Conservazione documenti antiriciclaggio Spagna: l’obbligo dei 10 anni

Dieci anni, ai sensi dell’articolo 25 della Legge 10/2010. La decorrenza non è identica per tutti i blocchi documentali: la documentazione di adeguata verifica è collegata alla cessazione del rapporto d’affari e quella delle operazioni alla loro esecuzione.

Sì, purché siano garantite l’integrità, la leggibilità e la possibilità di recupero per tutto il periodo. Non vanno bene una digitalizzazione parziale senza criteri documentati, né un formato che tra sette anni non si possa più aprire. La politica di conservazione deve pronunciarsi su supporto, formato e migrazioni.

Per la documentazione di adeguata verifica, dalla cessazione del rapporto d’affari, non dall’onboarding. È uno degli errori di calcolo più frequenti e quello che provoca cancellazioni premature: un cliente con quindici anni di rapporto impone di conservare il suo fascicolo fino a dieci anni dopo la fine del rapporto.

Sì, e sono tra i più preziosi. Un alert chiuso con un’analisi documentata dimostra che il sistema di monitoraggio funziona e che è stato applicato un criterio di valutazione. Cancellarli lascia un registro in cui compaiono solo gli alert sfociati in una segnalazione, il che suggerisce — erroneamente — che non venga analizzato nient’altro.

Durante il periodo legale di conservazione, l’obbligo AML opera come base giuridica del trattamento e prevale sul diritto alla cancellazione, che va rifiutato con motivazione. Scaduto il termine, la logica si inverte: se non c’è un’altra base giuridica, si deve procedere alla cancellazione. Ne parliamo in dettaglio nella pagina sulla protezione dei dati.

La responsabilità resta tua. Il contratto con il fornitore deve garantire la conservazione per tutto il periodo legale, l’accesso in qualsiasi momento e — aspetto critico — la restituzione integrale al termine del rapporto. Se esternalizzi il KYC o l’archivio, controlla quella clausola: è quella che manca più spesso. Maggiori informazioni: esternalizzazione antiriciclaggio.

È molto consigliabile. Una politica di conservazione che prevede la cancellazione alla scadenza ma non lascia evidenza di averla eseguita non permette di spiegare perché un fascicolo di dodici anni fa non c’è più. L’evidenza della cancellazione è ciò che distingue una cancellazione conforme da una perdita di informazioni.

Di solito un campione di fascicoli specifici, indicati per nome e data. Ciò che si valuta non è solo che compaiano, ma quanto tempo ci vuole per individuarli e se arrivano completi del loro contesto: identificazione, titolare effettivo, scopo, operazioni, alert e decisioni.

Il Regolamento (UE) 2024/1624 disciplina anch’esso il periodo di conservazione con uno schema simile e lo armonizza a livello europeo dal 10 luglio 2027. Prima di quella data conviene rivedere la politica interna per verificare che non ci siano divergenze nel calcolo del termine. Maggiori informazioni nella pagina sull’AMLR.

Non senza una base che lo giustifichi. L’esistenza di un procedimento giudiziario, di un procedimento sanzionatorio o di un reclamo in corso può legittimare la conservazione prolungata di documenti specifici. Ciò che non regge è una conservazione indefinita e generalizzata come politica predefinita.