Intégrez vos clients à distance avec une procédure propre qui résiste à une demande d’informations : choix de la modalité, vérifications, preuves conservées, rapport d’audit et contrôle réel du prestataire technologique.
Vous identifiez vos clients par vidéo ? Revue gratuite de votre procédure
Expliquez-nous comment vous intégrez vos clients à distance et nous vous disons ce qui manque pour que la procédure soit défendable devant le superviseur.
L’entrée en relation à distance ne se règle pas en achetant un logiciel. Voici les six éléments qui transforment votre onboarding en un dossier solide.
Nous rédigeons le document qui décrit votre flux réel : modalité vidéo retenue, vérifications sur le document et sur la personne, critères d’acceptation et de rejet, intervention humaine, gestion des incidents et conservation des preuves. C’est le document qu’on vous demandera quand on voudra savoir comment vous identifiez.
L’identification n’est que la première étape. Nous concevons le reste de l’entrée en relation : objet de la relation, origine des fonds, profil de risque, filtrage par rapport aux listes et décision documentée. La vidéo s’insère dans le circuit de vigilance, elle ne le remplace pas.
Si votre manuel décrit encore des entrées en relation en face à face, la procédure vidéo naît orpheline. Nous l’intégrons et la versionnons.
Contrat, accès aux preuves, droit d’audit, sous-traitance et sortie ordonnée. La tâche s’externalise ; la responsabilité, non.
L’entrée en relation à distance est la norme pour les exchanges et les wallets. Nous adaptons la procédure au profil de risque du secteur.
Simplifiées, standard ou renforcées : quelles mesures appliquer à chaque profil et comment le justifier par écrit.
Quatre types d’entités, un même problème : l’acquisition digitale va plus vite que la documentation de conformité.
« Nous ouvrons un compte en quelques minutes et ça fonctionne. Le problème est apparu quand on nous a demandé la procédure : nous avions des captures d’écran du produit, pas un document expliquant ce que nous vérifions et qui décide. »
« Nous venions de l’enregistrement comme prestataire de services d’échange et de conservation. Avec l’agrément CASP, l’onboarding a cessé d’être un formulaire pour devenir un dossier que l’on doit pouvoir présenter. »
« Dans le dossier de demande d’agrément, nous avions indiqué comment nous identifierions les clients. Quelques mois plus tard, la pratique réelle ne ressemblait en rien à ce que nous avions décrit et personne n’avait mis la procédure à jour. »
« Nous avons retenu une solution de vérification d’identité très connue et supposé que cela suffisait pour être conformes. Personne ne nous a prévenus que la procédure devait être la nôtre et être auditée. »
Ce ne sont généralement pas des failles technologiques. Ce sont des failles de documentation, de gouvernance interne et de contrat avec le prestataire : les trois se repèrent dès la première revue.
Acheter l’outil sans rien écrire : la solution du prestataire décrit un produit, pas votre fonctionnement. Quand le superviseur demande « la procédure », la documentation commerciale de l’éditeur ne constitue pas une réponse.
Conserver le résultat et non la preuve : un enregistrement indiquant « vérifié » sans les éléments qui ont permis d’y arriver ne permet de rien reconstituer. Une preuve que vous ne pouvez pas retrouver équivaut à une preuve qui n’a jamais existé.
Supposer que le prestataire répond à votre place : l’entité assujettie, c’est vous. Si le contrat ne vous donne ni accès aux preuves, ni droit d’audit, ni contrôle de la sous-traitance, la défaillance du tiers vous est imputée.
| Voie d’identification | En quoi cela consiste | Ce que vous devez pouvoir justifier |
|---|---|---|
| Vidéo en différé | Le client capture et envoie les éléments ; l’examen et la décision interviennent ensuite, avec intervention humaine ou par des contrôles automatisés supervisés. | Une procédure documentée et auditée, les critères d’examen appliqués et la preuve permettant de refaire la vérification. |
| Vidéo en direct | Un opérateur de l’entité se connecte en temps réel avec le client et effectue les vérifications pendant la visioconférence. | Enregistrement conservé, script uniforme de vérifications, formation attestée de l’opérateur et critères de rejet appliqués de la même manière à tous. |
| Identification en présentiel | Entrée en relation en face à face avec présentation du document et mention au dossier du client. | Reproduction du document, trace de la vérification et son intégration dans le même dossier et selon le même standard que les entrées en relation à distance. |
Nous examinons votre flux réel, choisissons avec vous la modalité adaptée à votre volume et à votre risque, rédigeons la procédure, organisons les preuves et mettons le contrat du prestataire à niveau. Première consultation gratuite et réponse sous 24 h.
Oui. L’identification à distance est pleinement valable au regard de la loi 10/2010 du 28 avril, à condition d’utiliser une méthode admise et de disposer d’une procédure propre. En Espagne, les méthodes d’identification à distance par vidéo sont régies par l’arrêté ETD/465/2021 du 6 mai.
La différence entre une entité qui a réglé le sujet et une autre qui ne l’a pas tient rarement à la technologie : elle tient à l’existence d’un document décrivant le flux réel, à la conservation des preuves et à l’existence d’un contrôle sur ce que fait le prestataire. C’est exactement ce qui est examiné lorsque la demande d’informations arrive.
Dans la vidéo en direct, un opérateur de votre entité se connecte en temps réel avec le client et réalise les vérifications pendant la visioconférence. Il vous faut du personnel disponible aux horaires où vous acquérez des clients, un script uniforme et une formation attestée pour la personne qui prend l’appel.
Dans la vidéo en différé, le client capture et envoie les éléments et l’examen a lieu ensuite. Elle passe bien mieux à l’échelle, mais reporte toute l’exigence sur la procédure : comment on examine, qui décide, ce qui se passe pour les cas douteux et comment on documente un rejet. Les exigences précises de chaque modalité sont fixées par l’arrêté ETD/465/2021 : elles ne s’improvisent pas et ne se copient pas sur le concurrent.
L’arrêté ETD/465/2021 ne se limite pas à décrire les technologies admissibles : il soumet la procédure à un contrôle préalable auprès de l’autorité compétente en matière de prévention du blanchiment, avec une portée qui varie selon la modalité choisie. Souscrire à une solution et l’activer n’est pas une option.
Nous ne vous donnerons pas de délai ferme, car il dépend de la modalité, de la qualité de votre documentation et du rapport d’audit qui accompagne la procédure. Ce que nous savons par expérience, c’est qu’une procédure générique, qui ne décrit pas le flux réel de l’entité, allonge la démarche bien plus que n’importe quelle question technique.
Non. Recourir à un prestataire de vérification d’identité règle l’exécution, pas la conformité. L’entité assujettie reste la vôtre et la procédure doit être la vôtre : votre périmètre, vos critères d’acceptation et de rejet, votre intervention humaine, votre politique de conservation et votre gouvernance interne.
L’erreur la plus coûteuse que nous voyons est celle de l’entité qui présente le manuel de l’éditeur quand on lui demande sa procédure. Cette documentation décrit un produit ; le superviseur s’intéresse à votre fonctionnement. Comment contractualiser et contrôler un tiers sans se retrouver à découvert, nous le détaillons dans externalisation des fonctions LCB-FT.
Au minimum, tout ce qui permet de reconstituer l’identification sans déranger de nouveau le client : les éléments vidéo ou image captés, la reproduction du document, le résultat des vérifications, l’identification de la personne ou du système qui les a réalisées, la décision prise et sa motivation, ainsi que la traçabilité des tentatives échouées et des rejets.
La conservation obéit à la durée fixée par la réglementation de prévention du blanchiment, avec des garanties d’intégrité et de récupération dans un format lisible. Il convient aussi de s’y exercer : une preuve que personne ne sait retrouver lorsqu’arrive une revue LCB-FT fonctionne, en pratique, comme une preuve qui n’existe pas.
Vous. La responsabilité des mesures de vigilance ne s’externalise pas : c’est la tâche qui s’externalise. C’est pourquoi le contrat avec le prestataire fait partie de votre dossier LCB-FT et n’est pas une affaire réservée au service achats.
Il doit vous donner accès aux preuves à tout moment, un droit d’audit, un contrôle de la sous-traitance, des règles claires de traitement et de localisation des données, la continuité du service et une sortie ordonnée si vous changez de prestataire. Si vous relevez en outre de DORA —règlement (UE) 2022/2554, applicable depuis janvier 2025—, ce contrat intègre des clauses obligatoires et le prestataire entre dans votre registre d’informations des prestataires TIC.
Non. Identifier, c’est établir qui est la personne. La vigilance comprend en outre la connaissance de l’objet et de la nature envisagée de la relation, de l’origine des fonds, du profil de risque du client, le filtrage par rapport aux listes et le suivi ultérieur des opérations.
Nous voyons des entités avec un onboarding à distance irréprochable qui ne savent pourtant pas expliquer pourquoi elles ont classé un client à risque faible. Si le client agit pour le compte d’autrui, ou s’avère être une personne politiquement exposée (PPE), les mesures renforcées entrent en jeu et la procédure doit le prévoir.
Pas à elle seule. L’identification par vidéo règle le cas de la personne physique : qui est l’individu de l’autre côté de la caméra. Lorsque votre client est une société, cette vidéo identifie uniquement le mandataire qui signe, et le travail de fond est autre : documentation sociétaire à jour, pouvoirs du signataire, chaîne de participation et bénéficiaire effectif.
Nous développons cette partie dans KYB : vérification des clients personnes morales. La frontière est nette : ici, nous validons des identités individuelles à distance ; là-bas, des structures sociétaires.
La procédure doit le prévoir. L’un des points qui génèrent le plus de demandes d’informations est le silence : des documents qui décrivent le flux avec une pièce d’identité nationale et ne disent absolument rien des documents étrangers, des clients non résidents ou des juridictions soumises à une surveillance renforcée.
La solution n’est ni de tout interdire ni de tout admettre, mais de fixer par écrit quels documents vous acceptez, quelles vérifications supplémentaires vous exigez et dans quels cas l’entrée en relation passe en examen manuel ou est portée devant l’organe de contrôle interne. Un critère écrit et appliqué de manière uniforme est défendable ; une succession de décisions au cas par cas, non.
Nous ne commençons pas par la technologie : nous commençons par votre entrée en relation réelle et par le risque que vous assumez. L’outil se choisit à la fin, quand nous savons ce qu’il doit faire.
Nous cartographions votre processus actuel, le type de clients que vous acquérez et votre volume. De là sort le choix entre vidéo en différé et vidéo en direct, qui conditionne les effectifs, les horaires, le coût et le niveau d’exigence documentaire.
Nous rédigeons la procédure avec votre fonctionnement réel : vérifications, critères de rejet, intervention humaine, incidents, rôles et conservation. Elle est ensuite soumise au rapport d’audit et au contrôle préalable qu’exige l’arrêté ETD/465/2021.
Formation de l’équipe, contrat du prestataire mis à niveau, échantillonnage périodique des entrées en relation, indicateurs de rejet et révision du document chaque fois que vous changez d’outil, de modalité ou de marché cible.
Si vous préférez que nous prenions tout en charge, commencez par notre service de lutte contre le blanchiment de capitaux ou par la revue du manuel LCB-FT, là où le canal à distance doit s’insérer.
Les 10 éléments d’un dispositif de prévention défendable devant le SEPBLAC, avec la preuve documentaire à pouvoir présenter pour chacun. Utile comme autodiagnostic avant l’arrivée de l’inspection.
Pas de spam. Votre e-mail sert uniquement à vous envoyer cette checklist et, de temps à autre, des actualités réglementaires pertinentes.
La checklist est en cours de téléchargement. Si elle ne démarre pas automatiquement, cliquez ici.
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Ces termes figureront dans votre document, dans le rapport d’audit et dans la première demande d’informations que vous recevrez. Les employer avec précision évite bien des explications.
Établissement de l’identité du client sans qu’il se rende dans une agence, au moyen de méthodes admises par la réglementation de prévention du blanchiment.
Le client enregistre et envoie les éléments ; l’entité les examine ensuite et décide. Elle passe bien à l’échelle, mais exige une procédure très fine d’examen et de décision.
Un employé ou un agent de l’entité effectue les vérifications en temps réel pendant la connexion avec le client.
Arrêté ETD/465/2021 du 6 mai, qui régit les méthodes d’identification à distance par vidéo au regard de la loi 10/2010.
Ensemble des preuves associées à chaque client : éléments captés, reproduction du document, vérifications, décision et motivation.
Rapport d’expert qui analyse la procédure d’identification à distance et accompagne son instruction devant l’autorité compétente.
Entité figurant dans le catalogue de l’article 2 de la loi 10/2010, qui assume les obligations de vigilance à l’égard du SEPBLAC.
Tiers qui fournit la capture, la comparaison biométrique ou la validation documentaire pour le compte de l’entité.
Personne désignée par l’entité assujettie comme interlocuteur du SEPBLAC et responsable du respect du dispositif de prévention.
Un document approuvé qui décrit le flux réel d’identification à distance de l’entité, et non le catalogue du prestataire.
Procédure versionnée et datée, avec décision d’approbation de l’organe compétent et contrôle des modifications.
Modalité vidéo clairement définie et vérifications appliquées de manière uniforme à tous les clients du canal.
Script de vérifications, critères d’acceptation et de rejet, et registre des décisions sur les cas douteux.
Capacité à reconstituer n’importe quelle entrée en relation et à remettre le dossier complet sur demande.
Éléments captés, reproduction du document, résultat des vérifications, horodatages et politique de conservation.
Revue externe de la procédure avant sa mise en production et lors de modifications importantes du flux.
Rapport d’audit, plan d’action sur les observations et preuve de leur clôture effective.
Contrôle effectif du tiers qui exécute la vérification, avec accès à l’information et capacité réelle de supervision.
Contrat comportant des clauses d’audit et de sous-traitance, rapports de service et registre des incidents traités.
Si vous vous reconnaissez dans au moins deux d’entre eux, mieux vaut revoir la procédure avant qu’un tiers ne le fasse.
La procédure d’identification par vidéo n’est pas la même dans un exchange, dans un établissement de paiement ou face à un client à haut risque. Ces pages couvrent les scénarios voisins qui apparaissent souvent dans le même projet : secteur, agrément, externalisation et clients exigeant des mesures renforcées.
Entrée en relation entièrement digitale, clients internationaux et traçabilité des fonds : le canal à distance avec l’exigence la plus élevée.
La procédure d’identification fait partie de ce que vous décrivez au superviseur et de ce que vous devez ensuite respecter.
Ce que vous pouvez déléguer à un tiers, quel contrat il vous faut et ce qui reste vôtre quoi qu’il arrive.
Clients et opérations qui exigent d’aller au-delà de l’entrée en relation standard : ce que vous ajoutez et comment vous le documentez.
Si vous devez remettre en ordre l’ensemble du dispositif, commencez par notre service de lutte contre le blanchiment de capitaux, revoyez le manuel LCB-FT et vérifiez comment votre onboarding s’insère dans le circuit AML et KYC.
Expliquez-nous votre flux d’entrée en relation à distance et nous vous disons quoi documenter, quelles preuves conserver et ce qu’il faut exiger de votre prestataire de vérification.
Dernière mise à jour : 4 août 2026
Intégrer un client sans l’avoir devant soi est aujourd’hui le fonctionnement normal dans la banque digitale, les établissements de paiement, les CASP et l’assurance, mais cela reste un acte de vigilance à l’égard de la clientèle soumis à la loi 10/2010 du 28 avril sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à son règlement d’application, le décret royal 304/2014. En Espagne, les méthodes d’identification à distance par vidéo sont régies par l’arrêté ETD/465/2021 du 6 mai. La conséquence pratique est inconfortable pour de nombreuses équipes produit : ce qui est examiné n’est pas votre application, mais la procédure qui la sous-tend et les preuves que vous avez su conserver.
L’arrêté ETD/465/2021 prévoit l’identification par vidéo en direct et par vidéo en différé, et ce choix n’est pas un détail technique : il réorganise votre entité. En vidéo en direct, un opérateur se connecte en temps réel avec le client et effectue les vérifications pendant la visioconférence. Cela suppose du personnel disponible sur la plage horaire où vous acquérez des clients, un script uniforme pour que deux opérateurs n’appliquent pas des critères différents, une formation attestée et un enregistrement conservé. C’est une modalité exigeante en effectifs, mais relativement simple à expliquer : une personne regarde et décide.
Avec la vidéo en différé, le client capture et envoie les éléments et l’examen a lieu ensuite, avec intervention humaine, avec des contrôles automatisés supervisés ou avec une combinaison des deux. Elle passe infiniment mieux à l’échelle et c’est ce qui soutient les onboardings en quelques minutes, mais elle reporte toute l’exigence sur le papier : comment on examine, selon quels critères, qui décide dans les cas douteux, ce qui se passe quand le système renvoie un résultat ambigu et comment on documente un rejet. Les exigences précises de chaque modalité sont fixées par l’arrêté lui-même, et il n’y a là aucune marge de créativité. Ce que nous décidons avec vous, c’est laquelle convient à votre volume, à votre type de clientèle et à votre capacité réelle d’examen, car choisir la mauvaise modalité se paie chaque jour en file d’attente d’entrées en relation. Vous pouvez voir comment cet élément s’insère dans le circuit complet AML et KYC.
L’erreur la plus répandue dans ce domaine consiste à confondre la solution technologique avec la conformité. L’entité retient un prestataire solide de vérification d’identité, l’intègre, commence à acquérir des clients et considère le sujet réglé. Des mois plus tard arrive une revue, on demande « la procédure d’identification à distance » et ce qui est remis, c’est la documentation commerciale de l’éditeur. Ce document décrit un produit ; personne n’a posé de question sur le produit.
Votre procédure doit décrire votre fonctionnement : périmètre et type de clientèle admis par le canal, modalité vidéo retenue, documents acceptés, vérifications réalisées sur le document et sur la personne, critères d’acceptation, critères de rejet, cas d’escalade, qui intervient et avec quelle autonomie de décision, traitement des incidents, politique de conservation des preuves, formation du personnel concerné et révision périodique. Elle doit être approuvée, datée et versionnée, et s’articuler avec le reste du dispositif : avec le manuel LCB-FT, avec l’auto-évaluation des risques de l’entité et avec les fonctions de l’organe de contrôle interne. Une procédure qui ne ressemble pas à ce que fait l’entité est pire que pas de procédure : elle atteste par écrit que vous saviez ce qu’il fallait faire et que vous faisiez autre chose.
La question qui structure tout ce travail est simple : si demain on vous demande le dossier d’un client précis intégré il y a longtemps, pouvez-vous reconstituer l’identification complète sans le recontacter ? Si la réponse est non, vous avez un problème, quelle que soit la qualité de votre technologie.
Un dossier d’identification à distance complet comprend les éléments vidéo ou image captés, la reproduction du document présenté, le résultat de chaque vérification réalisée, l’identification de la personne ou du système qui les a exécutées, la date et l’heure, la décision finale et sa motivation, ainsi que la trace des tentatives échouées, des nouvelles tentatives et des rejets antérieurs du même demandeur. Le tout est conservé pendant la durée fixée par la réglementation de prévention du blanchiment, avec des garanties d’intégrité —que personne ne puisse le modifier sans laisser de trace— et de récupérabilité dans un format lisible. Il convient de répéter la remise du dossier avant qu’on vous la demande : extraire un dossier témoin, chronométrer le temps nécessaire et vérifier que le prestataire livre ce qu’il dit livrer. Et rappelons qu’identifier n’épuise pas la vigilance : l’objet de la relation, l’origine des fonds et le profil de risque font partie du même dossier, comme nous l’expliquons dans les mesures de vigilance en matière de prévention du blanchiment.
Pratiquement aucune entité ne développe en interne la capture biométrique et la validation documentaire, et ce n’est pas nécessaire. Ce qui ne peut pas s’externaliser, c’est la responsabilité : au regard de la loi 10/2010, l’entité assujettie reste la vôtre, et la défaillance du tiers vous est imputée. C’est pourquoi le contrat avec le prestataire technologique fait partie du dossier de conformité et n’est pas une affaire qui puisse se régler uniquement entre les achats et l’équipe technique.
Les points que nous examinons toujours : accès aux preuves à tout moment et aussi à la fin de la relation, droit d’audit effectif, contrôle de la sous-traitance en chaîne, localisation et traitement des données —il s’agit de données biométriques, avec ce que cela implique en matière de protection des données—, niveaux de service, notification des incidents et stratégie de sortie qui ne vous laisse pas sans historique si vous changez de prestataire. Et un détail toujours oublié : ce qu’il advient des preuves des clients déjà identifiés le jour où vous résiliez le contrat, car votre obligation de les conserver ne prend pas fin avec la relation commerciale avec le tiers. Si votre entité relève de DORA, le règlement (UE) 2022/2554 applicable depuis janvier 2025, ce contrat intègre en outre des clauses obligatoires et le prestataire doit figurer dans le registre d’informations des prestataires TIC : nous le traitons dans services DORA et dans externalisation LCB-FT.
Une procédure d’identification à distance bien montée règle la porte d’entrée, mais la relation avec le client dure des années et le risque évolue. Le document qui décrit comment vous identifiez doit se raccorder à ce qui se passe ensuite : le classement du client dans un niveau de risque, les mesures appliquées à chaque niveau, le filtrage par rapport aux listes de sanctions et le suivi continu des opérations. Une entité qui identifie de façon irréprochable puis ne contrôle plus rien a le même problème, découvert simplement plus tard et avec plus de clients dedans.
Trois cas doivent être réglés par écrit dès le premier jour. D’abord, le client qui s’avère être une personne politiquement exposée (PPE), ou dont un proche l’est : l’entrée en relation standard ne suffit pas. Ensuite, le client qui agit pour le compte d’un tiers, ce qui oblige à identifier aussi cette personne. Enfin, les profils et juridictions qui déclenchent des mesures renforcées, pour lesquels la procédure doit indiquer ce qui est demandé en plus et qui autorise la relation. À cela s’ajoute l’horizon européen : le paquet AML de l’UE —règlement (UE) 2024/1624, directive (UE) 2024/1640 et la nouvelle autorité AMLA— progresse avec une application échelonnée et harmonisera les mesures de vigilance, y compris l’identification à distance. Si vous repensez votre onboarding maintenant, faites-le en tenant compte de ce scénario.
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