Fintech
La migración de plataforma
«Se cambia de core o de proveedor de KYC y los expedientes antiguos quedan en un sistema al que ya nadie tiene acceso.»
Conservación de documentos en PBC
El artículo 25 de la Ley 10/2010 obliga a conservar durante diez años la documentación de diligencia debida y de las operaciones. Es la obligación que menos atención recibe y la que convierte cualquier inspección en un problema cuando no se ha cumplido.
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Servicios
Qué hacemos por ti en conservación documental
Conservar no es guardar: es poder recuperar un documento concreto, íntegro y con su contexto, ocho años después.
Política
Política de conservación y borrado
Redactamos la política que fija qué se conserva, durante cuánto, en qué soporte, quién puede acceder y —lo que casi nadie tiene— qué se borra al vencer el plazo y con qué constancia.
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Art. 2510 añosBorrado
RGPD
Encaje con protección de datos
La conservación PBC es una base de tratamiento por obligación legal, pero no es un cheque en blanco: hay que delimitar finalidad, acceso y supresión al vencimiento para no chocar con el RGPD.
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RGPDBase legalSupresión
KYC
Trazabilidad del expediente KYC
Que el expediente no solo exista, sino que se pueda reconstruir tal como estaba entonces.
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ExpedienteVersión
Terceros
Documentación en manos de proveedores
Quién custodia qué cuando el onboarding o el archivo están externalizados.
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ProveedorCustodia
Inspección
Respuesta a requerimientos
Cómo se recupera y se entrega documentación histórica ante un requerimiento.
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RequerimientoEntrega
Auditoría
Prueba de recuperación
Simulacro de recuperación de expedientes antiguos para verificar que el archivo funciona.
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SimulacroMuestreo
Concepto
Qué hay que conservar y durante cuánto tiempo
Diez años, en soporte recuperable y con la posibilidad de reconstruir el expediente tal como estaba.
El artículo 25 de la Ley 10/2010 obliga a los sujetos obligados a conservar durante un periodo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones de diligencia debida, así como los documentos y registros de las operaciones. Es un plazo largo, muy por encima del que suele aplicarse por defecto a la documentación mercantil ordinaria.
Lo relevante no es el plazo en sí, sino lo que implica: la obligación no se cumple guardando, se cumple pudiendo recuperar. Un archivo que existe pero que no permite localizar el expediente de un cliente concreto en un tiempo razonable, o que devuelve un documento que no se puede abrir porque el formato quedó obsoleto, no satisface el artículo 25 aunque técnicamente nada se haya perdido.
Y hay una segunda cara que casi nadie trabaja: el borrado. Conservar más allá del plazo legal sin una justificación no es prudencia, es un tratamiento de datos sin base. La política de conservación tiene que decir cuándo se guarda y también cuándo se destruye, con constancia de que se destruyó.
Alcance
Qué documentos entran en la obligación
Seis bloques, con reglas de cómputo distintas y trampas propias.
| Bloque | Qué incluye | Desde cuándo cuenta el plazo | Error habitual |
|---|---|---|---|
| Identificación del cliente | Documento identificativo, datos de verificación, representación y poderes | Desde la terminación de la relación de negocio | Se cuenta desde el alta y no desde la baja, lo que acorta el plazo real varios años. |
| Titular real | Organigramas, declaraciones, verificaciones y razonamiento del análisis de la cadena de control | Desde la terminación de la relación | Se guarda el resultado pero no el razonamiento, que es justamente lo que se pide en inspección. |
| Propósito y naturaleza | Información sobre la actividad del cliente y el propósito de la relación | Desde la terminación de la relación | Queda en notas sueltas de comercial que nunca llegan al expediente. |
| Operaciones | Documentos y registros que acreditan cada operación | Desde la ejecución de la operación | Se conserva el apunte contable pero no el soporte documental que lo justificaba. |
| Análisis y alertas | Alertas generadas, análisis realizado, conclusión y decisión adoptada | Desde el cierre del análisis | Se borran las alertas cerradas como falso positivo, que son las que demuestran que hubo análisis. |
| Comunicaciones | Comunicaciones remitidas al SEPBLAC y acuses de recepción | Desde la remisión | El acuse se guarda suelto, sin el expediente que lo originó. |
El cómputo del plazo no es homogéneo para todos los bloques: la documentación de diligencia debida se vincula a la terminación de la relación de negocio y la de operaciones, a su ejecución. Conviene fijarlo por escrito en la política de conservación para evitar borrados prematuros.
Comparativa
Conservación PBC frente a protección de datos
Dos obligaciones que parecen enfrentadas y que en realidad se ordenan en el tiempo.
| Cuestión | Marco PBC (Ley 10/2010) | Marco RGPD | Cómo se resuelve |
|---|---|---|---|
| Base del tratamiento | Obligación legal de conservación | Cumplimiento de obligación legal (art. 6.1.c) | La base existe; hay que documentarla en el registro de actividades |
| Plazo | Diez años | El necesario para la finalidad | El plazo PBC delimita el plazo RGPD, no lo desborda |
| Finalidad | Prevención del blanqueo y respuesta a requerimientos | Limitada y explícita | No se puede usar el archivo PBC para fines comerciales |
| Acceso | Restringido a quien lo necesite | Minimización y control de accesos | Permisos específicos y registro de accesos |
| Derecho de supresión | Cede ante la obligación legal | Ejercitable con límites | Se deniega motivadamente durante el plazo |
| Al vencer el plazo | Cesa la obligación de conservar | Obliga a suprimir si no hay otra base | Borrado documentado |
La colisión aparente entre ambos marcos se resuelve casi siempre igual: durante el plazo legal prevalece la conservación; vencido el plazo, prevalece la supresión. Lo que no admite defensa es conservar indefinidamente «por si acaso».
Sectores
Dónde se pierde la documentación en cada sector
El fallo rara vez es una destrucción deliberada: es una migración, un proveedor que cambia o un formato que muere.
Despachos
El expediente en papel
«Sigue existiendo archivo físico, y el criterio de qué se digitalizó y qué no nunca se documentó.»
Inmobiliario
El agente que se fue
«La documentación del cliente estaba en el correo o en el ordenador de quien llevó la operación, no en un repositorio común.»
Cripto
El histórico de monitorización
«Se conservan las transacciones on-chain pero no las alertas ni el análisis que se hizo sobre ellas.»
Consecuencias
Qué pasa si no puedes recuperar la documentación
La conservación es la obligación que sostiene a todas las demás: sin documento, no hay prueba de que se cumplió nada.
No poder aportar un expediente es peor que tenerlo incompleto. Un expediente con deficiencias se discute; un expediente que no aparece se da por inexistente.
El incumplimiento se descubre en el peor momento: cuando ya hay un requerimiento sobre la mesa y un plazo de días para responder.
Y conservar de más tampoco es neutro. Mantener datos personales sin base legal tras el vencimiento del plazo es un problema distinto, pero también sancionable.
| Gravedad | Cuantía | Base o alternativa |
|---|---|---|
| Sanciones leves | hasta 60.000 € | Incumplimientos de menor entidad o sin impacto apreciable en el sistema de prevención. |
| Sanciones graves | 60.000 € – 5.000.000 € | O el 10% de los recursos totales de la empresa. |
| Sanciones muy graves | 150.000 € – 10.000.000 € | O el 10% de los recursos propios de la entidad. |
Haz la prueba: pide un expediente de hace ocho años
Es el test más rápido que existe para saber si tu archivo PBC funciona. Si tarda más de un día o vuelve incompleto, tienes un problema que conviene resolver antes de la próxima inspección.
Preguntas frecuentes
Conservación de documentos: dudas habituales
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación de PBC?
Diez años, conforme al artículo 25 de la Ley 10/2010. El cómputo no es idéntico para todos los bloques documentales: la documentación de diligencia debida se vincula a la terminación de la relación de negocio y la de operaciones, a su ejecución.
¿Vale con conservar copia digital?
Sí, siempre que se garantice la integridad, la legibilidad y la posibilidad de recuperación durante todo el plazo. Lo que no vale es una digitalización parcial sin criterio documentado, ni un formato que dentro de siete años no se pueda abrir. La política de conservación debe pronunciarse sobre soporte, formato y migraciones.
¿Desde cuándo empiezan a contar los diez años?
Para la documentación de diligencia debida, desde la terminación de la relación de negocio, no desde el alta. Este es uno de los errores de cómputo más frecuentes y el que provoca borrados prematuros: un cliente con quince años de relación exige conservar su expediente hasta diez años después de darse de baja.
¿Hay que conservar las alertas cerradas como falso positivo?
Sí, y son de las más valiosas. Una alerta cerrada con análisis documentado demuestra que el sistema de monitorización funciona y que hubo criterio. Borrarlas deja un registro en el que solo aparecen las alertas que acabaron en comunicación, lo que sugiere —erróneamente— que no se analiza nada más.
¿Qué pasa con el RGPD? ¿No hay que suprimir los datos?
Durante el plazo legal de conservación, la obligación PBC actúa como base de tratamiento y prevalece frente al derecho de supresión, que debe denegarse motivadamente. Vencido el plazo, la lógica se invierte: si no hay otra base legal, procede suprimir. Lo tratamos en detalle en protección de datos.
¿Y si la documentación la tiene un proveedor externo?
La responsabilidad sigue siendo tuya. El contrato con el proveedor debe garantizar la conservación durante el plazo legal, el acceso en cualquier momento y —crítico— la devolución íntegra al terminar la relación. Si externalizas KYC o archivo, revisa esa cláusula: es donde más veces falta. Más en externalización PBC.
¿Hay que documentar el borrado?
Conviene mucho. Una política de conservación que prevé el borrado al vencimiento pero no deja constancia de haberlo ejecutado no permite explicar por qué un expediente de hace doce años ya no está. La constancia del borrado es lo que distingue una supresión conforme de una pérdida de información.
¿Qué me van a pedir en una inspección?
Normalmente una muestra de expedientes concretos por nombre y fecha. Lo que se evalúa no es solo que aparezcan, sino cuánto se tarda en localizarlos y si vienen completos con su contexto: identificación, titular real, propósito, operaciones, alertas y decisiones.
¿Cambia el plazo con el AMLR?
El Reglamento (UE) 2024/1624 regula también el periodo de conservación con un esquema similar y lo armoniza a escala europea desde el 10 de julio de 2027. Antes de esa fecha conviene revisar la política interna para verificar que no hay divergencias de cómputo. Más en la página del AMLR.
¿Se puede conservar más de diez años por si acaso?
No sin una base que lo justifique. La existencia de un procedimiento judicial, un expediente sancionador o una reclamación en curso puede legitimar la conservación prolongada de documentación concreta. Lo que no se sostiene es una conservación indefinida y generalizada como política por defecto.
Guía operativa
Guía práctica de conservación documental
Una política de conservación útil cabe en pocas páginas y responde a cinco preguntas: qué, cuánto, dónde, quién accede y cuándo se borra. Diez pasos para escribirla y probarla.
Fija el día de inicio
Por bloque documental. Diligencia debida desde la baja del cliente; operaciones desde su ejecución. Sin esta precisión, los borrados serán prematuros o tardíos.
Prueba que funciona
Una política que nadie ha testado es una hipótesis. Pide dos expedientes antiguos al azar una vez al año y cronometra.
Y cierra el ciclo
Define qué se destruye al vencer, quién lo ejecuta y cómo queda constancia. El borrado documentado es parte del cumplimiento, no lo contrario.
Checklist de conservación documental en 10 pasos
- Inventariar los bloques documentales sujetos a conservación y dónde reside hoy cada uno.
- Fijar por escrito la regla de cómputo del plazo para cada bloque, distinguiendo diligencia debida y operaciones.
- Definir el soporte y el formato de conservación, con previsión de migraciones tecnológicas.
- Establecer los permisos de acceso al archivo y el registro de accesos.
- Regular contractualmente la custodia cuando la documentación la tenga un proveedor, incluida su devolución.
- Redactar el procedimiento de respuesta a requerimientos: quién localiza, en qué plazo y en qué formato se entrega.
- Documentar la base de tratamiento a efectos de RGPD y la política de respuesta a solicitudes de supresión.
- Definir el procedimiento de borrado al vencimiento, con responsable y constancia de ejecución.
- Realizar una prueba anual de recuperación sobre expedientes antiguos elegidos al azar.
- Revisar la política tras cada migración de sistemas, cambio de proveedor o reforma normativa relevante.
Si quieres probar tu archivo antes de que lo pruebe el supervisor, empieza por una auditoría PBC/FT o por el informe de experto externo.
La conservación en modo operativo
De «está todo guardado» a poder demostrarlo
La conservación se rompe en momentos concretos y predecibles. Estos son los cuatro.
1) CapturaQue el documento llegue al archivo
El expediente que vive en el correo de un comercial o en una carpeta local no está conservado: está en riesgo de desaparecer con la persona.
- Repositorio único
- Sin copias locales
- Captura en el flujo
2) IntegridadQue siga siendo el mismo documento
Formato estable, metadatos conservados y constancia de versiones. Un PDF regenerado sin su contexto pierde buena parte de su valor probatorio.
- Formato duradero
- Metadatos
- Versionado
3) MigraciónQue sobreviva al cambio de sistema
Es el momento de mayor pérdida documental. Cada migración necesita un plan explícito sobre el histórico, no solo sobre los datos vivos.
- Plan de histórico
- Verificación post-migración
- Acceso al sistema antiguo
4) RecuperaciónQue se pueda encontrar
La prueba real. Un archivo que conserva todo pero tarda tres semanas en localizar un expediente no resuelve un requerimiento con plazo de diez días.
Consejo: haz una prueba de recuperación al año, con dos expedientes al azar, y deja acta con el tiempo empleado y la completitud. Es evidencia de primer nivel en una inspección.
Decisión rápidaMapa práctico: ¿esto se conserva?
Tres dudas habituales y su respuesta.
Alerta cerrada
Sí. Es la prueba de que hubo análisis. Con su conclusión y su fecha.
Cliente que nunca llegó a serlo
Sí, si llegó a iniciarse la diligencia debida. Se conserva lo recabado.
Expediente de hace once años
No, si venció el plazo y no hay procedimiento abierto. Y con constancia del borrado.
Playbook archivo
La conservación documental en la práctica
Política escrita
Documento que fija qué, cuánto, dónde, quién accede y cuándo se borra.
Política aprobada por el OCI con versión y fecha.
Regla de cómputo
Inicio del plazo definido por bloque documental.
Apartado específico de la política y parametrización del sistema.
Captura
Todo documento relevante llega al repositorio único.
Ausencia de archivos en carpetas locales y correo.
Recuperación
Localización de un expediente concreto en plazo razonable.
Acta de la prueba anual con tiempo y completitud.
Borrado
Destrucción al vencimiento con constancia.
Registro de borrados con fecha, alcance y responsable.
Señales de que tu archivo PBC no va a responder
Cualquiera de estas debería llevarte a hacer una prueba de recuperación esta semana.
- Nadie sabe con certeza dónde están los expedientes anteriores a la última migración.
- El plazo se cuenta desde el alta del cliente y no desde la baja.
- Las alertas cerradas como falso positivo se purgan periódicamente.
- La documentación la custodia un proveedor sin cláusula de devolución.
- Nunca se ha hecho una prueba de recuperación de un expediente antiguo.
Diccionario operativo
Conceptos clave de la conservación documental
Términos que aparecen en políticas de archivo, requerimientos e informes de experto externo.
Art. 25Base
Conservación de documentos
Obligación de conservar diez años la documentación de diligencia debida y de operaciones.
Ley 10/2010, artículo 25.
CómputoCrítico
Inicio del plazo
Diligencia debida desde la terminación de la relación; operaciones desde su ejecución.
Error habitual: contar desde el alta.
IntegridadRequisito
Documento inalterado
El documento conservado debe ser el mismo, legible y con su contexto.
Formato y metadatos importan.
RecuperabilidadPrueba
Capacidad de localización
Poder encontrar un expediente concreto en un plazo compatible con un requerimiento.
Se demuestra con un simulacro.
BorradoCierre
Supresión al vencimiento
Destrucción documentada de la información cuyo plazo de conservación ha expirado.
Con constancia de ejecución.
RGPDConvivencia
Base de tratamiento
La obligación legal de conservar legitima el tratamiento durante el plazo, no más allá.
Ver: protección de datos.
MigraciónRiesgo
Cambio de sistema
Momento de mayor pérdida documental. Exige plan explícito sobre el histórico.
Verificar después, no solo antes.
CustodiaTerceros
Archivo externalizado
La responsabilidad no se externaliza: el contrato debe garantizar acceso y devolución.
Ver: externalización PBC.
AMLR2027
Reglamento (UE) 2024/1624
Armoniza el régimen de conservación a escala europea desde julio de 2027.
Ver: AMLR.
COMPLIANCE CONTROL CENTER · ARCHIVO
Matriz de decisión: ¿conservo, migro o borro?
Cruza la antigüedad del expediente con su situación. La casilla te dice qué procede y con qué constancia.
Matriz de conservación
Verde: situación ordinaria. Rojo: requiere decisión documentada.
Antigüedad \ Situación
Relación activa
Relación terminada
Procedimiento abierto
Menos de 5 años
Conservarsin dudas
Conservarplazo corriendo
Conservarbloqueo de borrado
De 5 a 10 años
Conservarsin dudas
Conservarverificar cómputo
Conservarbloqueo de borrado
Más de 10 años
Conservarrelación viva
Borrarcon constancia
Conservarhasta resolución
Sujetos obligados
¿A quién alcanza la obligación de conservar?
A todos los sujetos obligados de la Ley 10/2010, con independencia de su tamaño.
General
Sujetos obligados por la Ley 10/2010
Analizamos tu encaje como sujeto obligado y qué bloques documentales debes conservar según tu operativa.
Ver sujetos obligados →
Ley 10/2010Art. 25
Despachos
Abogados y asesorías
Archivo mixto papel y digital, con un criterio de digitalización que casi nunca está documentado.
Ver PBC para despachos →
PapelDigital
Fintech
Entidades de pago y fintech
Las migraciones de plataforma son el principal punto de pérdida documental del sector.
Ver enfoque fintech →
MigraciónHistórico
Inmobiliario
Agentes inmobiliarios
La documentación tiende a quedarse con el agente que llevó la operación en lugar de en un repositorio común.
Ver PBC inmobiliaria →
RepositorioRotación
Errores frecuentes
Los seis fallos que más vemos en conservación
Ninguno de ellos se detecta hasta que llega un requerimiento, que es exactamente el problema.
Contar el plazo desde el alta
El cómputo de la documentación de diligencia debida arranca en la terminación de la relación. Contarlo desde el alta provoca borrados prematuros de expedientes que aún debían conservarse.
Purgar las alertas cerradas
Las alertas que no acabaron en comunicación son la prueba de que existe análisis. Sin ellas, el registro sugiere que solo se mira lo que se reporta.
Migrar sin plan para el histórico
El proyecto de migración se centra en los datos vivos y los expedientes cerrados quedan en un sistema al que en dos años nadie tendrá acceso.
Externalizar sin cláusula de devolución
El proveedor custodia la documentación y el contrato no dice qué pasa al terminar la relación. Cuando se termina, ya es tarde para negociarlo.
No documentar el borrado
Se destruye correctamente al vencimiento pero no queda constancia, y años después no se puede distinguir una supresión conforme de una pérdida.
No probar nunca la recuperación
La política existe, el archivo existe y nadie ha comprobado jamás cuánto se tarda en sacar un expediente de hace ocho años. Es una prueba de una tarde.
Fuentes oficiales
De dónde sale todo lo anterior
Enlaces directos a los textos consolidados y a los organismos competentes.
BOE
Ley 10/2010, de 28 de abril
Texto consolidado. Artículo 25: conservación de documentos.
BOEReal Decreto 304/2014, de 5 de mayo
Reglamento de desarrollo: soportes y condiciones de conservación.
EUR-LexReglamento (UE) 2024/1624 (AMLR)
Armoniza el régimen de conservación de información desde julio de 2027.
EUR-LexReglamento (UE) 2016/679 (RGPD)
Marco de protección de datos: base legal, minimización y supresión.
AEPDAgencia Española de Protección de Datos
Criterios sobre plazos de conservación y derecho de supresión.
SEPBLACServicio Ejecutivo de la Comisión
Unidad de Inteligencia Financiera y órgano requirente en inspección.
Publicación inicial, con el encaje entre conservación PBC y RGPD y el tratamiento del borrado.
Revisión prevista: aplicación del Reglamento (UE) 2024/1624.
Marco normativo de la conservación de documentos en PBC/FT
La obligación de conservación de documentos está recogida en el artículo 25 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Impone a los sujetos obligados conservar durante diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones de diligencia debida, así como los documentos y registros de las operaciones realizadas.
Conservar no es guardar: es poder recuperar
El cumplimiento del artículo 25 no se agota en la existencia física o lógica del documento. Exige integridad —que el documento conservado sea el mismo y siga siendo legible—, contexto —que se pueda reconstruir el expediente tal como estaba en su momento— y recuperabilidad en un plazo compatible con el de respuesta a un requerimiento. Un archivo que conserva todo pero tarda semanas en localizar un expediente concreto no satisface materialmente la obligación, aunque nada se haya perdido.
El cómputo del plazo
Es el punto donde se concentran más errores. La documentación relativa a la diligencia debida se conserva durante diez años desde la terminación de la relación de negocio, no desde el alta del cliente. La documentación de operaciones se vincula a la ejecución de cada operación. Aplicar un cómputo único desde el alta provoca borrados prematuros de expedientes que legalmente debían seguir conservándose, y es una deficiencia recurrente en informes de experto externo.
La convivencia con el RGPD
La obligación legal de conservación constituye base de tratamiento a efectos del artículo 6.1.c) del Reglamento General de Protección de Datos, y durante el plazo legal permite denegar motivadamente las solicitudes de supresión. Vencido el plazo, la relación se invierte: si no concurre otra base legal, procede la supresión. La conservación indefinida «por si acaso» no encuentra amparo en ninguno de los dos marcos. Puedes ver el encaje completo en nuestra página de protección de datos.
Qué cambia con el AMLR
El Reglamento (UE) 2024/1624 (AMLR), aplicable desde el 10 de julio de 2027, regula también el periodo de conservación de la información obtenida en aplicación de las medidas de diligencia debida, armonizándolo a escala europea. Para las entidades españolas el ejercicio útil antes de esa fecha consiste en revisar la política interna —especialmente las reglas de cómputo y el procedimiento de borrado— para identificar divergencias y corregirlas con tiempo. Este trabajo encaja de forma natural con la revisión del manual de PBC y con el informe de experto externo del ejercicio.