Conservation des documents en matière de LCB-FT

L’article 25 de la loi 10/2010 impose de conserver pendant dix ans la documentation relative aux mesures de vigilance et aux opérations. C’est l’obligation qui reçoit le moins d’attention, et celle qui transforme n’importe quel contrôle en problème lorsqu’elle n’a pas été respectée.

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Durée de conservation
10 ans
Base légale (loi 10/2010)
Art. 25
Amende minimale (infraction grave)
60 000 €
Base de traitement RGPD
Art. 6.1.c

Ce qu’il faut conserver et pendant combien de temps

Dix ans, sur un support récupérable et avec la possibilité de reconstituer le dossier tel qu’il était.

L’article 25 de la loi 10/2010 oblige les entités assujetties à conserver pendant dix ans les documents qui formalisent le respect des obligations de vigilance à l’égard de la clientèle, ainsi que les documents et registres des opérations. C’est un délai long, très supérieur à celui qui s’applique habituellement par défaut à la documentation commerciale ordinaire.

Ce qui compte n’est pas le délai en lui-même, mais ce qu’il implique : l’obligation ne se remplit pas en archivant, elle se remplit en sachant retrouver. Une archive qui existe mais ne permet pas de localiser le dossier d’un client précis dans un délai raisonnable, ou qui renvoie un document impossible à ouvrir parce que son format est devenu obsolète, ne satisfait pas à l’article 25, même si techniquement rien n’a été perdu.

Et il y a une seconde face que presque personne ne travaille : la suppression. Conserver au-delà du délai légal sans justification n’est pas de la prudence, c’est un traitement de données sans base. La politique de conservation doit dire quand on conserve et aussi quand on détruit, avec la preuve de la destruction.

Quels documents entrent dans l’obligation

Six blocs, avec des règles de calcul différentes et leurs propres pièges.

Quelle documentation entre dans l’obligation de conservation
BlocCe que cela inclutÀ partir de quand le délai courtErreur fréquente
Identification du clientDocument d’identité, éléments de vérification, représentation et pouvoirsÀ compter de la fin de la relation d’affairesLe délai est compté depuis l’ouverture et non depuis la clôture, ce qui raccourcit de plusieurs années le délai réel.
Bénéficiaire effectifOrganigrammes, déclarations, vérifications et raisonnement de l’analyse de la chaîne de contrôleÀ compter de la fin de la relationOn conserve le résultat mais pas le raisonnement, qui est pourtant exactement ce que l’on demande lors d’un contrôle.
Objet et natureInformations sur l’activité du client et sur l’objet de la relationÀ compter de la fin de la relationElles restent dans des notes éparses de commerciaux qui n’arrivent jamais au dossier.
OpérationsDocuments et registres qui justifient chaque opérationÀ compter de l’exécution de l’opérationOn conserve l’écriture comptable mais pas le justificatif documentaire qui la fondait.
Analyses et alertesAlertes générées, analyse réalisée, conclusion et décision priseÀ compter de la clôture de l’analyseOn supprime les alertes closes comme faux positifs, qui sont pourtant celles qui prouvent qu’il y a eu une analyse.
CommunicationsCommunications adressées au SEPBLAC et accusés de réceptionÀ compter de l’envoiL’accusé est conservé isolément, sans le dossier qui l’a généré.

Le calcul du délai n’est pas homogène pour tous les blocs : la documentation de vigilance est rattachée à la fin de la relation d’affaires, celle des opérations à leur exécution. Il convient de le fixer par écrit dans la politique de conservation afin d’éviter des suppressions prématurées.

Conservation LCB-FT et protection des données

Deux obligations qui semblent s’opposer et qui, en réalité, s’ordonnent dans le temps.

Conservation LCB-FT et protection des données : comment elles coexistent
QuestionCadre LCB-FT (loi 10/2010)Cadre RGPDComment la résoudre
Base du traitementObligation légale de conservationRespect d’une obligation légale (art. 6.1.c)La base existe ; il faut la documenter dans le registre des activités de traitement
DélaiDix ansLe temps nécessaire à la finalitéLe délai LCB-FT encadre le délai RGPD, il ne le dépasse pas
FinalitéLutte contre le blanchiment et réponse aux demandes d’informationsLimitée et expliciteL’archive LCB-FT ne peut pas être utilisée à des fins commerciales
AccèsRestreint à ceux qui en ont besoinMinimisation et contrôle des accèsAutorisations spécifiques et journal des accès
Droit à l’effacementCède devant l’obligation légaleExerçable dans certaines limitesRefusé de manière motivée pendant la durée de conservation
À l’échéance du délaiL’obligation de conserver prend finImpose de supprimer s’il n’y a pas d’autre baseSuppression documentée

La collision apparente entre les deux cadres se résout presque toujours de la même façon : pendant le délai légal, la conservation prévaut ; une fois le délai échu, c’est la suppression qui prévaut. Ce qui ne se défend pas, c’est de conserver indéfiniment « au cas où ».

Où la documentation se perd dans chaque secteur

L’échec est rarement une destruction délibérée : c’est une migration, un prestataire qui change ou un format qui disparaît.

Fintech

La migration de plateforme

« On change de core system ou de prestataire KYC et les anciens dossiers restent dans un système auquel plus personne n’a accès. »

Cabinets

Le dossier papier

« Il existe encore des archives physiques, et le critère de ce qui a été numérisé ou non n’a jamais été documenté. »

Immobilier

L’agent qui est parti

« La documentation du client se trouvait dans la messagerie ou sur l’ordinateur de la personne qui a suivi l’opération, pas dans un référentiel commun. »

Crypto

L’historique de monitoring

« On conserve les transactions on-chain mais pas les alertes ni l’analyse qui en a été faite. »

Que se passe-t-il si vous ne pouvez pas retrouver la documentation

La conservation est l’obligation qui soutient toutes les autres : sans document, rien ne prouve que quoi que ce soit ait été respecté.

Ne pas pouvoir produire un dossier est pire que l’avoir incomplet. Un dossier lacunaire se discute ; un dossier introuvable est réputé inexistant.

Le manquement se découvre au pire moment : lorsqu’une demande d’informations est déjà sur la table et qu’il ne reste que quelques jours pour répondre.

Et conserver trop n’est pas neutre non plus. Garder des données personnelles sans base légale après l’échéance du délai est un problème différent, mais également sanctionnable.

Montant des sanctions en cas de manquement à la loi 10/2010 sur la LCB-FT en Espagne
GravitéMontantBase ou alternative
Sanctions légèresjusqu’à 60 000 €Manquements de moindre gravité ou sans incidence notable sur le dispositif de prévention.
Sanctions graves60 000 € – 5 000 000 €Ou 10 % du total des fonds propres de l’entreprise.
Infractions très graves150 000 € – 10 000 000 €Ou 10 % des fonds propres de l’entité.

Faites le test : demandez un dossier vieux de huit ans

C’est le test le plus rapide pour savoir si votre archive LCB-FT fonctionne. S’il prend plus d’une journée ou revient incomplet, vous avez un problème à résoudre avant le prochain contrôle.

Conservation des documents : questions fréquentes

Combien de temps faut-il conserver la documentation LCB-FT ?

Dix ans, conformément à l’article 25 de la loi 10/2010. Le calcul n’est pas identique pour tous les blocs documentaires : la documentation de vigilance est rattachée à la fin de la relation d’affaires, celle des opérations à leur exécution.

Une copie numérique suffit-elle ?

Oui, à condition de garantir l’intégrité, la lisibilité et la possibilité de récupération pendant toute la durée. Ce qui ne suffit pas, c’est une numérisation partielle sans critère documenté, ni un format qui ne pourra plus être ouvert dans sept ans. La politique de conservation doit se prononcer sur le support, le format et les migrations.

À partir de quand les dix ans commencent-ils à courir ?

Pour la documentation de vigilance, à compter de la fin de la relation d’affaires, et non de son ouverture. C’est l’une des erreurs de calcul les plus fréquentes et celle qui provoque des suppressions prématurées : pour un client avec quinze ans de relation, son dossier doit être conservé jusqu’à dix ans après la clôture.

Faut-il conserver les alertes closes comme faux positifs ?

Oui, et ce sont parmi les plus précieuses. Une alerte close avec une analyse documentée démontre que le système de monitoring fonctionne et qu’il y a eu un jugement. Les supprimer laisse un registre où n’apparaissent que les alertes ayant abouti à une déclaration, ce qui suggère, à tort, qu’aucune autre n’est analysée.

Qu’en est-il du RGPD ? Ne faut-il pas supprimer les données ?

Pendant le délai légal de conservation, l’obligation LCB-FT sert de base de traitement et prévaut sur le droit à l’effacement, qui doit être refusé de manière motivée. Une fois le délai échu, la logique s’inverse : s’il n’y a pas d’autre base légale, il faut supprimer. Nous le traitons en détail sur la page protection des données.

Et si la documentation est détenue par un prestataire externe ?

La responsabilité reste la vôtre. Le contrat avec le prestataire doit garantir la conservation pendant le délai légal, l’accès à tout moment et, point critique, la restitution intégrale à la fin de la relation. Si vous externalisez le KYC ou l’archivage, vérifiez cette clause : c’est là qu’elle manque le plus souvent. Plus d’informations sur l’externalisation LCB-FT.

Faut-il documenter la suppression ?

C’est vivement recommandé. Une politique de conservation qui prévoit la suppression à l’échéance mais ne garde pas trace de son exécution ne permet pas d’expliquer pourquoi un dossier vieux de douze ans n’existe plus. La preuve de la suppression est ce qui distingue une suppression conforme d’une perte d’informations.

Que va-t-on me demander lors d’un contrôle ?

Normalement, un échantillon de dossiers précis, désignés par nom et par date. Ce qui est évalué n’est pas seulement qu’ils apparaissent, mais le temps nécessaire pour les localiser et s’ils sont complets avec leur contexte : identification, bénéficiaire effectif, objet, opérations, alertes et décisions.

Le délai change-t-il avec l’AMLR ?

Le règlement (UE) 2024/1624 régit aussi la durée de conservation selon un schéma similaire et l’harmonise à l’échelle européenne à partir du 10 juillet 2027. Avant cette date, il convient de réviser la politique interne pour vérifier l’absence de divergences de calcul. Plus d’informations sur la page de l’AMLR.

Peut-on conserver plus de dix ans au cas où ?

Pas sans une base qui le justifie. L’existence d’une procédure judiciaire, d’un dossier de sanction ou d’une réclamation en cours peut légitimer la conservation prolongée de documents précis. Ce qui ne tient pas, c’est une conservation indéfinie et généralisée comme politique par défaut.

Guide pratique de la conservation documentaire

Une politique de conservation utile tient en quelques pages et répond à cinq questions : quoi, combien de temps, où, qui y accède et quand supprimer. Dix étapes pour la rédiger et la tester.

Calcul

Fixez le jour de départ

Par bloc documentaire. Vigilance à compter de la clôture de la relation avec le client ; opérations à compter de leur exécution. Sans cette précision, les suppressions seront prématurées ou tardives.

Récupération

Prouvez que cela fonctionne

Une politique que personne n’a testée n’est qu’une hypothèse. Demandez deux dossiers anciens au hasard une fois par an et chronométrez.

Suppression

Et bouclez le cycle

Définissez ce qui est détruit à l’échéance, qui l’exécute et comment la preuve en est conservée. La suppression documentée fait partie de la conformité, elle ne s’y oppose pas.

Checklist de conservation documentaire en 10 étapes

  1. Inventorier les blocs documentaires soumis à conservation et l’endroit où se trouve chacun aujourd’hui.
  2. Fixer par écrit la règle de calcul du délai pour chaque bloc, en distinguant vigilance et opérations.
  3. Définir le support et le format de conservation, en prévoyant les migrations technologiques.
  4. Établir les autorisations d’accès à l’archive et le journal des accès.
  5. Encadrer par contrat la garde de la documentation lorsqu’elle est détenue par un prestataire, y compris sa restitution.
  6. Rédiger la procédure de réponse aux demandes d’informations : qui localise, dans quel délai et sous quel format la remise est faite.
  7. Documenter la base de traitement au regard du RGPD et la politique de réponse aux demandes d’effacement.
  8. Définir la procédure de suppression à l’échéance, avec un responsable et la preuve de son exécution.
  9. Réaliser chaque année un test de récupération sur des dossiers anciens choisis au hasard.
  10. Réviser la politique après chaque migration de systèmes, changement de prestataire ou réforme normative pertinente.

Si vous voulez tester votre archive avant que le superviseur ne le fasse, commencez par un audit LCB-FT ou par le rapport de l’expert externe.

La conservation en mode opérationnel

De « tout est archivé » à pouvoir le démontrer

La conservation se rompt à des moments précis et prévisibles. Voici les quatre.

Que le document arrive dans l’archive1) Capture

Que le document arrive dans l’archive

Le dossier qui vit dans la messagerie d’un commercial ou dans un dossier local n’est pas conservé : il risque de disparaître avec la personne.

  • Référentiel unique
  • Aucune copie locale
  • Capture dans le flux
Que ce soit toujours le même document2) Intégrité

Que ce soit toujours le même document

Format stable, métadonnées conservées et traçabilité des versions. Un PDF régénéré sans son contexte perd une bonne part de sa valeur probatoire.

  • Format durable
  • Métadonnées
  • Gestion des versions
Qu’il survive au changement de système3) Migration

Qu’il survive au changement de système

C’est le moment où la perte documentaire est la plus forte. Chaque migration exige un plan explicite pour l’historique, pas seulement pour les données actives.

  • Plan pour l’historique
  • Vérification post-migration
  • Accès à l’ancien système
Carte pratique : doit-on conserver cela ?Décision rapide

Carte pratique : doit-on conserver cela ?

Trois doutes fréquents et leur réponse.

Alerte close

Oui. C’est la preuve qu’il y a eu une analyse. Avec sa conclusion et sa date.

Client qui ne l’est jamais devenu

Oui, si la vigilance a été entamée. On conserve ce qui a été recueilli.

Dossier vieux de onze ans

Non, si le délai est échu et qu’aucune procédure n’est ouverte. Et avec la preuve de la suppression.

Playbook d’archivage

La conservation documentaire en pratique

Contrôle
Ce qui est attendu
Preuve type

Politique écrite

Document qui fixe quoi, combien de temps, où, qui accède et quand supprimer.

Politique approuvée par l’OCI, avec version et date.

Règle de calcul

Point de départ du délai défini par bloc documentaire.

Section spécifique de la politique et paramétrage du système.

Capture

Tout document pertinent arrive dans le référentiel unique.

Absence de fichiers dans des dossiers locaux et dans la messagerie.

Récupération

Localisation d’un dossier précis dans un délai raisonnable.

Procès-verbal du test annuel avec durée et exhaustivité.

Suppression

Destruction à l’échéance avec preuve.

Registre des suppressions avec date, périmètre et responsable.

Signes que votre archive LCB-FT ne va pas répondre

N’importe lequel de ces signes devrait vous conduire à faire un test de récupération cette semaine.

  • Personne ne sait avec certitude où se trouvent les dossiers antérieurs à la dernière migration.
  • Le délai est compté depuis l’ouverture de la relation avec le client et non depuis sa clôture.
  • Les alertes closes comme faux positifs sont purgées périodiquement.
  • La documentation est gardée par un prestataire sans clause de restitution.
  • Aucun test de récupération d’un ancien dossier n’a jamais été réalisé.
Dictionnaire opérationnel

Notions clés de la conservation documentaire

Termes que l’on retrouve dans les politiques d’archivage, les demandes d’informations et les rapports de l’expert externe.

Art. 25Base

Conservation des documents

Obligation de conserver pendant dix ans la documentation de vigilance et des opérations.

Loi 10/2010, article 25.
CalculCritique

Début du délai

Vigilance à compter de la fin de la relation ; opérations à compter de leur exécution.

Erreur fréquente : compter depuis l’ouverture de la relation.
IntégritéExigence

Document inaltéré

Le document conservé doit être le même, lisible et accompagné de son contexte.

Le format et les métadonnées comptent.
RécupérabilitéPreuve

Capacité de localisation

Pouvoir retrouver un dossier précis dans un délai compatible avec une demande d’informations.

Elle se démontre par une simulation.
SuppressionClôture

Suppression à l’échéance

Destruction documentée des informations dont le délai de conservation a expiré.

Avec preuve de l’exécution.
RGPDCoexistence

Base de traitement

L’obligation légale de conserver légitime le traitement pendant le délai, pas au-delà.

MigrationRisque

Changement de système

Moment de plus grande perte documentaire. Exige un plan explicite pour l’historique.

À vérifier après, pas seulement avant.
GardeTiers

Archivage externalisé

La responsabilité ne s’externalise pas : le contrat doit garantir l’accès et la restitution.

AMLR2027

Règlement (UE) 2024/1624

Harmonise le régime de conservation à l’échelle européenne à partir de juillet 2027.

Voir : AMLR.

COMPLIANCE CONTROL CENTER · ARCHIVAGE

Matrice de décision : conserver, migrer ou supprimer ?

Croisez l’ancienneté du dossier et sa situation. La case vous indique ce qu’il convient de faire et avec quelle preuve.

Matrice de conservation

Vert : situation ordinaire. Rouge : exige une décision documentée.

Ancienneté \ Situation
Relation active
Relation terminée
Procédure ouverte
Moins de 5 ans
Conserversans hésitation
Conserverdélai en cours
Conserversuppression bloquée
De 5 à 10 ans
Conserversans hésitation
Conservervérifier le calcul
Conserversuppression bloquée
Plus de 10 ans
Conserverrelation en cours
Supprimeravec preuve
Conserverjusqu’à la décision

Les six défaillances que nous voyons le plus en matière de conservation

Aucune d’elles n’est détectée avant l’arrivée d’une demande d’informations, ce qui est précisément le problème.

Compter le délai depuis l’ouverture

Le calcul de la documentation de vigilance commence à la fin de la relation. Le compter depuis l’ouverture provoque des suppressions prématurées de dossiers qui devaient encore être conservés.

Purger les alertes closes

Les alertes qui n’ont pas abouti à une déclaration prouvent qu’il existe une analyse. Sans elles, le registre laisse penser que l’on ne regarde que ce qui est déclaré.

Migrer sans plan pour l’historique

Le projet de migration se concentre sur les données actives et les dossiers clos restent dans un système auquel, dans deux ans, plus personne n’aura accès.

Externaliser sans clause de restitution

Le prestataire garde la documentation et le contrat ne dit pas ce qui se passe à la fin de la relation. Quand elle prend fin, il est trop tard pour le négocier.

Ne pas documenter la suppression

La destruction est correcte à l’échéance mais n’en laisse aucune trace, et des années plus tard on ne peut plus distinguer une suppression conforme d’une perte.

Ne jamais tester la récupération

La politique existe, l’archive existe et personne n’a jamais vérifié combien de temps il faut pour sortir un dossier vieux de huit ans. C’est un test d’un après-midi.

Réserver un appel

Dites-nous où vous conservez aujourd’hui vos dossiers et quand a eu lieu la dernière migration de systèmes.

Cadre normatif de la conservation des documents en matière de LCB-FT

L’obligation de conservation des documents est prévue à l’article 25 de la loi 10/2010 du 28 avril sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Elle impose aux entités assujetties de conserver pendant dix ans les documents qui formalisent le respect des obligations de vigilance à l’égard de la clientèle, ainsi que les documents et registres des opérations réalisées.

Conserver n’est pas archiver : c’est pouvoir retrouver

Le respect de l’article 25 ne se limite pas à l’existence physique ou logique du document. Il exige l’intégrité (le document conservé doit être le même et rester lisible), le contexte (on doit pouvoir reconstituer le dossier tel qu’il était à l’époque) et la récupérabilité dans un délai compatible avec celui de la réponse à une demande d’informations. Une archive qui conserve tout mais met des semaines à localiser un dossier précis ne satisfait pas matériellement à l’obligation, même si rien n’a été perdu.

Le calcul du délai

C’est le point où se concentrent le plus d’erreurs. La documentation relative à la vigilance est conservée pendant dix ans à compter de la fin de la relation d’affaires, et non de l’ouverture du compte du client. La documentation des opérations est rattachée à l’exécution de chaque opération. Appliquer un calcul unique depuis l’ouverture provoque des suppressions prématurées de dossiers qui devaient légalement continuer à être conservés, et c’est une défaillance récurrente dans les rapports de l’expert externe.

La coexistence avec le RGPD

L’obligation légale de conservation constitue une base de traitement au sens de l’article 6.1.c) du Règlement général sur la protection des données et, pendant le délai légal, permet de refuser de manière motivée les demandes d’effacement. Une fois le délai échu, la relation s’inverse : en l’absence d’une autre base légale, il y a lieu de supprimer. La conservation indéfinie « au cas où » ne trouve de fondement dans aucun des deux cadres. Vous trouverez l’articulation complète sur notre page consacrée à la protection des données.

Ce qui change avec l’AMLR

Le règlement (UE) 2024/1624 (AMLR), applicable à partir du 10 juillet 2027, régit également la durée de conservation des informations obtenues en application des mesures de vigilance, en l’harmonisant à l’échelle européenne. Pour les entités espagnoles, l’exercice utile avant cette date consiste à réviser la politique interne, en particulier les règles de calcul et la procédure de suppression, afin d’identifier les divergences et de les corriger à temps. Ce travail s’articule naturellement avec la révision du manuel LCB-FT et avec le rapport de l’expert externe de l’exercice.

Loi 10/2010Art. 2510 ansDécret royal 304/2014RGPDAMLR 2024/1624AEPDSEPBLAC