Fintech
A migração de plataforma
“Troca-se o core ou o fornecedor de KYC e os dossiês antigos ficam em um sistema ao qual ninguém mais tem acesso.”
Conservação de documentos PLD na Espanha
O artigo 25 da Lei 10/2010 obriga a conservar durante dez anos a documentação de diligência devida e das operações. É a obrigação que menos atenção recebe e a que transforma qualquer inspeção em um problema quando não foi cumprida.
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- Prazo de conservação
- 10 anos
- Base legal (Lei 10/2010)
- Art. 25
- Multa mínima (infração grave)
- € 60.000
- Base de tratamento no RGPD
- Art. 6.1.c
Serviços
O que fazemos por você em conservação documental
Conservar não é guardar: é conseguir recuperar um documento específico, íntegro e com seu contexto, oito anos depois.
Política
Política de conservação e eliminação
Redigimos a política que define o que se conserva, por quanto tempo, em que suporte, quem pode acessar e — o que quase ninguém tem — o que se elimina ao fim do prazo e com que registro.
Saiba mais →
Art. 2510 anosEliminação
RGPD
Compatibilização com a proteção de dados
A conservação de PLD é uma base de tratamento por obrigação legal, mas não é um cheque em branco: é preciso delimitar finalidade, acesso e apagamento no vencimento para não entrar em conflito com o RGPD.
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RGPDBase legalApagamento
KYC
Rastreabilidade do dossiê KYC
Que o dossiê não apenas exista, mas possa ser reconstruído tal como estava na época.
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DossiêVersão
Terceiros
Documentação nas mãos de fornecedores
Quem guarda o quê quando o onboarding ou o arquivo estão terceirizados.
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FornecedorCustódia
Inspeção
Resposta a exigências
Como a documentação histórica é recuperada e entregue diante de uma exigência.
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ExigênciaEntrega
Auditoria
Teste de recuperação
Simulação de recuperação de dossiês antigos para verificar se o arquivo funciona.
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SimulaçãoAmostragem
Conceito
O que é preciso conservar e por quanto tempo
Dez anos, em suporte recuperável e com a possibilidade de reconstruir o dossiê tal como estava.
O artigo 25 da Lei 10/2010 obriga os sujeitos obrigados a conservar por um período de dez anos a documentação que formaliza o cumprimento das obrigações de diligência devida, bem como os documentos e registros das operações. É um prazo longo, muito acima do que costuma ser aplicado por padrão à documentação empresarial comum.
O relevante não é o prazo em si, mas o que ele implica: a obrigação não se cumpre guardando, cumpre-se conseguindo recuperar. Um arquivo que existe, mas não permite localizar o dossiê de um cliente específico em tempo razoável, ou que devolve um documento que não abre porque o formato ficou obsoleto, não cumpre o artigo 25, ainda que tecnicamente nada tenha sido perdido.
E há um segundo lado que quase ninguém trabalha: a eliminação. Conservar além do prazo legal sem justificativa não é prudência, é tratamento de dados sem base legal. A política de conservação precisa dizer quando se guarda e também quando se destrói, com registro de que foi destruído.
Alcance
Quais documentos entram na obrigação
Seis blocos, com regras de contagem diferentes e armadilhas próprias.
| Bloco | O que inclui | A partir de quando o prazo conta | Erro comum |
|---|---|---|---|
| Identificação do cliente | Documento de identificação, dados de verificação, representação e procurações | A partir do encerramento da relação de negócios | Conta-se a partir da abertura, e não do encerramento, o que encurta o prazo real em vários anos. |
| Beneficiário final | Organogramas, declarações, verificações e o raciocínio da análise da cadeia de controle | A partir do encerramento da relação | Guarda-se o resultado, mas não o raciocínio, que é justamente o que se pede na inspeção. |
| Propósito e natureza | Informações sobre a atividade do cliente e o propósito da relação | A partir do encerramento da relação | Fica em anotações soltas da área comercial que nunca chegam ao dossiê. |
| Operações | Documentos e registros que comprovam cada operação | A partir da execução da operação | Conserva-se o lançamento contábil, mas não o suporte documental que o justificava. |
| Análise e alertas | Alertas gerados, análise realizada, conclusão e decisão adotada | A partir do fechamento da análise | Apagam-se os alertas encerrados como falso positivo, que são justamente os que demonstram que houve análise. |
| Comunicações | Comunicações enviadas ao SEPBLAC e comprovantes de recebimento | A partir do envio | O comprovante é guardado solto, sem o dossiê que o originou. |
A contagem do prazo não é homogênea para todos os blocos: a documentação de diligência devida está vinculada ao encerramento da relação de negócios, e a de operações, à sua execução. Convém fixar isso por escrito na política de conservação para evitar eliminações prematuras.
Comparativo
Conservação de PLD versus proteção de dados
Duas obrigações que parecem opostas e que, na realidade, se ordenam no tempo.
| Questão | Marco de PLD (Lei 10/2010) | Marco do RGPD | Como se resolve |
|---|---|---|---|
| Base do tratamento | Obrigação legal de conservação | Cumprimento de obrigação legal (art. 6.1.c) | A base existe; é preciso documentá-la no registro das atividades de tratamento |
| Prazo | Dez anos | O necessário para a finalidade | O prazo de PLD delimita o prazo do RGPD, não o ultrapassa |
| Finalidade | Prevenção à lavagem de dinheiro e resposta a exigências | Limitada e explícita | O arquivo de PLD não pode ser usado para fins comerciais |
| Acesso | Restrito a quem precisar | Minimização e controle de acessos | Permissões específicas e registro de acessos |
| Direito ao apagamento | Cede diante da obrigação legal | Exercível com limites | É negado de forma fundamentada durante o prazo |
| Ao fim do prazo | Cessa a obrigação de conservar | Obriga a apagar se não houver outra base | Eliminação documentada |
O aparente conflito entre os dois marcos se resolve quase sempre da mesma forma: durante o prazo legal, prevalece a conservação; vencido o prazo, prevalece o apagamento. O que não tem defesa é conservar indefinidamente “por via das dúvidas”.
Setores
Onde a documentação se perde em cada setor
A falha raramente é uma destruição deliberada: é uma migração, um fornecedor que muda ou um formato que morre.
Escritórios de advocacia
O dossiê em papel
“Ainda existe arquivo físico, e o critério sobre o que foi digitalizado e o que não foi nunca ficou documentado.”
Imobiliário
O agente que saiu
“A documentação do cliente estava no e-mail ou no computador de quem cuidou da operação, não em um repositório comum.”
Cripto
O histórico de monitoramento
“Conservam-se as transações on-chain, mas não os alertas nem a análise feita sobre elas.”
Consequências
O que acontece se você não conseguir recuperar a documentação
A conservação é a obrigação que sustenta todas as outras: sem documento, não há prova de que nada foi cumprido.
Não conseguir apresentar um dossiê é pior do que tê-lo incompleto. Um dossiê com deficiências se discute; um dossiê que não aparece é dado como inexistente.
O descumprimento é descoberto no pior momento: quando já há uma exigência sobre a mesa e um prazo de dias para responder.
E conservar demais também não é neutro. Manter dados pessoais sem base legal após o vencimento do prazo é um problema diferente, mas também passível de sanção.
| Gravidade | Valor | Base ou alternativa |
|---|---|---|
| Sanções leves | até € 60.000 | Descumprimentos de menor gravidade ou sem impacto relevante no sistema de prevenção. |
| Infrações graves | € 60.000 – € 5.000.000 | Ou 10% dos recursos totais da empresa. |
| Sanções muito graves | € 150.000 – € 10.000.000 | Ou 10% dos recursos próprios da entidade. |
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É o teste mais rápido que existe para saber se o seu arquivo de PLD funciona. Se demorar mais de um dia ou voltar incompleto, você tem um problema que convém resolver antes da próxima inspeção.
Perguntas frequentes
Conservação de documentos: dúvidas frequentes
Por quanto tempo é preciso conservar a documentação de PLD?
Dez anos, conforme o artigo 25 da Lei 10/2010. A contagem não é idêntica para todos os blocos documentais: a documentação de diligência devida está vinculada ao encerramento da relação de negócios, e a de operações, à sua execução.
Basta conservar uma cópia digital?
Sim, desde que se garantam a integridade, a legibilidade e a possibilidade de recuperação durante todo o prazo. O que não vale é uma digitalização parcial sem critério documentado, nem um formato que daqui a sete anos não possa ser aberto. A política de conservação deve tratar de suporte, formato e migrações.
A partir de quando começam a contar os dez anos?
Para a documentação de diligência devida, a partir do encerramento da relação de negócios, não da abertura. Esse é um dos erros de contagem mais frequentes e o que provoca eliminações prematuras: um cliente com quinze anos de relacionamento exige conservar o dossiê até dez anos depois de seu desligamento.
É preciso conservar os alertas encerrados como falso positivo?
Sim, e estão entre os mais valiosos. Um alerta encerrado com análise documentada demonstra que o sistema de monitoramento funciona e que houve critério. Apagá-los deixa um registro em que só aparecem os alertas que terminaram em comunicação, o que sugere — erroneamente — que nada mais é analisado.
E o RGPD? Não é preciso apagar os dados?
Durante o prazo legal de conservação, a obrigação de PLD funciona como base de tratamento e prevalece sobre o direito ao apagamento, que deve ser negado de forma fundamentada. Vencido o prazo, a lógica se inverte: se não houver outra base legal, os dados devem ser apagados. Tratamos do tema em detalhe na nossa página de proteção de dados.
E se a documentação estiver com um fornecedor externo?
A responsabilidade continua sendo sua. O contrato com o fornecedor deve garantir a conservação durante o prazo legal, o acesso a qualquer momento e — ponto crítico — a devolução integral ao término da relação. Se você terceiriza o KYC ou o arquivo, revise essa cláusula: é onde ela mais costuma faltar. Mais em terceirização de PLD.
É preciso documentar a eliminação?
É altamente recomendável. Uma política de conservação que prevê a eliminação no vencimento, mas não deixa registro de que ela foi executada, não permite explicar por que um dossiê de doze anos atrás já não existe. O registro da eliminação é o que distingue um apagamento conforme de uma perda de informação.
O que vão pedir em uma inspeção?
Normalmente, uma amostra de dossiês específicos por nome e data. O que se avalia não é apenas se eles aparecem, mas quanto tempo se leva para localizá-los e se vêm completos, com seu contexto: identificação, beneficiário final, propósito, operações, alertas e decisões.
O prazo muda com o AMLR?
O Regulamento (UE) 2024/1624 também regula o período de conservação, com um esquema semelhante, e o harmoniza em nível europeu a partir de 10 de julho de 2027. Antes dessa data, convém revisar a política interna para verificar se não há divergências de contagem. Mais na página do AMLR.
É possível conservar por mais de dez anos por via das dúvidas?
Não sem uma base que o justifique. A existência de um processo judicial, de um processo sancionador ou de uma reclamação em andamento pode legitimar a conservação prolongada de documentação específica. O que não se sustenta é uma conservação indefinida e generalizada como política padrão.
Guia operacional
Guia prático de conservação documental
Uma política de conservação útil cabe em poucas páginas e responde a cinco perguntas: o quê, por quanto tempo, onde, quem acessa e quando se elimina. Dez passos para redigi-la e testá-la.
Fixe o dia de início
Por bloco documental. Diligência devida a partir do desligamento do cliente; operações a partir da sua execução. Sem essa precisão, as eliminações serão prematuras ou tardias.
Comprove que funciona
Uma política que ninguém testou é uma hipótese. Peça dois dossiês antigos ao acaso uma vez por ano e cronometre.
E feche o ciclo
Defina o que se destrói no vencimento, quem executa e como fica registrado. A eliminação documentada faz parte do cumprimento, e não o contrário.
Checklist de conservação documental em 10 passos
- Inventariar os blocos documentais sujeitos a conservação e onde cada um está hoje.
- Fixar por escrito a regra de contagem do prazo para cada bloco, distinguindo diligência devida e operações.
- Definir o suporte e o formato de conservação, com previsão de migrações tecnológicas.
- Estabelecer as permissões de acesso ao arquivo e o registro de acessos.
- Regular em contrato a custódia quando a documentação estiver com um fornecedor, incluindo sua devolução.
- Redigir o procedimento de resposta a exigências: quem localiza, em que prazo e em que formato se entrega.
- Documentar a base de tratamento para fins do RGPD e a política de resposta a pedidos de apagamento.
- Definir o procedimento de eliminação no vencimento, com responsável e registro da execução.
- Realizar um teste anual de recuperação com dossiês antigos escolhidos ao acaso.
- Revisar a política após cada migração de sistemas, troca de fornecedor ou reforma normativa relevante.
Se você quer testar o seu arquivo antes que o supervisor o teste, comece por uma auditoria de PLD/FT ou pelo relatório de perito externo.
A conservação na prática operacional
De “está tudo guardado” a conseguir demonstrá-lo
A conservação falha em momentos concretos e previsíveis. Estes são os quatro.
1) CapturaQue o documento chegue ao arquivo
O dossiê que vive no e-mail de um comercial ou em uma pasta local não está conservado: corre o risco de desaparecer com a pessoa.
- Repositório único
- Sem cópias locais
- Captura no fluxo
2) IntegridadeQue continue sendo o mesmo documento
Formato estável, metadados conservados e registro de versões. Um PDF regenerado sem seu contexto perde boa parte do seu valor probatório.
- Formato duradouro
- Metadados
- Versionamento
3) MigraçãoQue sobreviva à troca de sistema
É o momento de maior perda documental. Cada migração precisa de um plano explícito para o histórico, não só para os dados ativos.
- Plano para o histórico
- Verificação pós-migração
- Acesso ao sistema antigo
4) RecuperaçãoQue possa ser encontrado
O teste real. Um arquivo que conserva tudo, mas leva três semanas para localizar um dossiê, não resolve uma exigência com prazo de dez dias.
Dica: faça um teste de recuperação por ano, com dois dossiês ao acaso, e lavre uma ata com o tempo gasto e a completude. É uma evidência de primeira linha em uma inspeção.
Decisão rápidaMapa prático: isto se conserva?
Três dúvidas frequentes e sua resposta.
Alerta encerrado
Sim. É a prova de que houve análise. Com sua conclusão e sua data.
Cliente que nunca chegou a sê-lo
Sim, se a diligência devida chegou a ser iniciada. Conserva-se o que foi coletado.
Dossiê de onze anos atrás
Não, se o prazo venceu e não há processo em aberto. E com registro da eliminação.
Playbook do arquivo
A conservação documental na prática
Política escrita
Documento que define o quê, por quanto tempo, onde, quem acessa e quando se elimina.
Política aprovada pelo OCI, com versão e data.
Regra de contagem
Início do prazo definido por bloco documental.
Seção específica da política e parametrização do sistema.
Captura
Todo documento relevante chega ao repositório único.
Ausência de arquivos em pastas locais e no e-mail.
Recuperação
Localização de um dossiê específico em prazo razoável.
Ata do teste anual com tempo e completude.
Eliminação
Destruição no vencimento, com registro.
Registro de eliminações com data, alcance e responsável.
Sinais de que o seu arquivo de PLD não vai responder
Qualquer um deles deveria levar você a fazer um teste de recuperação nesta semana.
- Ninguém sabe ao certo onde estão os dossiês anteriores à última migração.
- O prazo é contado a partir da abertura do relacionamento com o cliente, e não do encerramento.
- Os alertas encerrados como falso positivo são apagados periodicamente.
- A documentação está sob a custódia de um fornecedor sem cláusula de devolução.
- Nunca foi feito um teste de recuperação de um dossiê antigo.
Glossário prático
Conceitos-chave da conservação documental
Termos que aparecem em políticas de arquivo, exigências e relatórios de perito externo.
Art. 25Base
Conservação de documentos
Obrigação de conservar por dez anos a documentação de diligência devida e de operações.
Lei 10/2010, artigo 25.
ContagemCrítico
Início do prazo
Diligência devida a partir do encerramento da relação; operações a partir da sua execução.
Erro comum: contar a partir da abertura.
IntegridadeRequisito
Documento inalterado
O documento conservado deve ser o mesmo, legível e com seu contexto.
Formato e metadados importam.
RecuperabilidadeProva
Capacidade de localização
Conseguir encontrar um dossiê específico em um prazo compatível com uma exigência.
Demonstra-se com uma simulação.
EliminaçãoFechamento
Apagamento no vencimento
Destruição documentada das informações cujo prazo de conservação expirou.
Com registro da execução.
RGPDConvivência
Base de tratamento
A obrigação legal de conservar legitima o tratamento durante o prazo, não além dele.
Veja: proteção de dados.
MigraçãoRisco
Troca de sistema
Momento de maior perda documental. Exige um plano explícito para o histórico.
Verificar depois, não só antes.
CustódiaTerceiros
Arquivo terceirizado
A responsabilidade não se terceiriza: o contrato deve garantir acesso e devolução.
Veja: terceirização de PLD.
AMLR2027
Regulamento (UE) 2024/1624
Harmoniza o regime de conservação em nível europeu a partir de julho de 2027.
Veja: AMLR.
COMPLIANCE CONTROL CENTER · ARQUIVO
Matriz de decisão: conservar, migrar ou eliminar?
Cruze a idade do dossiê com a sua situação. A célula indica o que fazer e com que registro.
Matriz de conservação
Verde: situação ordinária. Vermelho: exige decisão documentada.
Idade \ Situação
Relação ativa
Relação encerrada
Processo em aberto
Menos de 5 anos
Conservarsem dúvida
Conservarprazo correndo
Conservarbloqueio da eliminação
De 5 a 10 anos
Conservarsem dúvida
Conservarverificar contagem
Conservarbloqueio da eliminação
Mais de 10 anos
Conservarrelação em curso
Eliminarcom registro
Conservaraté a decisão final
Sujeitos obrigados
A quem se aplica a obrigação de conservar?
A todos os sujeitos obrigados da Lei 10/2010, independentemente do seu porte.
Geral
Sujeitos obrigados pela Lei 10/2010
Analisamos o seu enquadramento como sujeito obrigado e quais blocos documentais você deve conservar de acordo com a sua operação.
Ver sujeitos obrigados →
Lei 10/2010Art. 25
Escritórios
Advogados e consultorias
Arquivo misto em papel e digital, com um critério de digitalização que quase nunca está documentado.
Ver PLD/FT para escritórios →
PapelDigital
Fintech
Instituições de pagamento e fintechs
As migrações de plataforma são o principal ponto de perda documental do setor.
Ver abordagem fintech →
MigraçãoHistórico
Imobiliário
Agentes imobiliários
A documentação tende a ficar com o agente que cuidou da operação, em vez de em um repositório comum.
Ver PLD para imobiliárias →
RepositórioRotatividade
Erros frequentes
As seis falhas que mais vemos em conservação
Nenhuma delas é detectada até chegar uma exigência, e esse é exatamente o problema.
Contar o prazo a partir da abertura
A contagem da documentação de diligência devida começa no encerramento da relação. Contá-la a partir da abertura provoca eliminações prematuras de dossiês que ainda deveriam ser conservados.
Apagar os alertas encerrados
Os alertas que não terminaram em comunicação são a prova de que existe análise. Sem eles, o registro sugere que só se olha o que é reportado.
Migrar sem plano para o histórico
O projeto de migração se concentra nos dados ativos, e os dossiês encerrados ficam em um sistema ao qual, em dois anos, ninguém terá acesso.
Terceirizar sem cláusula de devolução
O fornecedor guarda a documentação e o contrato não diz o que acontece ao término da relação. Quando ela termina, já é tarde para negociar.
Não documentar a eliminação
A documentação é destruída corretamente no vencimento, mas não fica registro, e anos depois não é possível distinguir um apagamento conforme de uma perda.
Nunca testar a recuperação
A política existe, o arquivo existe e ninguém jamais verificou quanto tempo leva para obter um dossiê de oito anos atrás. É um teste de uma tarde.
Fontes oficiais
De onde vem tudo isso
Links diretos para os textos consolidados e para os órgãos competentes.
BOE
Lei 10/2010, de 28 de abril
Texto consolidado. Artigo 25: conservação de documentos.
BOEReal Decreto 304/2014, de 5 de maio
Regulamento da lei: suportes e condições de conservação.
EUR-LexRegulamento (UE) 2024/1624 (AMLR)
Harmoniza o regime de conservação de informações a partir de julho de 2027.
EUR-LexRegulamento (UE) 2016/679 (RGPD)
Marco de proteção de dados: base legal, minimização e apagamento.
AEPDAgência Espanhola de Proteção de Dados
Critérios sobre prazos de conservação e direito ao apagamento.
SEPBLACServiço Executivo da Comissão
Unidade de Inteligência Financeira e órgão que formula as exigências na inspeção.
Publicação inicial, com a compatibilização entre conservação de PLD e RGPD e o tratamento da eliminação.
Revisão prevista: aplicação do Regulamento (UE) 2024/1624.
Contato
Agendar uma ligação
Conte onde você guarda os dossiês hoje e quando foi a última migração de sistemas.
Marco normativo da conservação de documentos em PLD/FT
A obrigação de conservação de documentos está prevista no artigo 25 da Lei 10/2010, de 28 de abril, de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. Ela impõe aos sujeitos obrigados conservar durante dez anos a documentação que formaliza o cumprimento das obrigações de diligência devida, bem como os documentos e registros das operações realizadas.
Conservar não é guardar: é conseguir recuperar
O cumprimento do artigo 25 não se esgota na existência física ou lógica do documento. Exige integridade — que o documento conservado seja o mesmo e continue legível —, contexto — que seja possível reconstruir o dossiê tal como estava na época — e recuperabilidade em um prazo compatível com o de resposta a uma exigência. Um arquivo que conserva tudo, mas leva semanas para localizar um dossiê específico, não cumpre materialmente a obrigação, ainda que nada tenha sido perdido.
A contagem do prazo
É o ponto em que se concentram mais erros. A documentação relativa à diligência devida é conservada durante dez anos a partir do encerramento da relação de negócios, e não da abertura do relacionamento com o cliente. A documentação de operações está vinculada à execução de cada operação. Aplicar uma contagem única a partir da abertura provoca eliminações prematuras de dossiês que legalmente deveriam continuar conservados, e é uma deficiência recorrente nos relatórios de perito externo.
A convivência com o RGPD
A obrigação legal de conservação constitui base de tratamento para os fins do artigo 6.1.c) do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados e, durante o prazo legal, permite negar de forma fundamentada os pedidos de apagamento. Vencido o prazo, a relação se inverte: se não houver outra base legal, os dados devem ser apagados. A conservação indefinida “por via das dúvidas” não encontra amparo em nenhum dos dois marcos. Você pode ver a compatibilização completa na nossa página de proteção de dados.
O que muda com o AMLR
O Regulamento (UE) 2024/1624 (AMLR), aplicável a partir de 10 de julho de 2027, também regula o período de conservação das informações obtidas na aplicação das medidas de diligência devida, harmonizando-o em nível europeu. Para as entidades espanholas, o exercício útil antes dessa data consiste em revisar a política interna — especialmente as regras de contagem e o procedimento de eliminação — para identificar divergências e corrigi-las com antecedência. Esse trabalho se encaixa naturalmente na revisão do manual de PLD e no relatório de perito externo do exercício.
Obrigações relacionadas
Sistema de PLD/FT
Fontes oficiais
Normas de referência, com link para o texto oficial:
- Lei 10/2010, de 28 de abril, de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismoBOE · texto consolidado
- Regulamento (UE) 2024/1624, de 31 de maio de 2024, relativo à prevenção da utilização do sistema financeiro para fins de lavagem de dinheiro ou de financiamento do terrorismoEUR-Lex · Jornal Oficial da UE
- Real Decreto 304/2014, de 5 de maio, que aprova o Regulamento da Lei 10/2010, de 28 de abril, de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismoBOE · texto consolidado
Normas e links revisados em .