Fintech
Die Plattformmigration
„Das Kernbanksystem oder der KYC-Dienstleister wird gewechselt, und die alten Akten bleiben in einem System, auf das niemand mehr Zugriff hat.“
Aufbewahrungspflichten zur Geldwäscheprävention in Spanien
Artikel 25 des Gesetzes 10/2010 verpflichtet dazu, die Unterlagen zu den Sorgfaltspflichten und zu den Transaktionen zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Pflicht erhält die wenigste Aufmerksamkeit – und sie macht jede Prüfung zum Problem, wenn sie nicht erfüllt wurde.
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- Antwort innerhalb von 24 Std.
- Unverbindlich
- Aufbewahrungsfrist
- 10 Jahre
- Rechtsgrundlage (Gesetz 10/2010)
- Art. 25
- Mindestbuße bei schweren Verstößen
- 60.000 €
- Rechtsgrundlage nach DSGVO
- Art. 6.1.c
Leistungen
Was wir für Sie bei der Aufbewahrung von Unterlagen tun
Aufbewahren heißt nicht ablegen: Es heißt, ein bestimmtes Dokument acht Jahre später vollständig und mit seinem Kontext wiederzufinden.
Richtlinie
Aufbewahrungs- und Löschrichtlinie
Wir erstellen die Richtlinie, die festlegt, was aufbewahrt wird, wie lange, auf welchem Datenträger, wer Zugriff hat und – was fast niemand hat – was nach Fristablauf gelöscht wird und wie das nachgewiesen wird.
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Art. 2510 JahreLöschung
DSGVO
Abstimmung mit dem Datenschutz
Die geldwäscherechtliche Aufbewahrung ist eine Rechtsgrundlage der Verarbeitung aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung, aber kein Freibrief: Zweck, Zugriff und Löschung nach Fristablauf müssen klar abgegrenzt sein, damit kein Konflikt mit der DSGVO entsteht.
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DSGVORechtsgrundlageLöschung
KYC
Nachvollziehbarkeit der KYC-Akte
Die Akte soll nicht nur existieren, sondern sich so rekonstruieren lassen, wie sie damals war.
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AkteVersion
Dritte
Unterlagen bei Dienstleistern
Wer was verwahrt, wenn Onboarding oder Archiv ausgelagert sind.
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DienstleisterVerwahrung
Prüfung
Beantwortung von Auskunftsersuchen
Wie historische Unterlagen bei einem Auskunftsersuchen wiedergefunden und übergeben werden.
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AuskunftsersuchenÜbergabe
Audit
Wiederauffindungstest
Probelauf zur Wiederauffindung alter Akten, um zu prüfen, ob das Archiv funktioniert.
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ProbelaufStichprobe
Begriff
Was wie lange aufbewahrt werden muss
Zehn Jahre, auf einem abrufbaren Datenträger und so, dass sich die Akte so rekonstruieren lässt, wie sie damals war.
Artikel 25 des Gesetzes 10/2010 verpflichtet die Verpflichteten, die Unterlagen, in denen die Erfüllung der Sorgfaltspflichten dokumentiert ist, sowie die Belege und Aufzeichnungen zu den Transaktionen zehn Jahre lang aufzubewahren. Das ist eine lange Frist, deutlich länger als die Frist, die für gewöhnliche Geschäftsunterlagen üblicherweise angesetzt wird.
Entscheidend ist nicht die Frist selbst, sondern was sie bedeutet: Die Pflicht ist nicht erfüllt, wenn man ablegt, sondern wenn man wiederfinden kann. Ein Archiv, das zwar existiert, in dem sich die Akte eines bestimmten Kunden aber nicht in angemessener Zeit finden lässt, oder das ein Dokument liefert, das sich wegen eines veralteten Formats nicht mehr öffnen lässt, erfüllt Artikel 25 nicht – auch wenn technisch nichts verloren gegangen ist.
Und es gibt eine zweite Seite, um die sich kaum jemand kümmert: die Löschung. Unterlagen ohne Rechtfertigung über die gesetzliche Frist hinaus aufzubewahren ist keine Vorsicht, sondern eine Datenverarbeitung ohne Rechtsgrundlage. Die Aufbewahrungsrichtlinie muss festlegen, wann aufbewahrt und auch wann vernichtet wird – mit Nachweis der Vernichtung.
Umfang
Welche Unterlagen unter die Pflicht fallen
Sechs Bereiche mit unterschiedlichen Regeln für den Fristbeginn und eigenen Fallstricken.
| Bereich | Was dazugehört | Ab wann die Frist läuft | Typischer Fehler |
|---|---|---|---|
| Identifizierung des Kunden | Ausweisdokument, Verifizierungsdaten, Vertretung und Vollmachten | Ab Beendigung der Geschäftsbeziehung | Die Frist wird ab Aufnahme statt ab Beendigung berechnet – das verkürzt die tatsächliche Frist um mehrere Jahre. |
| Wirtschaftlich Berechtigter | Organigramme, Erklärungen, Verifizierungen und die Begründung der Analyse der Kontrollkette | Ab Beendigung der Beziehung | Das Ergebnis wird aufbewahrt, nicht aber die Begründung – genau die wird bei einer Prüfung verlangt. |
| Zweck und Art | Informationen über die Tätigkeit des Kunden und den Zweck der Geschäftsbeziehung | Ab Beendigung der Beziehung | Es bleibt bei losen Notizen des Vertriebs, die nie in die Akte gelangen. |
| Transaktionen | Belege und Aufzeichnungen, die jede Transaktion nachweisen | Ab Ausführung der Transaktion | Die Buchung wird aufbewahrt, nicht aber der Beleg, der sie begründete. |
| Analysen und Alerts | Erzeugte Alerts, durchgeführte Analyse, Ergebnis und getroffene Entscheidung | Ab Abschluss der Analyse | Als False Positive geschlossene Alerts werden gelöscht – dabei belegen gerade sie, dass analysiert wurde. |
| Meldungen | An den SEPBLAC übermittelte Meldungen und Eingangsbestätigungen | Ab Übermittlung | Die Eingangsbestätigung wird isoliert abgelegt, ohne die Akte, auf die sie zurückgeht. |
Der Fristbeginn ist nicht für alle Bereiche gleich: Unterlagen zu den Sorgfaltspflichten knüpfen an die Beendigung der Geschäftsbeziehung an, Unterlagen zu Transaktionen an deren Ausführung. Halten Sie das schriftlich in der Aufbewahrungsrichtlinie fest, um vorzeitige Löschungen zu vermeiden.
Vergleich
Geldwäscherechtliche Aufbewahrung und Datenschutz
Zwei Pflichten, die gegensätzlich wirken, sich in Wirklichkeit aber zeitlich ordnen lassen.
| Frage | AML-Rahmen (Gesetz 10/2010) | DSGVO-Rahmen | Lösung |
|---|---|---|---|
| Rechtsgrundlage der Verarbeitung | Gesetzliche Aufbewahrungspflicht | Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6.1.c) | Die Rechtsgrundlage besteht; sie muss im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden |
| Frist | Zehn Jahre | So lange, wie für den Zweck erforderlich | Die AML-Frist bestimmt die DSGVO-Frist, sie geht nicht darüber hinaus |
| Zweck | Geldwäscheprävention und Beantwortung von Auskunftsersuchen | Begrenzt und eindeutig | Das AML-Archiv darf nicht für Vertriebszwecke genutzt werden |
| Zugriff | Beschränkt auf diejenigen, die ihn benötigen | Datenminimierung und Zugriffskontrolle | Gezielte Berechtigungen und Protokollierung der Zugriffe |
| Recht auf Löschung | Tritt hinter die gesetzliche Pflicht zurück | Mit Einschränkungen ausübbar | Wird während der Frist begründet abgelehnt |
| Nach Ablauf der Frist | Die Aufbewahrungspflicht endet | Löschpflicht, wenn keine andere Rechtsgrundlage besteht | Dokumentierte Löschung |
Der scheinbare Konflikt zwischen beiden Rahmen löst sich fast immer gleich: Während der gesetzlichen Frist hat die Aufbewahrung Vorrang, nach Fristablauf die Löschung. Nicht zu verteidigen ist eine unbefristete Aufbewahrung „für alle Fälle“.
Branchen
Wo in jeder Branche Unterlagen verloren gehen
Der Fehler ist selten eine absichtliche Vernichtung: Es ist eine Migration, ein Dienstleisterwechsel oder ein Format, das ausstirbt.
Kanzleien
Die Papierakte
„Es gibt weiterhin ein physisches Archiv, und nach welchem Kriterium digitalisiert wurde und was nicht, wurde nie dokumentiert.“
Immobilien
Der Makler, der gegangen ist
„Die Kundenunterlagen lagen im E-Mail-Postfach oder auf dem Rechner der Person, die das Geschäft betreut hat, nicht in einem gemeinsamen Repository.“
Krypto
Die Monitoring-Historie
„Die On-Chain-Transaktionen werden aufbewahrt, nicht aber die Alerts und die dazu durchgeführte Analyse.“
Folgen
Was passiert, wenn Sie die Unterlagen nicht wiederfinden
Die Aufbewahrung trägt alle anderen Pflichten: Ohne Dokument gibt es keinen Nachweis, dass irgendetwas erfüllt wurde.
Eine Akte nicht vorlegen zu können, ist schlimmer, als sie unvollständig zu haben. Über eine mangelhafte Akte lässt sich diskutieren; eine Akte, die nicht auftaucht, gilt als nicht existent.
Der Verstoß fällt im ungünstigsten Moment auf: wenn bereits ein Auskunftsersuchen auf dem Tisch liegt und nur wenige Tage für die Antwort bleiben.
Und zu viel aufzubewahren ist auch nicht neutral. Personenbezogene Daten nach Fristablauf ohne Rechtsgrundlage zu speichern, ist ein anderes Problem, aber ebenfalls sanktionierbar.
| Schweregrad | Höhe | Grundlage oder Alternative |
|---|---|---|
| Sanktionen bei leichten Verstößen | bis zu 60.000 € | Weniger schwerwiegende Verstöße oder solche ohne nennenswerte Auswirkungen auf das Präventionssystem. |
| Schwere Verstöße | 60.000 € – 5.000.000 € | Oder 10 % der gesamten Mittel des Unternehmens. |
| Sanktionen für sehr schwere Verstöße | 150.000 € – 10.000.000 € | Oder 10 % der Eigenmittel des Instituts. |
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Das ist der schnellste Test, um zu wissen, ob Ihr AML-Archiv funktioniert. Dauert es länger als einen Tag oder kommt die Akte unvollständig zurück, haben Sie ein Problem, das Sie vor der nächsten Prüfung lösen sollten.
Häufige Fragen
Aufbewahrung von Unterlagen: häufige Fragen
Wie lange müssen die AML-Unterlagen aufbewahrt werden?
Zehn Jahre nach Artikel 25 des Gesetzes 10/2010. Die Fristberechnung ist nicht für alle Bereiche gleich: Unterlagen zu den Sorgfaltspflichten knüpfen an die Beendigung der Geschäftsbeziehung an, Unterlagen zu Transaktionen an deren Ausführung.
Reicht es, eine digitale Kopie aufzubewahren?
Ja, sofern Integrität, Lesbarkeit und Wiederauffindbarkeit während der gesamten Frist gewährleistet sind. Nicht ausreichend ist eine teilweise Digitalisierung ohne dokumentiertes Kriterium oder ein Format, das sich in sieben Jahren nicht mehr öffnen lässt. Die Aufbewahrungsrichtlinie muss sich zu Datenträger, Format und Migrationen äußern.
Ab wann laufen die zehn Jahre?
Für Unterlagen zu den Sorgfaltspflichten ab Beendigung der Geschäftsbeziehung, nicht ab Aufnahme. Das ist einer der häufigsten Fehler bei der Fristberechnung und führt zu vorzeitigen Löschungen: Bei einem Kunden mit fünfzehn Jahren Geschäftsbeziehung muss die Akte bis zehn Jahre nach seinem Ausscheiden aufbewahrt werden.
Müssen als False Positive geschlossene Alerts aufbewahrt werden?
Ja, und sie gehören zu den wertvollsten. Ein geschlossener Alert mit dokumentierter Analyse belegt, dass das Monitoring-System funktioniert und mit Urteilsvermögen gearbeitet wurde. Werden sie gelöscht, bleibt ein Register, in dem nur Alerts erscheinen, die zu einer Meldung geführt haben – was fälschlich nahelegt, dass sonst nichts analysiert wird.
Und die DSGVO? Müssen die Daten nicht gelöscht werden?
Während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist dient die geldwäscherechtliche Pflicht als Rechtsgrundlage der Verarbeitung und hat Vorrang vor dem Recht auf Löschung, das begründet abzulehnen ist. Nach Fristablauf kehrt sich die Logik um: Besteht keine andere Rechtsgrundlage, ist zu löschen. Ausführlich dazu auf unserer Seite zum Datenschutz.
Und wenn ein externer Dienstleister die Unterlagen verwahrt?
Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Der Vertrag mit dem Dienstleister muss die Aufbewahrung während der gesetzlichen Frist, den jederzeitigen Zugriff und – entscheidend – die vollständige Rückgabe bei Vertragsende sicherstellen. Wenn Sie KYC oder Archiv auslagern, prüfen Sie diese Klausel: Sie fehlt am häufigsten. Mehr zur Auslagerung von AML-Funktionen.
Muss die Löschung dokumentiert werden?
Das ist dringend zu empfehlen. Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die die Löschung nach Fristablauf vorsieht, aber keinen Nachweis über die Durchführung hinterlässt, kann nicht erklären, warum eine zwölf Jahre alte Akte nicht mehr vorhanden ist. Der Löschnachweis unterscheidet eine ordnungsgemäße Löschung von einem Informationsverlust.
Was wird bei einer Prüfung von mir verlangt?
In der Regel eine Stichprobe bestimmter Akten nach Name und Datum. Bewertet wird nicht nur, ob sie auftauchen, sondern auch, wie lange es dauert, sie zu finden, und ob sie vollständig mit ihrem Kontext vorliegen: Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigter, Zweck, Transaktionen, Alerts und Entscheidungen.
Ändert sich die Frist mit der AMLR?
Die Verordnung (EU) 2024/1624 regelt ebenfalls die Aufbewahrungsfrist nach einem ähnlichen Schema und harmonisiert sie ab dem 10. Juli 2027 auf europäischer Ebene. Vor diesem Datum sollten Sie die interne Richtlinie überprüfen, um sicherzustellen, dass es keine Abweichungen bei der Fristberechnung gibt. Mehr auf unserer Seite zur AMLR.
Darf man für alle Fälle länger als zehn Jahre aufbewahren?
Nicht ohne eine Grundlage, die das rechtfertigt. Ein laufendes Gerichtsverfahren, ein Sanktionsverfahren oder eine anhängige Beschwerde kann die verlängerte Aufbewahrung bestimmter Unterlagen rechtfertigen. Nicht haltbar ist eine unbefristete, pauschale Aufbewahrung als Standardpolitik.
Praxisleitfaden
Praxisleitfaden zur Aufbewahrung von Unterlagen
Eine brauchbare Aufbewahrungsrichtlinie passt auf wenige Seiten und beantwortet fünf Fragen: was, wie lange, wo, wer Zugriff hat und wann gelöscht wird. Zehn Schritte, um sie zu erstellen und zu testen.
Legen Sie den Fristbeginn fest
Für jeden Bereich gesondert: Sorgfaltspflichten ab dem Ausscheiden des Kunden, Transaktionen ab ihrer Ausführung. Ohne diese Präzisierung wird zu früh oder zu spät gelöscht.
Testen Sie, ob es funktioniert
Eine Richtlinie, die niemand getestet hat, ist eine Hypothese. Fordern Sie einmal im Jahr zwei zufällig ausgewählte alte Akten an und stoppen Sie die Zeit.
Und schließen Sie den Kreis
Legen Sie fest, was nach Fristablauf vernichtet wird, wer das ausführt und wie es nachgewiesen wird. Die dokumentierte Löschung ist Teil der Compliance, nicht ihr Gegenteil.
Checkliste zur Aufbewahrung von Unterlagen in 10 Schritten
- Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagenbereiche erfassen und festhalten, wo sich jeder heute befindet.
- Die Regel für den Fristbeginn für jeden Bereich schriftlich festlegen und dabei zwischen Sorgfaltspflichten und Transaktionen unterscheiden.
- Datenträger und Format der Aufbewahrung festlegen und technologische Migrationen einplanen.
- Die Zugriffsberechtigungen auf das Archiv und die Protokollierung der Zugriffe festlegen.
- Die Verwahrung vertraglich regeln, wenn ein Dienstleister die Unterlagen verwahrt, einschließlich ihrer Rückgabe.
- Das Verfahren zur Beantwortung von Auskunftsersuchen festhalten: wer sucht, in welcher Frist und in welchem Format übergeben wird.
- Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung im Sinne der DSGVO und die Vorgehensweise bei Löschanträgen dokumentieren.
- Das Löschverfahren nach Fristablauf festlegen, mit verantwortlicher Person und Durchführungsnachweis.
- Einmal jährlich einen Wiederauffindungstest an zufällig ausgewählten alten Akten durchführen.
- Die Richtlinie nach jeder Systemmigration, jedem Dienstleisterwechsel oder jeder wesentlichen Rechtsänderung überprüfen.
Wenn Sie Ihr Archiv testen möchten, bevor die Aufsicht es tut, beginnen Sie mit einem AML/CFT-Audit oder mit dem Bericht des externen Prüfers.
Aufbewahrung im operativen Alltag
Von „alles ist archiviert“ zum belastbaren Nachweis
Die Aufbewahrung scheitert an bestimmten, vorhersehbaren Punkten. Das sind die vier.
1) ErfassungDas Dokument muss ins Archiv gelangen
Eine Akte, die im E-Mail-Postfach eines Vertriebsmitarbeiters oder in einem lokalen Ordner liegt, ist nicht aufbewahrt: Sie droht mit der Person zu verschwinden.
- Ein zentrales Repository
- Keine lokalen Kopien
- Erfassung im Prozess
2) IntegritätEs muss dasselbe Dokument bleiben
Stabiles Format, erhaltene Metadaten und nachvollziehbare Versionen. Ein ohne Kontext neu erzeugtes PDF verliert einen Großteil seines Beweiswerts.
- Langlebiges Format
- Metadaten
- Versionierung
3) MigrationEs muss den Systemwechsel überstehen
Hier gehen die meisten Unterlagen verloren. Jede Migration braucht einen ausdrücklichen Plan für den Altbestand, nicht nur für die aktuellen Daten.
- Plan für den Altbestand
- Prüfung nach der Migration
- Zugriff auf das Altsystem
4) WiederauffindungEs muss auffindbar sein
Der eigentliche Test. Ein Archiv, das alles aufbewahrt, aber drei Wochen braucht, um eine Akte zu finden, hilft bei einem Auskunftsersuchen mit zehn Tagen Frist nicht weiter.
Tipp: Machen Sie einmal im Jahr einen Wiederauffindungstest mit zwei zufällig ausgewählten Akten und protokollieren Sie den Zeitaufwand und die Vollständigkeit. Das ist ein erstklassiger Nachweis bei einer Prüfung.
Schnelle EntscheidungPraxisübersicht: Muss das aufbewahrt werden?
Drei häufige Fragen und ihre Antwort.
Geschlossener Alert
Ja. Er belegt, dass analysiert wurde. Mit Ergebnis und Datum.
Interessent, der nie Kunde wurde
Ja, wenn mit den Sorgfaltspflichten begonnen wurde. Aufbewahrt wird, was erhoben wurde.
Elf Jahre alte Akte
Nein, wenn die Frist abgelaufen ist und kein Verfahren anhängig ist. Und mit Löschnachweis.
Playbook Archiv
Aufbewahrung von Unterlagen in der Praxis
Schriftliche Richtlinie
Dokument, das festlegt, was, wie lange, wo, wer Zugriff hat und wann gelöscht wird.
Vom OCI genehmigte Richtlinie mit Version und Datum.
Regel zum Fristbeginn
Fristbeginn für jeden Unterlagenbereich festgelegt.
Eigener Abschnitt in der Richtlinie und entsprechende Systemkonfiguration.
Erfassung
Jedes relevante Dokument gelangt in das zentrale Repository.
Keine Dateien in lokalen Ordnern und E-Mail-Postfächern.
Wiederauffindung
Auffinden einer bestimmten Akte in angemessener Zeit.
Protokoll des jährlichen Tests mit Zeitaufwand und Vollständigkeit.
Löschung
Vernichtung nach Fristablauf mit Nachweis.
Löschregister mit Datum, Umfang und verantwortlicher Person.
Anzeichen, dass Ihr AML-Archiv im Ernstfall versagt
Jedes dieser Anzeichen sollte Sie dazu bringen, noch diese Woche einen Wiederauffindungstest zu machen.
- Niemand weiß sicher, wo die Akten aus der Zeit vor der letzten Migration liegen.
- Die Frist wird ab Aufnahme des Kunden berechnet und nicht ab seinem Ausscheiden.
- Als False Positive geschlossene Alerts werden regelmäßig gelöscht.
- Die Unterlagen verwahrt ein Dienstleister ohne Rückgabeklausel.
- Es wurde noch nie ein Wiederauffindungstest an einer alten Akte durchgeführt.
Praxisglossar
Schlüsselbegriffe der Aufbewahrung von Unterlagen
Begriffe, die in Archivrichtlinien, Auskunftsersuchen und Berichten des externen Prüfers vorkommen.
Art. 25Grundlage
Aufbewahrung von Unterlagen
Pflicht, die Unterlagen zu Sorgfaltspflichten und Transaktionen zehn Jahre lang aufzubewahren.
Gesetz 10/2010, Artikel 25.
FristberechnungKritisch
Fristbeginn
Sorgfaltspflichten ab Beendigung der Geschäftsbeziehung; Transaktionen ab ihrer Ausführung.
Typischer Fehler: ab Aufnahme rechnen.
IntegritätAnforderung
Unverändertes Dokument
Das aufbewahrte Dokument muss dasselbe sein, lesbar und mit seinem Kontext.
Format und Metadaten sind wichtig.
WiederauffindbarkeitTest
Auffindbarkeit
Eine bestimmte Akte in einer Frist finden können, die zu einem Auskunftsersuchen passt.
Nachgewiesen durch einen Probelauf.
LöschungAbschluss
Löschung nach Fristablauf
Dokumentierte Vernichtung von Informationen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Mit Durchführungsnachweis.
DSGVOZusammenspiel
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht rechtfertigt die Verarbeitung während der Frist, nicht darüber hinaus.
Siehe: Datenschutz.
MigrationRisiko
Systemwechsel
Der Moment mit dem größten Verlust an Unterlagen. Erfordert einen ausdrücklichen Plan für den Altbestand.
Danach prüfen, nicht nur davor.
VerwahrungDritte
Ausgelagertes Archiv
Die Verantwortung wird nicht ausgelagert: Der Vertrag muss Zugriff und Rückgabe gewährleisten.
Siehe: Auslagerung von AML-Funktionen.
AMLR2027
Verordnung (EU) 2024/1624
Harmonisiert die Aufbewahrungsregeln ab Juli 2027 auf europäischer Ebene.
Siehe: AMLR.
COMPLIANCE CONTROL CENTER · ARCHIV
Entscheidungsmatrix: aufbewahren, migrieren oder löschen?
Kombinieren Sie das Alter der Akte mit ihrer Situation. Das Feld zeigt Ihnen, was zu tun ist und mit welchem Nachweis.
Aufbewahrungsmatrix
Grün: Normalfall. Rot: erfordert eine dokumentierte Entscheidung.
Alter \ Situation
Aktive Beziehung
Beendete Beziehung
Laufendes Verfahren
Unter 5 Jahre
Aufbewahreneindeutig
AufbewahrenFrist läuft
AufbewahrenLöschsperre
5 bis 10 Jahre
Aufbewahreneindeutig
AufbewahrenFristberechnung prüfen
AufbewahrenLöschsperre
Über 10 Jahre
AufbewahrenBeziehung besteht
Löschenmit Nachweis
Aufbewahrenbis zum Abschluss
Verpflichtete
Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht?
Für alle Verpflichteten nach dem Gesetz 10/2010, unabhängig von ihrer Größe.
Allgemein
Verpflichtete nach dem Gesetz 10/2010
Wir prüfen, ob und wie Sie als Verpflichteter erfasst sind und welche Unterlagenbereiche Sie je nach Geschäftsmodell aufbewahren müssen.
Verpflichtete ansehen →
Gesetz 10/2010Art. 25
Kanzleien
Rechtsanwälte und Beratungsunternehmen
Gemischtes Archiv aus Papier und digitalen Unterlagen, mit einem Digitalisierungskriterium, das fast nie dokumentiert ist.
Zu AML für Kanzleien →
PapierDigital
Fintech
Zahlungsinstitute und Fintechs
Plattformmigrationen sind in der Branche die häufigste Ursache für den Verlust von Unterlagen.
Zum Fintech-Ansatz →
MigrationAltbestand
Immobilien
Immobilienmakler
Die Unterlagen bleiben oft bei dem Makler, der das Geschäft betreut hat, statt in einem gemeinsamen Repository.
Zu AML für Immobilienmakler →
RepositoryFluktuation
Häufige Fehler
Die sechs häufigsten Fehler bei der Aufbewahrung
Keiner davon fällt auf, bevor ein Auskunftsersuchen eintrifft – und genau das ist das Problem.
Die Frist ab Aufnahme berechnen
Die Frist für Unterlagen zu den Sorgfaltspflichten beginnt mit der Beendigung der Geschäftsbeziehung. Wer ab Aufnahme rechnet, löscht vorzeitig Akten, die noch aufzubewahren waren.
Geschlossene Alerts löschen
Alerts, die nicht zu einer Meldung geführt haben, belegen, dass analysiert wird. Ohne sie erweckt das Register den Eindruck, dass nur geprüft wird, was gemeldet wird.
Ohne Plan für den Altbestand migrieren
Das Migrationsprojekt konzentriert sich auf die aktuellen Daten, und die abgeschlossenen Akten bleiben in einem System, auf das in zwei Jahren niemand mehr Zugriff haben wird.
Ohne Rückgabeklausel auslagern
Der Dienstleister verwahrt die Unterlagen, und der Vertrag regelt nicht, was bei Vertragsende geschieht. Wenn es so weit ist, ist es zu spät, das zu verhandeln.
Die Löschung nicht dokumentieren
Nach Fristablauf wird ordnungsgemäß vernichtet, aber ohne Nachweis – und Jahre später lässt sich eine ordnungsgemäße Löschung nicht von einem Verlust unterscheiden.
Die Wiederauffindung nie testen
Die Richtlinie existiert, das Archiv existiert, und niemand hat je geprüft, wie lange es dauert, eine acht Jahre alte Akte herauszusuchen. Das ist ein Test für einen Nachmittag.
Offizielle Quellen
Woher das alles stammt
Direkte Links zu den konsolidierten Fassungen und zu den zuständigen Behörden.
BOE
Gesetz 10/2010 vom 28. April
Konsolidierte Fassung. Artikel 25: Aufbewahrung von Unterlagen.
BOEKönigliches Dekret 304/2014 vom 5. Mai
Durchführungsverordnung: Datenträger und Bedingungen der Aufbewahrung.
EUR-LexVerordnung (EU) 2024/1624 (AMLR)
Harmonisiert ab Juli 2027 die Regeln zur Aufbewahrung von Informationen.
EUR-LexVerordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)
Datenschutzrahmen: Rechtsgrundlage, Datenminimierung und Löschung.
AEPDSpanische Datenschutzbehörde
Leitlinien zu Aufbewahrungsfristen und zum Recht auf Löschung.
SEPBLACExekutivdienst der Kommission
Zentrale Meldestelle (Financial Intelligence Unit) und anfordernde Behörde bei Prüfungen.
Erstveröffentlichung, mit dem Zusammenspiel von geldwäscherechtlicher Aufbewahrung und DSGVO sowie dem Umgang mit der Löschung.
Geplante Überarbeitung: Anwendung der Verordnung (EU) 2024/1624.
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Erzählen Sie uns, wo Sie die Akten heute aufbewahren und wann die letzte Systemmigration war.
Rechtsrahmen der Aufbewahrung von Unterlagen im Geldwäscherecht (AML/CFT)
Die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen ist in Artikel 25 des Gesetzes 10/2010 vom 28. April über die Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung geregelt. Sie verpflichtet die Verpflichteten, die Unterlagen, in denen die Erfüllung der Sorgfaltspflichten dokumentiert ist, sowie die Belege und Aufzeichnungen zu den durchgeführten Transaktionen zehn Jahre lang aufzubewahren.
Aufbewahren heißt nicht ablegen, sondern wiederfinden können
Artikel 25 ist nicht schon dadurch erfüllt, dass das Dokument physisch oder digital vorhanden ist. Er verlangt Integrität – das aufbewahrte Dokument muss dasselbe und weiterhin lesbar sein –, Kontext – die Akte muss sich so rekonstruieren lassen, wie sie damals war – und Wiederauffindbarkeit in einer Frist, die zur Beantwortung eines Auskunftsersuchens passt. Ein Archiv, das alles aufbewahrt, aber Wochen braucht, um eine bestimmte Akte zu finden, erfüllt die Pflicht materiell nicht, auch wenn nichts verloren gegangen ist.
Die Fristberechnung
Hier passieren die meisten Fehler. Unterlagen zu den Sorgfaltspflichten werden zehn Jahre ab Beendigung der Geschäftsbeziehung aufbewahrt, nicht ab Aufnahme des Kunden. Unterlagen zu Transaktionen knüpfen an die Ausführung der jeweiligen Transaktion an. Wer einheitlich ab Aufnahme rechnet, löscht vorzeitig Akten, die rechtlich noch aufzubewahren waren – ein wiederkehrender Mangel in Berichten des externen Prüfers.
Das Zusammenspiel mit der DSGVO
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist eine Rechtsgrundlage der Verarbeitung im Sinne von Artikel 6.1.c der Datenschutz-Grundverordnung und erlaubt es, Löschanträge während der gesetzlichen Frist begründet abzulehnen. Nach Fristablauf kehrt sich das Verhältnis um: Besteht keine andere Rechtsgrundlage, ist zu löschen. Für eine unbefristete Aufbewahrung „für alle Fälle“ bietet keiner der beiden Rahmen eine Grundlage. Das vollständige Zusammenspiel finden Sie auf unserer Seite zum Datenschutz.
Was sich mit der AMLR ändert
Die Verordnung (EU) 2024/1624 (AMLR), die ab dem 10. Juli 2027 gilt, regelt ebenfalls die Aufbewahrungsfrist für Informationen, die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhoben werden, und harmonisiert sie auf europäischer Ebene. Für spanische Institute ist es vor diesem Datum sinnvoll, die interne Richtlinie zu überprüfen – insbesondere die Regeln zum Fristbeginn und das Löschverfahren –, um Abweichungen zu erkennen und rechtzeitig zu beheben. Diese Arbeit passt gut zur Überarbeitung des Geldwäsche-Handbuchs und zum Bericht des externen Prüfers des jeweiligen Geschäftsjahres.
Verwandte Pflichten
AML/CFT-System
Offizielle Quellen
Maßgebliche Vorschriften, mit Link zum amtlichen Text:
- Gesetz 10/2010 vom 28. April über die Prävention von Geldwäsche und TerrorismusfinanzierungBOE · konsolidierte Fassung
- Verordnung (EU) 2024/1624 vom 31. Mai 2024 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems für Zwecke der Geldwäsche oder der TerrorismusfinanzierungEUR-Lex · Amtsblatt der EU
- Königliches Dekret 304/2014 vom 5. Mai zur Genehmigung der Durchführungsverordnung zum Gesetz 10/2010 vom 28. April über die Prävention von Geldwäsche und TerrorismusfinanzierungBOE · konsolidierte Fassung
Vorschriften und Links im geprüft.