La migration de plateforme
« On change de core system ou de prestataire KYC et les anciens dossiers restent dans un système auquel plus personne n’a accès. »
L’article 25 de la loi 10/2010 impose de conserver pendant dix ans la documentation relative aux mesures de vigilance et aux opérations. C’est l’obligation qui reçoit le moins d’attention, et celle qui transforme n’importe quel contrôle en problème lorsqu’elle n’a pas été respectée.
Pouvez-vous retrouver un dossier vieux de huit ans ? Diagnostic gratuit
Dites-nous comment vous archivez aujourd’hui vos documents et nous vous indiquons s’ils résisteraient à une demande d’informations.
Conserver n’est pas archiver : c’est pouvoir retrouver un document précis, intact et dans son contexte, huit ans plus tard.
Nous rédigeons la politique qui fixe ce qui est conservé, pendant combien de temps, sur quel support, qui peut y accéder et, ce que presque personne n’a, ce qui est supprimé à l’échéance du délai et avec quelle preuve.
La conservation LCB-FT repose sur une base de traitement tirée d’une obligation légale, mais ce n’est pas un chèque en blanc : il faut délimiter la finalité, les accès et la suppression à l’échéance pour ne pas entrer en conflit avec le RGPD.
Que le dossier n’existe pas seulement, mais qu’il puisse être reconstitué tel qu’il était à l’époque.
Qui conserve quoi lorsque l’onboarding ou l’archivage sont externalisés.
Comment retrouver et remettre des documents historiques face à une demande d’informations.
Simulation de récupération de dossiers anciens pour vérifier que l’archivage fonctionne.
Dix ans, sur un support récupérable et avec la possibilité de reconstituer le dossier tel qu’il était.
L’article 25 de la loi 10/2010 oblige les entités assujetties à conserver pendant dix ans les documents qui formalisent le respect des obligations de vigilance à l’égard de la clientèle, ainsi que les documents et registres des opérations. C’est un délai long, très supérieur à celui qui s’applique habituellement par défaut à la documentation commerciale ordinaire.
Ce qui compte n’est pas le délai en lui-même, mais ce qu’il implique : l’obligation ne se remplit pas en archivant, elle se remplit en sachant retrouver. Une archive qui existe mais ne permet pas de localiser le dossier d’un client précis dans un délai raisonnable, ou qui renvoie un document impossible à ouvrir parce que son format est devenu obsolète, ne satisfait pas à l’article 25, même si techniquement rien n’a été perdu.
Et il y a une seconde face que presque personne ne travaille : la suppression. Conserver au-delà du délai légal sans justification n’est pas de la prudence, c’est un traitement de données sans base. La politique de conservation doit dire quand on conserve et aussi quand on détruit, avec la preuve de la destruction.
Six blocs, avec des règles de calcul différentes et leurs propres pièges.
| Bloc | Ce que cela inclut | À partir de quand le délai court | Erreur fréquente |
|---|---|---|---|
| Identification du client | Document d’identité, éléments de vérification, représentation et pouvoirs | À compter de la fin de la relation d’affaires | Le délai est compté depuis l’ouverture et non depuis la clôture, ce qui raccourcit de plusieurs années le délai réel. |
| Bénéficiaire effectif | Organigrammes, déclarations, vérifications et raisonnement de l’analyse de la chaîne de contrôle | À compter de la fin de la relation | On conserve le résultat mais pas le raisonnement, qui est pourtant exactement ce que l’on demande lors d’un contrôle. |
| Objet et nature | Informations sur l’activité du client et sur l’objet de la relation | À compter de la fin de la relation | Elles restent dans des notes éparses de commerciaux qui n’arrivent jamais au dossier. |
| Opérations | Documents et registres qui justifient chaque opération | À compter de l’exécution de l’opération | On conserve l’écriture comptable mais pas le justificatif documentaire qui la fondait. |
| Analyses et alertes | Alertes générées, analyse réalisée, conclusion et décision prise | À compter de la clôture de l’analyse | On supprime les alertes closes comme faux positifs, qui sont pourtant celles qui prouvent qu’il y a eu une analyse. |
| Communications | Communications adressées au SEPBLAC et accusés de réception | À compter de l’envoi | L’accusé est conservé isolément, sans le dossier qui l’a généré. |
Le calcul du délai n’est pas homogène pour tous les blocs : la documentation de vigilance est rattachée à la fin de la relation d’affaires, celle des opérations à leur exécution. Il convient de le fixer par écrit dans la politique de conservation afin d’éviter des suppressions prématurées.
Deux obligations qui semblent s’opposer et qui, en réalité, s’ordonnent dans le temps.
| Question | Cadre LCB-FT (loi 10/2010) | Cadre RGPD | Comment la résoudre |
|---|---|---|---|
| Base du traitement | Obligation légale de conservation | Respect d’une obligation légale (art. 6.1.c) | La base existe ; il faut la documenter dans le registre des activités de traitement |
| Délai | Dix ans | Le temps nécessaire à la finalité | Le délai LCB-FT encadre le délai RGPD, il ne le dépasse pas |
| Finalité | Lutte contre le blanchiment et réponse aux demandes d’informations | Limitée et explicite | L’archive LCB-FT ne peut pas être utilisée à des fins commerciales |
| Accès | Restreint à ceux qui en ont besoin | Minimisation et contrôle des accès | Autorisations spécifiques et journal des accès |
| Droit à l’effacement | Cède devant l’obligation légale | Exerçable dans certaines limites | Refusé de manière motivée pendant la durée de conservation |
| À l’échéance du délai | L’obligation de conserver prend fin | Impose de supprimer s’il n’y a pas d’autre base | Suppression documentée |
La collision apparente entre les deux cadres se résout presque toujours de la même façon : pendant le délai légal, la conservation prévaut ; une fois le délai échu, c’est la suppression qui prévaut. Ce qui ne se défend pas, c’est de conserver indéfiniment « au cas où ».
L’échec est rarement une destruction délibérée : c’est une migration, un prestataire qui change ou un format qui disparaît.
« On change de core system ou de prestataire KYC et les anciens dossiers restent dans un système auquel plus personne n’a accès. »
« Il existe encore des archives physiques, et le critère de ce qui a été numérisé ou non n’a jamais été documenté. »
« La documentation du client se trouvait dans la messagerie ou sur l’ordinateur de la personne qui a suivi l’opération, pas dans un référentiel commun. »
« On conserve les transactions on-chain mais pas les alertes ni l’analyse qui en a été faite. »
La conservation est l’obligation qui soutient toutes les autres : sans document, rien ne prouve que quoi que ce soit ait été respecté.
Ne pas pouvoir produire un dossier est pire que l’avoir incomplet. Un dossier lacunaire se discute ; un dossier introuvable est réputé inexistant.
Le manquement se découvre au pire moment : lorsqu’une demande d’informations est déjà sur la table et qu’il ne reste que quelques jours pour répondre.
Et conserver trop n’est pas neutre non plus. Garder des données personnelles sans base légale après l’échéance du délai est un problème différent, mais également sanctionnable.
| Gravité | Montant | Base ou alternative |
|---|---|---|
| Sanctions légères | jusqu’à 60 000 € | Manquements de moindre gravité ou sans incidence notable sur le dispositif de prévention. |
| Sanctions graves | 60 000 € – 5 000 000 € | Ou 10 % du total des fonds propres de l’entreprise. |
| Infractions très graves | 150 000 € – 10 000 000 € | Ou 10 % des fonds propres de l’entité. |
C’est le test le plus rapide pour savoir si votre archive LCB-FT fonctionne. S’il prend plus d’une journée ou revient incomplet, vous avez un problème à résoudre avant le prochain contrôle.
Dix ans, conformément à l’article 25 de la loi 10/2010. Le calcul n’est pas identique pour tous les blocs documentaires : la documentation de vigilance est rattachée à la fin de la relation d’affaires, celle des opérations à leur exécution.
Oui, à condition de garantir l’intégrité, la lisibilité et la possibilité de récupération pendant toute la durée. Ce qui ne suffit pas, c’est une numérisation partielle sans critère documenté, ni un format qui ne pourra plus être ouvert dans sept ans. La politique de conservation doit se prononcer sur le support, le format et les migrations.
Pour la documentation de vigilance, à compter de la fin de la relation d’affaires, et non de son ouverture. C’est l’une des erreurs de calcul les plus fréquentes et celle qui provoque des suppressions prématurées : pour un client avec quinze ans de relation, son dossier doit être conservé jusqu’à dix ans après la clôture.
Oui, et ce sont parmi les plus précieuses. Une alerte close avec une analyse documentée démontre que le système de monitoring fonctionne et qu’il y a eu un jugement. Les supprimer laisse un registre où n’apparaissent que les alertes ayant abouti à une déclaration, ce qui suggère, à tort, qu’aucune autre n’est analysée.
Pendant le délai légal de conservation, l’obligation LCB-FT sert de base de traitement et prévaut sur le droit à l’effacement, qui doit être refusé de manière motivée. Une fois le délai échu, la logique s’inverse : s’il n’y a pas d’autre base légale, il faut supprimer. Nous le traitons en détail sur la page protection des données.
La responsabilité reste la vôtre. Le contrat avec le prestataire doit garantir la conservation pendant le délai légal, l’accès à tout moment et, point critique, la restitution intégrale à la fin de la relation. Si vous externalisez le KYC ou l’archivage, vérifiez cette clause : c’est là qu’elle manque le plus souvent. Plus d’informations sur l’externalisation LCB-FT.
C’est vivement recommandé. Une politique de conservation qui prévoit la suppression à l’échéance mais ne garde pas trace de son exécution ne permet pas d’expliquer pourquoi un dossier vieux de douze ans n’existe plus. La preuve de la suppression est ce qui distingue une suppression conforme d’une perte d’informations.
Normalement, un échantillon de dossiers précis, désignés par nom et par date. Ce qui est évalué n’est pas seulement qu’ils apparaissent, mais le temps nécessaire pour les localiser et s’ils sont complets avec leur contexte : identification, bénéficiaire effectif, objet, opérations, alertes et décisions.
Le règlement (UE) 2024/1624 régit aussi la durée de conservation selon un schéma similaire et l’harmonise à l’échelle européenne à partir du 10 juillet 2027. Avant cette date, il convient de réviser la politique interne pour vérifier l’absence de divergences de calcul. Plus d’informations sur la page de l’AMLR.
Pas sans une base qui le justifie. L’existence d’une procédure judiciaire, d’un dossier de sanction ou d’une réclamation en cours peut légitimer la conservation prolongée de documents précis. Ce qui ne tient pas, c’est une conservation indéfinie et généralisée comme politique par défaut.
Une politique de conservation utile tient en quelques pages et répond à cinq questions : quoi, combien de temps, où, qui y accède et quand supprimer. Dix étapes pour la rédiger et la tester.
Par bloc documentaire. Vigilance à compter de la clôture de la relation avec le client ; opérations à compter de leur exécution. Sans cette précision, les suppressions seront prématurées ou tardives.
Une politique que personne n’a testée n’est qu’une hypothèse. Demandez deux dossiers anciens au hasard une fois par an et chronométrez.
Définissez ce qui est détruit à l’échéance, qui l’exécute et comment la preuve en est conservée. La suppression documentée fait partie de la conformité, elle ne s’y oppose pas.
Si vous voulez tester votre archive avant que le superviseur ne le fasse, commencez par un audit LCB-FT ou par le rapport de l’expert externe.
La conservation se rompt à des moments précis et prévisibles. Voici les quatre.
1) CaptureLe dossier qui vit dans la messagerie d’un commercial ou dans un dossier local n’est pas conservé : il risque de disparaître avec la personne.
2) IntégritéFormat stable, métadonnées conservées et traçabilité des versions. Un PDF régénéré sans son contexte perd une bonne part de sa valeur probatoire.
3) MigrationC’est le moment où la perte documentaire est la plus forte. Chaque migration exige un plan explicite pour l’historique, pas seulement pour les données actives.
4) RécupérationLe vrai test. Une archive qui conserve tout mais met trois semaines à localiser un dossier ne répond pas à une demande d’informations assortie d’un délai de dix jours.
Décision rapideTrois doutes fréquents et leur réponse.
Oui. C’est la preuve qu’il y a eu une analyse. Avec sa conclusion et sa date.
Oui, si la vigilance a été entamée. On conserve ce qui a été recueilli.
Non, si le délai est échu et qu’aucune procédure n’est ouverte. Et avec la preuve de la suppression.
Document qui fixe quoi, combien de temps, où, qui accède et quand supprimer.
Politique approuvée par l’OCI, avec version et date.
Point de départ du délai défini par bloc documentaire.
Section spécifique de la politique et paramétrage du système.
Tout document pertinent arrive dans le référentiel unique.
Absence de fichiers dans des dossiers locaux et dans la messagerie.
Localisation d’un dossier précis dans un délai raisonnable.
Procès-verbal du test annuel avec durée et exhaustivité.
Destruction à l’échéance avec preuve.
Registre des suppressions avec date, périmètre et responsable.
N’importe lequel de ces signes devrait vous conduire à faire un test de récupération cette semaine.
Termes que l’on retrouve dans les politiques d’archivage, les demandes d’informations et les rapports de l’expert externe.
Obligation de conserver pendant dix ans la documentation de vigilance et des opérations.
Vigilance à compter de la fin de la relation ; opérations à compter de leur exécution.
Le document conservé doit être le même, lisible et accompagné de son contexte.
Pouvoir retrouver un dossier précis dans un délai compatible avec une demande d’informations.
Destruction documentée des informations dont le délai de conservation a expiré.
L’obligation légale de conserver légitime le traitement pendant le délai, pas au-delà.
Moment de plus grande perte documentaire. Exige un plan explicite pour l’historique.
La responsabilité ne s’externalise pas : le contrat doit garantir l’accès et la restitution.
Harmonise le régime de conservation à l’échelle européenne à partir de juillet 2027.
COMPLIANCE CONTROL CENTER · ARCHIVAGE
Croisez l’ancienneté du dossier et sa situation. La case vous indique ce qu’il convient de faire et avec quelle preuve.
Vert : situation ordinaire. Rouge : exige une décision documentée.
Toutes les entités assujetties de la loi 10/2010, quelle que soit leur taille.
Nous analysons votre qualité d’entité assujettie et les blocs documentaires que vous devez conserver selon votre activité.
Archive mixte papier et numérique, avec un critère de numérisation qui n’est presque jamais documenté.
Les migrations de plateforme sont le principal point de perte documentaire du secteur.
La documentation tend à rester chez l’agent qui a mené l’opération plutôt que dans un référentiel commun.
Aucune d’elles n’est détectée avant l’arrivée d’une demande d’informations, ce qui est précisément le problème.
Le calcul de la documentation de vigilance commence à la fin de la relation. Le compter depuis l’ouverture provoque des suppressions prématurées de dossiers qui devaient encore être conservés.
Les alertes qui n’ont pas abouti à une déclaration prouvent qu’il existe une analyse. Sans elles, le registre laisse penser que l’on ne regarde que ce qui est déclaré.
Le projet de migration se concentre sur les données actives et les dossiers clos restent dans un système auquel, dans deux ans, plus personne n’aura accès.
Le prestataire garde la documentation et le contrat ne dit pas ce qui se passe à la fin de la relation. Quand elle prend fin, il est trop tard pour le négocier.
La destruction est correcte à l’échéance mais n’en laisse aucune trace, et des années plus tard on ne peut plus distinguer une suppression conforme d’une perte.
La politique existe, l’archive existe et personne n’a jamais vérifié combien de temps il faut pour sortir un dossier vieux de huit ans. C’est un test d’un après-midi.
Liens directs vers les textes consolidés et les organismes compétents.
Texte consolidé. Article 25 : conservation des documents.
BOERèglement d’application : supports et conditions de conservation.
EUR-LexHarmonise le régime de conservation des informations à partir de juillet 2027.
EUR-LexCadre de protection des données : base légale, minimisation et suppression.
AEPDCritères sur les délais de conservation et le droit à l’effacement.
SEPBLACCellule de renseignement financier et organe qui formule les demandes lors d’un contrôle.
Publication initiale, avec l’articulation entre conservation LCB-FT et RGPD et le traitement de la suppression.
Révision prévue : application du règlement (UE) 2024/1624.
Dites-nous où vous conservez aujourd’hui vos dossiers et quand a eu lieu la dernière migration de systèmes.
L’obligation de conservation des documents est prévue à l’article 25 de la loi 10/2010 du 28 avril sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Elle impose aux entités assujetties de conserver pendant dix ans les documents qui formalisent le respect des obligations de vigilance à l’égard de la clientèle, ainsi que les documents et registres des opérations réalisées.
Le respect de l’article 25 ne se limite pas à l’existence physique ou logique du document. Il exige l’intégrité (le document conservé doit être le même et rester lisible), le contexte (on doit pouvoir reconstituer le dossier tel qu’il était à l’époque) et la récupérabilité dans un délai compatible avec celui de la réponse à une demande d’informations. Une archive qui conserve tout mais met des semaines à localiser un dossier précis ne satisfait pas matériellement à l’obligation, même si rien n’a été perdu.
C’est le point où se concentrent le plus d’erreurs. La documentation relative à la vigilance est conservée pendant dix ans à compter de la fin de la relation d’affaires, et non de l’ouverture du compte du client. La documentation des opérations est rattachée à l’exécution de chaque opération. Appliquer un calcul unique depuis l’ouverture provoque des suppressions prématurées de dossiers qui devaient légalement continuer à être conservés, et c’est une défaillance récurrente dans les rapports de l’expert externe.
L’obligation légale de conservation constitue une base de traitement au sens de l’article 6.1.c) du Règlement général sur la protection des données et, pendant le délai légal, permet de refuser de manière motivée les demandes d’effacement. Une fois le délai échu, la relation s’inverse : en l’absence d’une autre base légale, il y a lieu de supprimer. La conservation indéfinie « au cas où » ne trouve de fondement dans aucun des deux cadres. Vous trouverez l’articulation complète sur notre page consacrée à la protection des données.
Le règlement (UE) 2024/1624 (AMLR), applicable à partir du 10 juillet 2027, régit également la durée de conservation des informations obtenues en application des mesures de vigilance, en l’harmonisant à l’échelle européenne. Pour les entités espagnoles, l’exercice utile avant cette date consiste à réviser la politique interne, en particulier les règles de calcul et la procédure de suppression, afin d’identifier les divergences et de les corriger à temps. Ce travail s’articule naturellement avec la révision du manuel LCB-FT et avec le rapport de l’expert externe de l’exercice.
Textes de référence, avec lien vers le texte officiel :
Textes et liens vérifiés en .