Geldwäsche-Prüfungen: So bereiten Sie sich wirklich vor
Über Geldwäsche-Prüfungen ist ein Irrtum weit verbreitet: dass man sich darauf vorbereitet, wenn das Auskunftsersuchen eintrifft. Tatsächlich ist zu diesem Zeitpunkt fast alles entschieden. Die Prüfung kontrolliert Entscheidungen, die Jahre zuvor getroffen wurden – wie eine Akte abgelegt wurde, ob jemand die Risikoanalyse überprüft hat, ob das Kontrollorgan überhaupt je zusammengetreten ist –, und diese Entscheidungen lassen sich im Nachhinein nicht rekonstruieren, ohne dass es auffällt.
Die Reihenfolge des Auskunftsersuchens ist kein Zufall
Die Unterlagen werden in einer logischen Abfolge angefordert: zuerst die Risikoselbstbewertung, dann das Handbuch, danach die Protokolle des Kontrollorgans und die Schulungsnachweise und am Ende die Aktenstichprobe. Jedes Element bestimmt, wie das nächste gelesen wird. Ein Prüfer, der eine generische Risikoselbstbewertung ohne aktuelles Datum und ohne Bezug zu den tatsächlichen Produkten des Unternehmens öffnet, liest alles Weitere mit dem Ziel, diesen ersten Eindruck bestätigt zu finden.
Wo die Feststellungen entstehen
In der Stichprobenprüfung. Sie ist die längste Phase und die einzige, die Aussagen mit der Praxis abgleicht: ob die Sorgfaltspflichten so angewandt wurden, wie es das Handbuch vorsieht, ob die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten bis zu einer natürlichen Person reicht, ob die vorgesehenen Genehmigungen tatsächlich eingeholt wurden, ob verworfene Alerts eine Spur der Analyse hinterlassen haben. Und sie unterscheidet auch, was Anlass zur Sorge gibt und was nicht: Eine unvollständige Akte ist ein Fehler, zwanzig mit derselben Lücke sind ein Systemversagen.
Der Widerspruch wiegt schwerer als das Fehlen
Entgegen der verbreiteten Annahme kann das Fehlen eines schriftlichen Verfahrens eine kleinere Lücke sein. Schwerwiegend ist es, eines zu haben, während die Akten zeigen, dass es nicht angewandt wurde: Das belegt, dass das Unternehmen eine Kontrolle festgelegt und beschlossen hat, sie nicht einzuhalten. Deshalb betrifft die lohnendste Vorbereitung nicht die Dokumente, sondern die Abstimmung: Man prüft, ob die Person, die einen Prozess ausführt, ihn genauso beschreibt wie das Handbuch, und entscheidet bei Abweichungen, welches von beiden korrigiert werden muss.
Warum es sich lohnt, jetzt zu handeln
Mit der laufenden Reform ist mit mehr Prüftätigkeit zu rechnen: Eine Behörde, die sich über Gebühren selbst finanziert, verfügt über eine stabile Aufsichtskapazität, und das wird sich besonders in Branchen bemerkbar machen, die heute nur selten beaufsichtigt werden. Die gute Nachricht: Die Selbstdiagnose hängt nicht vom endgültigen Gesetzestext ab. Sich selbst die Unterlagen anfordern, zehn Akten nach dem Zufallsprinzip auswählen und Handbuch und Praxis abgleichen ergibt genau dieselbe Liste von Feststellungen wie eine echte Prüfung – mit dem einzigen Unterschied, dass noch Zeit ist, sie zu beheben.
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