Cadastre clientes a distância com um procedimento próprio que resista a um requerimento: escolha da modalidade, verificações, evidências conservadas, relatório de auditoria e controle real sobre o fornecedor de tecnologia.
Você identifica clientes por vídeo? Revisão gratuita do procedimento
Conte-nos como você cadastra seus clientes a distância e diremos o que falta para que o procedimento seja defensável perante o supervisor.
O cadastro remoto não se resolve comprando um software. Estas são as seis peças que transformam o seu onboarding em um dossiê que se sustenta.
Redigimos o documento que descreve o seu fluxo real: modalidade de vídeo escolhida, verificações sobre o documento e sobre a pessoa, critérios de aceitação e recusa, intervenção humana, gestão de incidentes e conservação de evidências. É o documento que vão pedir quando perguntarem como você identifica seus clientes.
Identificar é o primeiro passo. Desenhamos o restante do cadastro: propósito da relação, origem dos recursos, perfil de risco, triagem em listas e decisão documentada. O vídeo se encaixa no circuito de diligência devida; não o substitui.
Se o seu manual ainda descreve cadastros presenciais, o procedimento por vídeo nasce órfão. Nós o integramos ao manual e controlamos suas versões.
Contrato, acesso às evidências, direito de auditoria, subcontratação e saída ordenada. A tarefa pode ser terceirizada; a responsabilidade, não.
O cadastro remoto é a regra em exchanges e wallets. Adaptamos o procedimento ao perfil de risco do setor.
Simplificada, normal ou reforçada: quais medidas você aplica a cada perfil e como justifica isso por escrito.
Quatro entidades diferentes com o mesmo problema: a captação digital corre mais rápido do que a documentação de compliance.
“Abrimos uma conta em minutos e funciona. O problema apareceu quando nos pediram o procedimento: tínhamos capturas de tela do produto, não um documento que explicasse o que verificamos e quem decide.”
“Vínhamos do registro como prestador de serviços de câmbio e custódia. Com a licença CASP, o onboarding deixou de ser um formulário e passou a ser um dossiê que é preciso poder apresentar.”
“No processo de autorização, dissemos como iríamos identificar os clientes. Meses depois, a operação real não tinha nada a ver com o que havíamos descrito e ninguém tinha atualizado o procedimento.”
“Contratamos uma solução de verificação de identidade muito conhecida e presumimos que com isso estávamos em conformidade. Ninguém nos avisou que o procedimento tinha de ser nosso e estar auditado.”
Normalmente não são falhas tecnológicas. São falhas de documentação, de governança interna e de contrato com o fornecedor: as três aparecem na primeira revisão.
Comprar a ferramenta e não escrever nada: a solução do fornecedor descreve um produto, não a sua operação. Quando o supervisor pede “o procedimento”, a documentação comercial do fabricante não serve como resposta.
Guardar o resultado e não a evidência: um registro que diz “verificado” sem o material que permitiu chegar a essa conclusão não permite reconstruir nada. A evidência que você não consegue recuperar equivale àquela que nunca existiu.
Presumir que o fornecedor responde por você: o sujeito obrigado é você. Se o contrato não lhe dá acesso às evidências, direito de auditoria e controle da subcontratação, a falha do terceiro é imputada a você.
| Via de identificação | Em que consiste | O que você precisa poder comprovar |
|---|---|---|
| Vídeo diferido (assíncrono) | O cliente captura e envia o material; a revisão e a decisão ocorrem depois, com intervenção humana ou com controles automatizados supervisionados. | Um procedimento documentado e auditado, os critérios de revisão aplicados e a evidência que permite repetir a verificação. |
| Vídeo ao vivo | Um operador da entidade se conecta em tempo real com o cliente e realiza as verificações durante a videoconferência. | Gravação conservada, roteiro uniforme de verificações, treinamento comprovado do operador e critérios de recusa aplicados igualmente a todos. |
| Identificação presencial | Cadastro presencial, com apresentação do documento e registro no dossiê do cliente. | Cópia do documento, registro da verificação e sua integração no mesmo dossiê, com o mesmo padrão dos cadastros remotos. |
Revisamos o seu fluxo real, escolhemos com você a modalidade adequada ao seu volume e ao seu risco, redigimos o procedimento, organizamos as evidências e deixamos o contrato do fornecedor à altura. Primeira consulta gratuita e resposta em 24 h.
Sim. A identificação não presencial é plenamente válida para efeitos da Lei 10/2010, de 28 de abril, desde que você utilize um método admitido e tenha por trás um procedimento próprio. Na Espanha, os métodos de identificação remota por vídeo são regulados pela Ordem ETD/465/2021, de 6 de maio.
A diferença entre uma entidade que tem isso resolvido e outra que não tem raramente está na tecnologia: está em saber se existe um documento que descreva o fluxo real, se as evidências são conservadas e se alguém controla o que o fornecedor faz. É exatamente isso que se revisa quando chega o requerimento.
No vídeo ao vivo, um operador da sua entidade se conecta em tempo real com o cliente e faz as verificações durante a videoconferência. Você precisa de pessoal disponível no horário em que capta clientes, de um roteiro uniforme e de treinamento comprovado de quem atende.
No vídeo diferido, o cliente captura e envia o material, e a revisão ocorre depois. Escala muito melhor, mas transfere toda a exigência para o procedimento: como se revisa, quem decide, o que acontece com os casos duvidosos e como se documenta uma recusa. Os requisitos concretos de cada modalidade são fixados pela Ordem ETD/465/2021: não se improvisam nem se copiam do concorrente.
A Ordem ETD/465/2021 não se limita a descrever tecnologias admissíveis: submete o procedimento a um controle prévio perante a autoridade competente em matéria de prevenção à lavagem de dinheiro, com um alcance que varia conforme a modalidade que você escolher. Contratar uma solução e ligá-la não é uma opção.
Não vamos lhe dar um prazo fechado, porque depende da modalidade, da qualidade da sua documentação e do relatório de auditoria que acompanhe o procedimento. O que sabemos por experiência é que um procedimento genérico, que não descreve o fluxo real da entidade, alonga o trâmite muito mais do que qualquer questão técnica.
Não. Contratar um fornecedor de verificação de identidade resolve a execução, não o cumprimento. O sujeito obrigado continua sendo a sua entidade, e o procedimento tem de ser seu: seu alcance, seus critérios de aceitação e recusa, sua intervenção humana, sua política de conservação e sua governança interna.
O erro mais caro que vemos é o da entidade que mostra o manual do fabricante quando lhe pedem o seu procedimento. Essa documentação descreve um produto; o supervisor pergunta pela sua operação. Como contratar e controlar um terceiro sem ficar desprotegido é o que detalhamos em terceirização de funções de PLD.
No mínimo, tudo o que permita reconstruir a identificação sem voltar a incomodar o cliente: o material de vídeo ou imagem captado, a cópia do documento, o resultado das verificações, a identificação de quem ou do que as realizou, a decisão adotada e sua fundamentação, e a rastreabilidade das tentativas fracassadas e das recusas.
A conservação segue o prazo fixado pelas normas de prevenção à lavagem de dinheiro, com garantias de integridade e de recuperação em formato legível. E convém testá-la: uma evidência que ninguém sabe localizar quando chega uma revisão de PLD/FT funciona, na prática, como uma evidência que não existe.
Você. A responsabilidade pela diligência devida não se terceiriza: terceiriza-se a tarefa. Por isso, o contrato com o fornecedor faz parte do seu dossiê de PLD e não é um assunto exclusivo da área de compras.
Ele deve lhe dar acesso às evidências a qualquer momento, direito de auditoria, controle sobre a subcontratação, regras claras de tratamento e localização dos dados, continuidade do serviço e uma saída ordenada se você mudar de fornecedor. Se, além disso, você estiver no âmbito do DORA — Regulamento (UE) 2022/2554, aplicável desde janeiro de 2025 —, esse contrato incorpora cláusulas obrigatórias e o fornecedor entra no seu registro de informações sobre fornecedores de TIC.
Não. Identificar é comprovar quem é essa pessoa. A diligência devida inclui, além disso, conhecer o propósito e a natureza prevista da relação, a origem dos recursos, o perfil de risco do cliente, a triagem em listas e o acompanhamento posterior das operações.
Vemos entidades com um onboarding remoto impecável que depois não sabem explicar por que classificaram um cliente como de baixo risco. Se o cliente age por conta de outra pessoa, ou se revela uma pessoa politicamente exposta, entram em jogo as medidas reforçadas, e o procedimento tem de prever isso.
Não por si só. A identificação por vídeo resolve a pessoa física: quem é o indivíduo que está do outro lado da câmera. Quando o seu cliente é uma sociedade, esse vídeo identifica apenas o procurador que assina, e o trabalho de fundo é outro: documentação societária vigente, poderes do signatário, cadeia de participações e beneficiário final.
Desenvolvemos essa parte em KYB: verificação de clientes pessoa jurídica. A fronteira é clara: aqui validamos identidades individuais a distância; lá, estruturas societárias.
O procedimento tem de dizer isso. Um dos pontos que mais geram requerimentos é o silêncio: documentos que descrevem o fluxo com o documento de identidade espanhol e não dizem absolutamente nada sobre documentação estrangeira, clientes não residentes ou jurisdições sujeitas a acompanhamento reforçado.
A solução não é proibir tudo nem admitir tudo, mas fixar por escrito quais documentos você aceita, quais verificações adicionais exige e em quais hipóteses o cadastro passa para revisão manual ou é levado ao órgão de controle interno. Um critério escrito e aplicado de forma uniforme é defensável; uma sucessão de decisões caso a caso, não.
Não começamos pela tecnologia: começamos pelo seu cadastro real e pelo risco que você assume. A ferramenta é escolhida no final, quando já sabemos o que ela precisa fazer.
Mapeamos como você cadastra clientes hoje, que tipo de cliente capta e com que volume. Daí sai a decisão entre vídeo diferido e vídeo ao vivo, que condiciona quadro de pessoal, horários, custo e nível de exigência documental.
Redigimos o procedimento com a sua operação dentro: verificações, critérios de recusa, intervenção humana, incidentes, funções e conservação. Depois, ele é submetido ao relatório de auditoria e ao controle prévio exigidos pela Ordem ETD/465/2021.
Treinamento da equipe, contrato do fornecedor à altura, amostragem periódica de cadastros, indicadores de recusa e revisão do documento sempre que você mudar de ferramenta, de modalidade ou de mercado-alvo.
Se preferir que cuidemos de tudo, comece pelo nosso serviço de prevenção à lavagem de dinheiro ou pela revisão do manual de PLD, que é onde o canal remoto deve se encaixar.
Os 10 elementos que compõem um sistema de prevenção defensável perante o SEPBLAC, com a evidência documental que você precisa poder mostrar de cada um. Serve como autodiagnóstico antes que a inspeção chegue.
Sem spam. Seu e-mail só é usado para enviar este checklist e, ocasionalmente, novidades regulatórias relevantes.
O checklist está sendo baixado agora mesmo. Se o download não começar automaticamente, clique aqui.
Depois de ler, precisa de ajuda para implementar alguma das etapas? Escreva diretamente para nós:
Estes termos estarão no seu documento, no relatório de auditoria e no primeiro requerimento que você receber. Usá-los com precisão poupa explicações.
Comprovação da identidade do cliente sem que ele compareça a um escritório, por métodos admitidos pelas normas de prevenção à lavagem de dinheiro.
O cliente grava e envia o material; a entidade o revisa posteriormente e decide. Escala bem, mas exige um procedimento muito preciso de revisão e decisão.
Um funcionário ou agente da entidade realiza as verificações em tempo real durante a conexão com o cliente.
Ordem ETD/465/2021, de 6 de maio, que regula os métodos de identificação remota por vídeo para efeitos da Lei 10/2010.
Conjunto de evidências associadas a cada cliente: material captado, cópia do documento, verificações, decisão e fundamentação.
Relatório de perito que analisa o procedimento de identificação remota e acompanha sua tramitação perante a autoridade competente.
Entidade incluída no catálogo do artigo 2 da Lei 10/2010, que assume as obrigações de diligência devida perante o SEPBLAC.
Terceiro que fornece a captura, a comparação biométrica ou a validação documental por conta da entidade.
Pessoa designada pelo sujeito obrigado como interlocutora com o SEPBLAC e responsável pelo cumprimento do sistema de prevenção.
Um documento aprovado que descreva o fluxo real de identificação remota da entidade, não o catálogo do fornecedor.
Procedimento versionado e datado, com deliberação de aprovação do órgão competente e controle de alterações.
Modalidade de vídeo claramente definida e verificações aplicadas de maneira uniforme a todos os clientes do canal.
Roteiro de verificações, critérios de aceitação e recusa, e registro das decisões sobre casos duvidosos.
Capacidade de reconstruir qualquer cadastro específico e de entregar o dossiê completo quando for solicitado.
Material captado, cópia do documento, resultado das verificações, carimbos de tempo e política de conservação.
Revisão externa do procedimento antes de sua entrada em produção e diante de mudanças relevantes no fluxo.
Relatório de auditoria, plano de ação sobre as observações e prova de seu encerramento efetivo.
Controle efetivo sobre o terceiro que executa a verificação, com acesso às informações e capacidade real de supervisão.
Contrato com cláusulas de auditoria e subcontratação, relatórios de serviço e registro dos incidentes tratados.
Se você se reconhece em dois ou mais, convém revisar o procedimento antes que outra pessoa o revise.
O procedimento de identificação por vídeo não é igual em uma exchange, em uma instituição de pagamento ou diante de um cliente de alto risco. Estas páginas tratam dos cenários vizinhos que costumam aparecer no mesmo projeto: setor, licença, terceirização e clientes que exigem medidas reforçadas.
Cadastro inteiramente digital, clientes internacionais e rastreabilidade dos recursos: o canal remoto com o nível de exigência mais alto.
O procedimento de identificação faz parte do que você descreve perante o supervisor e do que depois precisa cumprir.
O que você pode delegar a um terceiro, de que contrato precisa e o que continua sendo seu, aconteça o que acontecer.
Clientes e operações que exigem ir além do cadastro padrão: o que você acrescenta e como deixa isso documentado.
Se o que você precisa é organizar o sistema completo, comece pelo nosso serviço de prevenção à lavagem de dinheiro, revise o manual de PLD e verifique como o seu onboarding se encaixa no circuito de AML e KYC.
Explique-nos o seu fluxo de cadastro remoto e diremos o que documentar, quais evidências conservar e o que exigir do seu fornecedor de verificação.
Última atualização: 4 de agosto de 2026
Cadastrar um cliente sem tê-lo à sua frente é hoje a operação normal em bancos digitais, instituições de pagamento, CASP e seguros, mas continua sendo um ato de diligência devida sujeito à Lei 10/2010, de 28 de abril, de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo e ao seu regulamento de desenvolvimento, o RD 304/2014. Na Espanha, os métodos de identificação remota por vídeo são regulados pela Ordem ETD/465/2021, de 6 de maio. A consequência prática é incômoda para muitas equipes de produto: o que se revisa não é o seu aplicativo, mas o procedimento que o sustenta e as evidências que você foi capaz de conservar.
A Ordem ETD/465/2021 contempla a identificação por vídeo ao vivo e por vídeo diferido, e a escolha não é um detalhe técnico: ela reorganiza a sua entidade. Com o vídeo ao vivo, um operador se conecta em tempo real com o cliente e realiza as verificações durante a videoconferência. Isso significa pessoal disponível na faixa horária em que você capta clientes, um roteiro uniforme para que dois operadores não apliquem critérios diferentes, treinamento comprovado e uma gravação que é conservada. É uma modalidade exigente em termos de pessoal, mas relativamente simples de explicar: há uma pessoa que olha e decide.
Com o vídeo diferido, o cliente captura e envia o material e a revisão ocorre depois, com intervenção humana, com controles automatizados supervisionados ou com uma combinação de ambos. Escala infinitamente melhor e é o que sustenta os onboardings de minutos, mas desloca toda a exigência para o papel: como se revisa, com quais critérios, quem decide nos casos duvidosos, o que acontece quando o sistema devolve um resultado ambíguo e como se documenta uma recusa. Os requisitos concretos de cada modalidade são fixados pela própria Ordem, e ali não há margem para criatividade. O que decidimos com você é qual delas se encaixa no seu volume, no seu tipo de cliente e na sua capacidade real de revisão, porque escolher a modalidade errada se paga todos os dias em fila de cadastros pendentes. Veja como esta peça se encaixa no circuito completo de AML e KYC.
A falha mais repetida neste terreno consiste em confundir a solução tecnológica com o cumprimento normativo. A entidade contrata um fornecedor sólido de verificação de identidade, integra a solução, começa a captar clientes e presume que o assunto está resolvido. Meses depois chega uma revisão, pede-se “o procedimento de identificação não presencial” e o que se entrega é a documentação comercial do fabricante. Esse documento descreve um produto; ninguém perguntou pelo produto.
O seu procedimento deve descrever a sua operação: alcance e tipo de cliente admitido pelo canal, modalidade de vídeo escolhida, documentos que você aceita, verificações realizadas sobre o documento e sobre a pessoa, critérios de aceitação, critérios de recusa, hipóteses de escalonamento, quem intervém e com que autonomia para decidir, tratamento de incidentes, política de conservação de evidências, treinamento do pessoal envolvido e revisão periódica. Deve estar aprovado, datado e versionado, e deve se encaixar no restante do sistema: no manual de PLD, na autoavaliação de risco da entidade e nas funções do órgão de controle interno. Um procedimento que não se parece com o que a entidade faz é pior do que não ter nenhum: comprova por escrito que você sabia o que precisava ser feito e fazia outra coisa.
A pergunta que organiza todo este trabalho é simples: se amanhã pedirem o dossiê de um cliente específico cadastrado há algum tempo, você consegue reconstruir a identificação completa sem voltar a contatá-lo? Se a resposta for não, você tem um problema, por melhor que seja a sua tecnologia.
Um dossiê completo de identificação remota inclui o material de vídeo ou imagem captado, a cópia do documento apresentado, o resultado de cada verificação realizada, a identificação de quem ou do que as executou, a data e a hora, a decisão final e sua fundamentação, e o rastro de tentativas fracassadas, novas tentativas e recusas anteriores do mesmo solicitante. Tudo isso conservado durante o prazo fixado pelas normas de prevenção à lavagem de dinheiro, com garantias de integridade (que ninguém possa alterá-lo sem deixar rastro) e de recuperabilidade em formato legível. Convém ensaiar a entrega antes que a peçam: extrair um dossiê de amostra, cronometrar quanto tempo leva e verificar se o fornecedor entrega o que diz entregar. E lembrar que identificar não esgota a diligência devida: o propósito da relação, a origem dos recursos e o perfil de risco fazem parte do mesmo dossiê, como explicamos em diligência devida na prevenção à lavagem de dinheiro.
Praticamente nenhuma entidade desenvolve internamente a captura biométrica e a validação documental, e nem é necessário. O que não pode ser terceirizado é a responsabilidade: perante a Lei 10/2010, o sujeito obrigado continua sendo a sua entidade, e a falha do terceiro é imputada a você. Por isso, o contrato com o fornecedor de tecnologia faz parte do dossiê de compliance e não é um assunto que possa ser fechado apenas entre a área de compras e a equipe técnica.
Os pontos que sempre revisamos: acesso às evidências a qualquer momento e também ao término da relação, direito de auditoria efetivo, controle sobre a subcontratação em cadeia, localização e tratamento dos dados (estamos falando de dados biométricos, com tudo o que isso implica em matéria de proteção de dados), níveis de serviço, notificação de incidentes e uma estratégia de saída que não deixe você sem histórico se mudar de fornecedor. E um detalhe que sempre se esquece: o que acontece com as evidências dos clientes já identificados no dia em que você rescinde o contrato, porque a sua obrigação de conservá-las não termina quando termina a relação comercial com o terceiro. Se a sua entidade está no âmbito do DORA, o Regulamento (UE) 2022/2554, aplicável desde janeiro de 2025, esse contrato incorpora, além disso, cláusulas obrigatórias, e o fornecedor deve constar do registro de informações sobre fornecedores de TIC: tratamos disso em serviços DORA e em terceirização de PLD.
Um procedimento de identificação remota bem montado resolve a porta de entrada, mas a relação com o cliente dura anos e o risco muda. O mesmo documento que descreve como você identifica deve se conectar com o que acontece depois: a classificação do cliente em um nível de risco, as medidas aplicadas a cada nível, a triagem em listas de sanções e o acompanhamento contínuo das operações. Uma entidade que identifica de forma impecável e depois não revisa nada tem o mesmo problema, só que descoberto mais tarde e com mais clientes dentro.
Há três hipóteses que convém ter resolvidas por escrito desde o primeiro dia. Primeiro, o cliente que se revela uma pessoa politicamente exposta, ou que tem alguém próximo nessa condição: aí o cadastro padrão não basta. Segundo, o cliente que age por conta de um terceiro, o que obriga a identificar também essa pessoa. E terceiro, os perfis e jurisdições que ativam medidas reforçadas, em que o procedimento deve indicar o que se exige a mais e quem autoriza a relação. Soma-se a isso o horizonte europeu: o pacote AML da UE (Regulamento (UE) 2024/1624, Diretiva (UE) 2024/1640 e a nova autoridade AMLA) avança em aplicação escalonada e harmonizará a diligência devida, incluída a identificação remota. Se você está redesenhando o seu onboarding agora, faça isso pensando nesse cenário.
Este conteúdo tem caráter informativo e não constitui assessoria jurídica. As normas citadas podem ter sido modificadas após a data de atualização indicada: verifique sempre a versão vigente ou fale conosco para analisar o seu caso concreto.
Normas de referência, com link para o texto oficial:
Normas e links revisados em .