Halten Sie Ihr AML/CFT-System lebendig – mit wirksamen laufenden Sorgfaltspflichten: Überwachung der Kunden, regelmäßige Aktualisierung des KYC, Überwachung der Transaktionen, Erkennung von Warnsignalen und Dokumentation der Nachweise, um das Gesetz 10/2010 einzuhalten und für den SEPBLAC gerüstet zu sein.
„Wir prüfen und aktualisieren die Kundeninformationen nach ihrem Risikoniveau: Unterlagen, wirtschaftlich Berechtigter, PEPs, Sanktionen und Herkunft der Mittel. Immer aktuell, immer nachweisbar.“
„Wir entwickeln risikoangemessene Überwachungsregeln: Schwellenwerte, ungewöhnliche Muster, automatische Warnmeldungen, Untersuchung und dokumentierter Abschluss jedes Falls.“
„Ständiger Abgleich mit internationalen Sanktionslisten, PEP-Listen und negativen Medienberichten. Ändert sich die Situation eines Kunden, erkennen wir es und handeln.“
„Jede Prüfung, jede Warnmeldung, jede Entscheidung wird mit Datum, verantwortlicher Person und angewandtem Kriterium dokumentiert. Nachweise, bereit für Audit, externen Prüfer und SEPBLAC.“
Planmäßige Überprüfung der Kundeninformationen nach Risikoniveau: Identitätsnachweise, wirtschaftlich Berechtigter, Tätigkeit, Herkunft der Mittel und Transaktionsprofil.
Entwicklung von Überwachungsregeln: Schwellenwerte, ungewöhnliche Muster, Häufigkeit, Beträge, Herkunfts- und Zielländer sowie Übereinstimmung mit dem angegebenen Kundenprofil.
Ständiger Abgleich mit internationalen Sanktionslisten, politisch exponierten Personen und negativen Medienberichten, mit automatischen Warnmeldungen bei Änderungen.
Protokoll für interne Untersuchungen: Eingang der Warnmeldungen, Analyse, Eskalation, Entscheidung (Ablage, EDD, Meldung) und dokumentierter Abschluss mit Nachweisen.
Anwendung verstärkter Maßnahmen, wenn das Risiko es erfordert: erweiterte Recherche, Herkunft der Mittel und des Vermögens, Genehmigung durch die Geschäftsleitung und intensivierte Überwachung.
Erfassung jeder Maßnahme der laufenden Sorgfaltspflichten: Prüfungen, Warnmeldungen, Entscheidungen, Eskalationen und Ergebnisse mit Datum, verantwortlicher Person und angewandtem Kriterium.
Gesetzliche Pflicht: Das Gesetz 10/2010 und das Königliche Dekret 304/2014 verpflichten die Verpflichteten, während der gesamten Geschäftsbeziehung Maßnahmen zur laufenden Überwachung anzuwenden – nicht nur zu Beginn.
Veränderung des Risikoprofils: Ein Kunde mit geringem Risiko kann zu einem Kunden mit hohem Risiko werden, wenn sich seine Tätigkeit, seine wirtschaftlich Berechtigten, seine Transaktionen oder sein Bezug zu sensiblen Jurisdiktionen ändern.
Häufiger Prüfungsbefund: Fehlende laufende Sorgfaltspflichten gehören zu den Verstößen, die der SEPBLAC bei seinen Prüfungen und die Berichte der externen Prüfer am häufigsten beanstanden.
Schwere Sanktionen: Verstöße gegen die Pflichten zur laufenden Überwachung können nach dem Gesetz 10/2010 (Art. 51–56) schwere oder sehr schwere Sanktionen nach sich ziehen.
Reputations- und Betriebsrisiko: Wer verdächtige Transaktionen mangels Überwachung nicht erkennt, setzt das Unternehmen strafrechtlichen Folgen, Kontosperrungen und Vertrauensverlust aus.
Die laufenden Sorgfaltspflichten (auch laufende Überwachung oder Ongoing Due Diligence genannt) sind die Pflicht der Verpflichteten, die Informationen über ihre Kunden aktuell zu halten und deren Transaktionen während der gesamten Dauer der Geschäftsbeziehung zu überwachen – nicht nur bei der Aufnahme.
Sie beruhen auf dem Grundsatz, dass das Risikoprofil eines Kunden nicht statisch ist: Es kann sich durch Änderungen der Tätigkeit, der Gesellschaftsstruktur, der wirtschaftlich Berechtigten, der Transaktionen oder des Bezugs zu Jurisdiktionen, Sanktionen oder negativen Nachrichten verändern.
Die laufenden Sorgfaltspflichten sind kein Extra: Sie sind eine zentrale Pflicht des Gesetzes 10/2010 (Art. 6), und Verstöße dagegen gehören zu den häufigsten Befunden bei Prüfungen des SEPBLAC.
Alle Verpflichteten nach dem Gesetz 10/2010: Finanzinstitute, Zahlungsinstitute, Wertpapierinstitute, Versicherungsunternehmen, Immobilienunternehmen, Rechts- und Buchhaltungsberufe, Casinos, Juweliere, Händler hochwertiger Güter, Anbieter von Kryptowerte-Dienstleistungen (VASPs/CASPs) und weitere Tätigkeiten im Anwendungsbereich.
Die Pflicht erstreckt sich auf alle bestehenden Geschäftsbeziehungen, nicht nur auf Neukunden. Dazu gehören auch Bestandskunden, deren Informationen veraltet sein können.
Wenn Ihr Unternehmen Verpflichteter ist und aktive Kunden hat, gelten die laufenden Sorgfaltspflichten für alle – mit einer Intensität, die ihrem Risikoniveau entspricht.
Die laufenden Sorgfaltspflichten umfassen drei Hauptbestandteile: Aktualisierung der Kundeninformationen (regelmäßiges KYC), Transaktionsüberwachung (Abgleich der tatsächlichen Transaktionen mit dem angegebenen Profil) und laufendes Screening (ständige Prüfung gegen Sanktionslisten, PEP-Listen und negative Medienberichte).
Hinzu kommen die Bearbeitung von Warnmeldungen (Untersuchung, Eskalation und dokumentierter Abschluss), die Anwendung verstärkter Maßnahmen (EDD), wenn ein erhöhtes Risiko festgestellt wird, und die Dokumentation aller Maßnahmen mit Datum, verantwortlicher Person, Kriterium und Ergebnis.
Was ein wirksames System laufender Sorgfaltspflichten von einem rein formalen unterscheidet, ist die Umsetzung: dass die Prüfungen stattfinden, die Warnmeldungen untersucht werden und alles nachweisbar dokumentiert ist.
Die Häufigkeit der KYC-Aktualisierung muss dem Risikoniveau des Kunden angemessen sein – gemäß dem risikobasierten Ansatz (RBA), den die AML/CFT-Vorschriften verlangen.
Entscheidend ist nicht nur, die Intervalle festzulegen, sondern die Überprüfungen durchzuführen und die Ergebnisse zu dokumentieren. Ein KYC-Kalender ohne Umsetzung ist ein Verstoß.
Die Transaktionsüberwachung besteht darin, laufend zu prüfen, ob die tatsächlichen Transaktionen des Kunden mit seinem angegebenen Profil übereinstimmen: Art der Transaktionen, Beträge, Häufigkeit, Gegenparteien, Herkunfts- und Zielländer sowie Zahlungsmittel.
Eine Warnmeldung, die nicht untersucht wird, ist schlimmer als gar keine Warnmeldungen: Sie beweist, dass das System etwas erkannt und das Unternehmen nicht gehandelt hat.
Wenn die laufenden Sorgfaltspflichten einen Anstieg des Risikoniveaus eines Kunden aufdecken – neue Warnmeldungen, Wechsel der wirtschaftlich Berechtigten, Verbindung zu PEPs, Transaktionen, die nicht zum Profil passen –, werden die Maßnahmen der verstärkten Sorgfaltspflichten (EDD) ausgelöst.
Die EDD kann die Anforderung zusätzlicher Informationen zur Herkunft der Mittel und des Vermögens, die Genehmigung der Geschäftsbeziehung durch die Geschäftsleitung, eine intensivere Transaktionsüberwachung und in extremen Fällen die Entscheidung umfassen, die Geschäftsbeziehung zu beenden.
Die EDD liegt nicht im Ermessen, wenn Risikosignale erkannt werden: Sie ist eine gesetzliche Pflicht, deren Nichterfüllung als Verletzung der Sorgfaltspflichten gilt.
Verstöße gegen die Pflichten zur laufenden Überwachung können nach dem Gesetz 10/2010 (Art. 51–56) schwere oder sehr schwere Sanktionen nach sich ziehen: Geldbußen von bis zu 10 % des Umsatzes, öffentliche Verwarnung, Aussetzung der Tätigkeit oder Widerruf von Zulassungen.
Über die Sanktionen hinaus setzen fehlende laufende Sorgfaltspflichten das Unternehmen der strafrechtlichen Verantwortung für leichtfertige Geldwäsche (Art. 301.3 des spanischen Strafgesetzbuchs) aus, ebenso Kontosperrungen, dem Verlust von Korrespondenzbankbeziehungen und irreversiblen Reputationsschäden.
Die laufenden Sorgfaltspflichten sind kein Kostenfaktor: Sie sind der Schutz, der weit schwerere Folgen verhindert, als ihre Einführung mit sich bringt.
Die laufenden Sorgfaltspflichten sind Teil eines vollständigen AML/CFT-Systems. Entdecken Sie die Leistungen, die die Überwachung und Betreuung Ihrer Kunden ergänzen.
Pflichtdokument, das die Verfahren der laufenden Sorgfaltspflichten, Rollen, Abläufe und Handlungskriterien festlegt.
Vollständiges Leistungsangebot: Risikobewertung, Handbuch, Schulung, Audits, Bericht des externen Prüfers und laufende Überwachung.
Analyse und Dokumentation des Wegs von Geldern und Transaktionen zur Unterstützung der Untersuchungen im Rahmen der laufenden Sorgfaltspflichten.
Nachweis der rechtmäßigen Herkunft von Geldern bei relevanten Transaktionen: Dokumentation und überprüfbare Rückverfolgbarkeit.
Laufende Sorgfaltspflichten für Anbieter von Krypto-Dienstleistungen: KYC/KYB, KYT, Travel Rule und On-Chain-Monitoring.
Prüfung des AML-Systems von Exchanges und Plattformen: Wirksamkeit der Überwachung, Warnmeldungen, KYC und Maßnahmenplan zur Behebung.
Einhaltung der Travel Rule: Pflichtangaben bei Transfers, Validierungen und Rückverfolgbarkeit als Teil der laufenden Überwachung.
Informationserklärung über Kryptowährungen im Ausland: Meldepflichten, die mit der AML/CFT-Überwachung zusammenhängen.
Kreuzen Sie die Punkte an, die auf Ihr Unternehmen zutreffen. Je mehr unmarkiert bleiben, desto größer ist die Lücke bei Ihren laufenden Sorgfaltspflichten.
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Kreuzen Sie die Kontrollen an, die Sie bereits umgesetzt haben.
Alles, was Sie über laufende Sorgfaltspflichten in der Geldwäscheprävention (AML/CFT) wissen müssen: Rechtsrahmen, Bestandteile, Häufigkeit, Bezug zum risikobasierten Ansatz, besondere Branchen und Fehler, die Sie vermeiden sollten.
Die laufenden Sorgfaltspflichten sind die Gesamtheit der Maßnahmen, die Verpflichtete anwenden müssen, um die Informationen über ihre Kunden aktuell zu halten und deren Transaktionen während der gesamten Laufzeit der Geschäftsbeziehung zu überwachen. Sie sind in Artikel 6 des Gesetzes 10/2010 geregelt und in den Artikeln 26 ff. des Königlichen Dekrets 304/2014 näher ausgestaltet.
Sie sind keine punktuelle Kontrolle und keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess, der die regelmäßige Überprüfung der Kundeninformationen (KYC), die Überwachung der Transaktionen (Transaction Monitoring), das ständige Screening gegen Sanktions- und PEP-Listen und die dokumentierte Bearbeitung von Warnmeldungen und Vorfällen verbindet. Ihr Ziel ist es, Änderungen im Risikoprofil des Kunden zu erkennen und entsprechend zu handeln, bevor ein Verstoß eintritt.
Das Gesetz 10/2010 bestimmt in seinem Artikel 6, dass die Verpflichteten die Geschäftsbeziehung laufend überwachen müssen – einschließlich der Prüfung der durchgeführten Transaktionen und der Aktualisierung der Dokumente, Daten und Informationen, die bei der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhoben wurden.
Das Königliche Dekret 304/2014 (Art. 26–28) konkretisiert diese Pflichten: Die Informationen müssen in risikoangemessenen Abständen aktualisiert werden, die Transaktionen müssen überwacht werden, um Abweichungen vom Kundenprofil zu erkennen, und der Verpflichtete muss nachweisen können, dass die Überwachung tatsächlich stattfindet. Die Leitlinien des SEPBLAC und die Empfehlungen der FATF (GAFI) bekräftigen, dass die laufenden Sorgfaltspflichten verhältnismäßig, risikobasiert und dokumentiert sein müssen.
Der erste Bestandteil ist die regelmäßige KYC-Aktualisierung: Identitätsnachweise, wirtschaftlich Berechtigter, wirtschaftliche Tätigkeit, Herkunft der Mittel und Transaktionsprofil des Kunden werden in einer seinem Risikoniveau angemessenen Häufigkeit überprüft und aktualisiert.
Der zweite Bestandteil ist die Transaktionsüberwachung: Regeln, Schwellenwerte und Muster festlegen, mit denen sich ungewöhnliche oder nicht zum angegebenen Kundenprofil passende Transaktionen erkennen lassen. Der dritte Bestandteil ist das laufende Screening: ständige Prüfung gegen Sanktionslisten, PEP-Listen und negative Medienberichte.
Der vierte Bestandteil ist die Bearbeitung von Warnmeldungen: ein internes Untersuchungsprotokoll (Eingang, Analyse, Entscheidung, Eskalation, Abschluss) mit Dokumentation jedes Schritts. Und der fünfte ist die Anwendung verstärkter Maßnahmen (EDD), wenn das Risiko es erfordert: Herkunft der Mittel und des Vermögens, Genehmigung durch die Geschäftsleitung, intensivierte Überwachung oder Beendigung der Geschäftsbeziehung.
Die laufenden Sorgfaltspflichten sind mit einer risikoangemessenen Intensität anzuwenden. Nicht alle Kunden erfordern dieselbe Prüfhäufigkeit oder dasselbe Überwachungsniveau. Der risikobasierte Ansatz (RBA) ermöglicht einen effizienten Einsatz der Ressourcen: mehr Intensität bei Kunden mit höherem Risiko, seltenere Prüfungen bei Kunden mit geringerem Risiko.
Zu den Faktoren, die das Risikoniveau bestimmen, gehören der Kundentyp (natürliche Person, juristische Person, komplexe Struktur), das in Anspruch genommene Produkt oder die Dienstleistung, der Vertriebskanal, die Jurisdiktion (des Kunden und seiner Gegenparteien), die wirtschaftliche Tätigkeit und die bisherige Transaktionshistorie. Diese Faktoren sind gemeinsam zu bewerten und in der Risikoeinstufung des Kunden zu dokumentieren.
Ein System laufender Sorgfaltspflichten, das alle Kunden gleich behandelt, erfüllt den RBA nicht: Entweder verschwendet es Ressourcen auf Kunden mit geringem Risiko oder – viel schlimmer – widmet den Kunden mit hohem Risiko nicht genug Aufmerksamkeit.
Im Finanzsektor umfassen die laufenden Sorgfaltspflichten die automatisierte Transaktionsüberwachung, das Echtzeit-Screening und die Bearbeitung von KYT-Warnmeldungen (Know Your Transaction) mit Regeln, die nach Produkttyp und Vertriebskanal kalibriert sind.
Im Kryptosektor kommen das On-Chain-Monitoring (KYT/Blockchain-Analytics), die Überprüfung der Gegenparteien bei Transfers (Travel Rule) und das Screening von Adressen/Wallets gegen Risikodatenbanken hinzu. Im Immobiliensektor konzentrieren sich die laufenden Sorgfaltspflichten auf die Aktualisierung des Profils von Käufern und Investoren, die Prüfung der Mittelherkunft bei aufeinanderfolgenden Transaktionen und die Überwachung relevanter Mieter.
In allen Branchen gilt dasselbe: ein System, das umgesetzt und dokumentiert wird und es ermöglicht, gegenüber den Aufsichtsbehörden nachzuweisen, dass der Verpflichtete seine Sorgfaltspflichten während der gesamten Geschäftsbeziehung erfüllt hat.
Der häufigste Fehler besteht darin, die Sorgfaltspflichten nur bei der Aufnahme zu erfüllen und nicht fortzuführen: Viele Verpflichtete investieren in ein robustes KYC beim Onboarding, überprüfen die Kundeninformationen aber jahrelang nicht. Gegenüber dem SEPBLAC kommt das dem Fehlen laufender Sorgfaltspflichten gleich.
Ein weiterer häufiger Fehler sind generische Überwachungsregeln, die nicht an Kundentyp, Produkt oder Vertriebskanal angepasst sind. Ein System mit identischen Schwellenwerten und Mustern für alle Kunden erfüllt den risikobasierten Ansatz nicht und erzeugt zu viele False Positives (die das Team überlasten) oder False Negatives (die verdächtige Transaktionen durchlassen).
Kritisch ist es auch, Entscheidungen über Warnmeldungen nicht zu dokumentieren: eine Warnmeldung abzulegen, ohne festzuhalten, wer sie analysiert hat, welche Informationen geprüft wurden, welches Kriterium angewandt wurde und warum sie geschlossen wurde. Bei einer Prüfung macht fehlende Dokumentation aus einer vernünftigen Entscheidung einen Verstoß. Laufende Sorgfaltspflichten bedeuten nicht nur zu überwachen, sondern nachweisen zu können, dass überwacht, analysiert und mit Bedacht gehandelt wurde.
Maßgebliche Vorschriften, mit Link zum amtlichen Text:
Vorschriften und Links im geprüft.