsbereich von DORA, der seit Januar 2025 anwendbaren Verordnung (EU) 2022/2554, enthält dieser Vertrag zusätzlich Pflichtklauseln, und der Anbieter muss im Informationsregister der IKT-Drittdienstleister geführt werden: Wir behandeln das unter DORA-Leistungen und Auslagerung der Geldwäscheprävention.
Ein gut aufgesetztes Verfahren zur Fernidentifizierung regelt den Eingang, aber die Kundenbeziehung dauert Jahre, und das Risiko verändert sich. Dasselbe Dokument, das beschreibt, wie Sie identifizieren, muss an das anknüpfen, was danach geschieht: die Einstufung des Kunden in eine Risikostufe, die Maßnahmen für jede Stufe, der Abgleich mit Sanktionslisten und die laufende Überwachung der Geschäftstätigkeit. Ein Institut, das tadellos identifiziert und danach nichts mehr überprüft, hat dasselbe Problem – es wird nur später entdeckt, und dann mit mehr Kunden im Bestand.
Drei Fallgruppen sollten Sie vom ersten Tag an schriftlich geregelt haben. Erstens: der Kunde, der sich als politisch exponierte Person herausstellt oder in dessen Umfeld es eine gibt – hier reicht die Standardaufnahme nicht. Zweitens: der Kunde, der für einen Dritten handelt; dann muss auch diese Person identifiziert werden. Und drittens: die Profile und Länder, die verstärkte Maßnahmen auslösen; hier muss das Verfahren angeben, was zusätzlich verlangt wird und wer die Geschäftsbeziehung genehmigt. Hinzu kommt der europäische Horizont: Das AML-Paket der EU – Verordnung (EU) 2024/1624, Richtlinie (EU) 2024/1640 und die neue Behörde AMLA – wird schrittweise anwendbar und wird die Sorgfaltspflichten einschließlich der Fernidentifizierung harmonisieren. Wenn Sie Ihr Onboarding jetzt neu gestalten, tun Sie es mit Blick auf dieses Szenario.
Dieser Inhalt dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die zitierten Vorschriften können nach dem angegebenen Aktualisierungsdatum geändert worden sein: Prüfen Sie stets die geltende Fassung oder kontaktieren Sie uns, damit wir Ihren konkreten Fall analysieren.
Maßgebliche Vorschriften, mit Link zum amtlichen Text:
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