ANIFI-Prüfung: So bereiten Sie sich vor

Eine Aufsicht mit eigener Finanzierung und größerer Struktur prüft mehr. Und was sie findet, sind keine neuen Verstöße, sondern die, die schon immer da waren. Diese Seite erklärt, wie eine Prüfung abläuft, welche Unterlagen in welcher Reihenfolge angefordert werden und welche Feststellungen immer wieder auftauchen – und was Sie jetzt noch korrigieren können, solange noch niemand hinschaut.

Probeprüfung

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EU-Verordnung AMLR
VO 2024/1624
Geltendes AML/CFT-Gesetz
Gesetz 10/2010
Veröffentlichung des AML-Pakets
19/06/2024
Checkliste vor der Prüfung
12 Punkte

Wie eine Geldwäsche-Prüfung abläuft

Keine Prüfung beginnt am Tag des Auskunftsersuchens. Sie beginnt viel früher: an dem Tag, an dem die erste Akte falsch abgelegt oder ein Handbuch genehmigt wurde, das eine andere Organisation beschrieb. Was während der Prüfung geschieht, ist nur die Kontrolle von Entscheidungen, die Jahre zuvor getroffen wurden.

Was tatsächlich geprüft wird

Geprüft wird nicht, ob Sie die Unterlagen haben, sondern ob das, was darin steht, mit dem übereinstimmt, was Sie getan haben. Das Handbuch wird mit den Akten abgeglichen, die Risikoselbstbewertung mit den tatsächlichen Produkten und die Schulung mit der Teilnehmerliste.

Ein Widerspruch zwischen Dokument und Nachweis ist eine schwerwiegendere Feststellung als das Fehlen des Dokuments.

Warum mit mehr Prüfungen zu rechnen ist

Die ANIFI wird sich über Gebühren finanzieren, die die beaufsichtigten Unternehmen tragen, und baut auf einer bereits bestehenden Struktur auf. Das bedeutet eine stabile Prüfkapazität, die nicht vom regulären Haushalt abhängt.

Am deutlichsten wird sich das in Branchen bemerkbar machen, die heute nur selten direkt beaufsichtigt werden.

Phasen einer Geldwäsche-Prüfung Vom ersten Auskunftsersuchen bis zum Abschlussbericht, mit dem, was in jeder Phase auf dem Spiel steht. SO LÄUFT EINE PRÜFUNG AB AuskunftsersuchenUnterlagen Vor-Ort-BesuchAbgleich Bericht DokumentenlisteVorabprüfung Interviews und StichprobenStellungnahmen Feststellungen WO JEDE PHASE GEWONNEN ODER VERLOREN WIRD Schnelle Antwortund geordneteAblage Stimmigkeit vonHandbuch, Risikound Verfahren Das Team beschreibtdasselbe wiedas Handbuch Fachliche Qualitätder Stellungnahmenund der Beweise Schwere derMängel undAbhilfeplan Die Prüfung beginnt nicht mit dem Auskunftsersuchen, sondern an dem Tag, an dem die erste Akte falsch abgelegt wurde
Abbildung 1. Die fünf Phasen und was in jeder auf dem Spiel steht. Der Vor-Ort-Besuch sorgt für die meiste Nervosität, ist aber fast nie entscheidend: Ausschlaggebend sind die vorangehende Dokumentenphase und vor allem die Aktenstichprobe, bei der Aussagen mit der Praxis abgeglichen werden.

Was angefordert wird – und in welcher Reihenfolge

Die Reihenfolge ist wichtig, weil jedes Dokument bestimmt, wie das nächste gelesen wird. Ein Prüfer, der mit einer generischen Risikoselbstbewertung beginnt, liest den Rest der Unterlagen mit dem Ziel, diesen Eindruck bestätigt zu finden.

Reihenfolge, in der die Unterlagen angefordert werden Übliche Abfolge der angeforderten Unterlagen, von der Risikoanalyse bis zur Aktenstichprobe. WAS ANGEFORDERT WIRD – UND IN DIESER REIHENFOLGE 1 · Risikoselbstbewertung 2 · Handbuch und Verfahren 3 · Protokolle des Kontrollorgans 4 · Schulungsnachweise 5 · Aktenstichprobe Datum und Umfang Übereinstimmung mit dem ermittelten Risiko Vorhanden und mit Inhalt Teilnehmer, Inhalte und Erfolgskontrolle Entscheidend Die Aktenstichprobe ist die längste Phase und liefert die Feststellungen: Sie gleicht ab, was im Handbuch steht und was tatsächlich getan wurde.
Abbildung 2. Die übliche Reihenfolge des Auskunftsersuchens. Die Aktenstichprobe ist die längste Phase und liefert die Feststellungen, weil hier geprüft wird, ob das beschriebene System tatsächlich auf konkrete Geschäftsvorfälle angewandt wurde.
Tabelle 1 · Was bei jedem Dokument geprüft wird
DokumentWorauf geachtet wirdTypische Feststellung
RisikoselbstbewertungDatum, Umfang und Übereinstimmung mit den aktuellen Produkten, Vertriebskanälen und Kunden.Vor Jahren genehmigt und nie überprüft, obwohl sich das Geschäft verändert hat.
Geldwäsche-HandbuchDass es die tatsächlichen Abläufe beschreibt und seine Schwellenwerte mit denen der Risikoanalyse übereinstimmen.Mustertext mit Verweisen auf Produkte oder Bereiche, die das Unternehmen gar nicht hat.
Organigramm und FunktionenDass die genannten Personen diese Funktionen heute innehaben und die erforderliche Unabhängigkeit besitzen.Namen von Personen, die nicht mehr im Unternehmen sind.
Protokolle des KontrollorgansDass es existiert, zusammentritt und dokumentierte Entscheidungen trifft.Formal eingerichtetes Organ, aber ohne Protokolle und ohne Entscheidungen.
SchulungsnachweiseTeilnehmer, Inhalte, Datum und Erfolgskontrolle, je Funktion.Allgemeiner Jahreskurs ohne individuelle Nachweise und ohne Ausrichtung am Risiko.
AktenstichprobeDass die Sorgfaltspflichten so angewandt wurden, wie es das Handbuch vorsieht, und dass die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten bis zur natürlichen Person reicht.Akten, die bei der ersten ausländischen Gesellschaft enden.
MeldehistorieUmfang und Qualität, abgeglichen mit dem Risikoprofil des Kundenportfolios.Untermeldung: sehr wenige Meldungen für Größe und Branche.
Register verworfener AlertsDass Alerts analysiert werden und ihr Verwerfen begründet ist.Informell erledigte Alerts, ohne jede Spur der Analyse.

Eigene Darstellung auf Grundlage der Aufsichtspraxis in der Geldwäscheprävention. Der konkrete Inhalt jedes Auskunftsersuchens hängt vom Umfang ab, den die Behörde festlegt.

Sechs Ansatzpunkte, um vorbereitet zu sein

Sinnvolle Vorbereitung bedeutet nicht, in der Woche davor Ordner zu sortieren. Sie bedeutet, rechtzeitig zu prüfen, ob das System demselben Abgleich standhält, den der Prüfer vornehmen wird.

Die Feststellungen, die immer auftauchen

Nach der Überprüfung vieler Präventionssysteme ist die Liste dessen, was gefunden wird, erstaunlich konstant. Keine dieser Feststellungen erfordert eine komplexe rechtliche Analyse: Alle lassen sich durch den Vergleich zweier Dokumente aufdecken.

Tabelle 2 · Häufige Feststellungen und ihre Ursachen
FeststellungUrsacheWie Sie vorher gegensteuern
Veraltete RisikoselbstbewertungSie wurde bei Einführung des Systems genehmigt und nicht überprüft, als sich Produkte oder Kanäle änderten.Jährliche Überprüfung mit Protokoll und vorgezogene Überprüfung bei wesentlichen geschäftlichen Änderungen.
Handbuch, das nicht das Unternehmen beschreibtEs wurde auf Basis einer Vorlage erstellt und nicht an die tatsächlichen Abläufe angepasst.Die operativen Kapitel neu schreiben, nachdem man mit den Personen gesprochen hat, die die jeweiligen Prozesse ausführen.
Unvollständige Ermittlung des wirtschaftlich BerechtigtenDie Akten enden bei der ersten ausländischen Gesellschaft.Eine Stichprobe prüfen und die Beteiligungsketten vervollständigen; wo das nicht möglich ist, verstärkte Sorgfaltspflichten anwenden.
UntermeldungGemessen am Risikoprofil wird wenig gemeldet – oder nur das Offensichtliche.Das eigene Meldevolumen mit dem der Branche vergleichen und die interne Meldeschwelle überprüfen.
Schulung ohne NachweisSie findet statt, wird aber weder pro Person erfasst noch mit einer Erfolgskontrolle abgeschlossen.Plan je Funktion mit Teilnehmerliste, Inhalten, Datum und Erfolgskontrolle.
Inaktives KontrollorganEs wurde bei der Genehmigung des Handbuchs eingerichtet und tritt danach nie wieder zusammen.Sitzungskalender und Protokolle mit Entscheidungen, auch wenn sie kurz sind.
Verworfene Alerts ohne SpurSie werden in einem Gespräch erledigt und nicht dokumentiert.Register der Alerts mit dem Grund für das Verwerfen und der Angabe, wer darüber entschieden hat.
Auslagerungen ohne KontrolleAufgaben werden ohne Vertrag und ohne Zugriffsrechte an einen Dienstleister delegiert.Vertrag mit Leistungsumfang, Prüfungsrechten und Verantwortung des Unternehmens.

Wie Sie auf ein Auskunftsersuchen antworten

Die Qualität der Antwort wiegt genauso schwer wie der Inhalt des Systems. Ein Unternehmen, das schnell, vollständig und geordnet antwortet, vermittelt interne Kontrolle; eines, das verspätet und in mehreren Lieferungen antwortet, vermittelt das Gegenteil – selbst wenn es in der Sache recht hat.

Tabelle 3 · Praktische Regeln für die Antwort
RegelWarum
Immer fristgerecht antwortenEine Fristversäumnis ist bereits für sich ein Verstoß und beeinflusst die Bewertung alles Übrigen.
Vollständig liefern, nicht in TeilenTeillieferungen erwecken den Eindruck, dass die Unterlagen jetzt erst erstellt werden und vorher nicht existierten.
Nicht mehr vorlegen als verlangtWer den Umfang aus eigener Initiative ausweitet, eröffnet Themen, die niemand angesprochen hatte.
Erklären, was fehltEine Lücke zu verschweigen ist schlimmer, als sie zusammen mit dem Korrekturplan und dessen Zeitplan offen einzuräumen.
Einen einzigen Ansprechpartner bestimmenWenn mehrere Personen parallel antworten, entstehen unterschiedliche Versionen desselben Sachverhalts.
Die Interviews vorbereitenDas Team muss das Handbuch kennen und seine Arbeit so beschreiben, wie das Handbuch sie beschreibt. Stimmt beides nicht überein, ist der Widerspruch die Feststellung.
Dokumentieren, was übergeben wurdeFesthalten, was wann an wen übergeben wurde, damit sich die eigene Akte zur Prüfung später rekonstruieren lässt.

Regeln der Berufspraxis, keine gesetzlichen Anforderungen. Fristen und Ablauf des Prüfungsverfahrens richten sich nach der jeweils anwendbaren Vorschrift.

Was würde eine Prüfung heute in Ihrem Unternehmen finden?

Wir machen dieselbe Arbeit wie der Prüfer: Wir fordern dieselben Unterlagen an, wählen Akten nach dem Zufallsprinzip aus und gleichen Handbuch und Praxis ab. Sie erhalten die Feststellungen mit genügend Zeit, sie zu beheben.

Was auf dem Spiel steht

Eine einzelne Feststellung lässt sich beheben. Was eine Aufsicht beunruhigt – und was zu einem Sanktionsverfahren führt –, ist das Muster.

Von der Feststellung zum Muster: Eine unvollständige Akte ist ein Fehler; zwanzig unvollständige Akten mit derselben Lücke sind ein Systemversagen. Die Stichprobenprüfung ist genau darauf ausgelegt, das eine vom anderen zu unterscheiden.

Der Widerspruch in den Unterlagen: Wenn das Handbuch eine Genehmigung verlangt, die laut den Akten nie eingeholt wurde, ist das schwerwiegender, als kein schriftliches Verfahren zu haben – denn es belegt, dass das System festgelegt war und nicht angewandt wurde.

Verantwortung des Leitungsorgans: Das Präventionssystem liegt in der Verantwortung der Unternehmensleitung. Ein unwirksames System lässt sich nicht dadurch lösen, dass man auf einen Mitarbeiter zeigt.

FristenVerspätete Antwort

Eine Antwort nach Fristablauf ist ein eigenständiger Verstoß und beeinflusst die Bewertung der übrigen Antwort, so fundiert sie auch sein mag.

InterviewsAbweichende Darstellungen

Wenn das Team seine Arbeit anders beschreibt als das Handbuch, ist die Feststellung nicht das Verfahren, sondern der Abstand zwischen beiden.

HistorieGesamte Zeitreihe

Da Ermittlung und Entscheidung bei ein und derselben Behörde liegen, wird die Meldehistorie eines Unternehmens als Ganzes analysiert und nicht Fall für Fall.

REGULATORY CONTROL CENTER · VORBEREITUNG AUF PRÜFUNGEN

Kontrollpanel: Wo Sie je nach Branche ansetzen sollten

Die Vorbereitung kostet nicht alle gleich viel. Dieses Panel zeigt, wo die Feststellung typischerweise liegt – je nach Art des Verpflichteten.

Vorbereitungspriorität nach Art des Verpflichteten

Orientierungswert, um die Arbeit zu priorisieren und die Größe des Projektteams zu planen.

Bereich
Finanzinstitut
Gewerblich oder immobilienbezogen
Kryptowerte und neue Verpflichtete
Risikoselbstbewertung
MittelAktualisieren
HochOft nicht vorhanden
MittelSchlecht kalibriert
Aktenstichprobe
MittelHohes Volumen
HochNicht nachvollziehbar
MittelKurze Historie
Nachgewiesene Schulung
NiedrigJahresprogramm
HochOhne Nachweise
MittelKleines Team
Aktives Kontrollorgan
NiedrigFunktioniert
HochNur formal
MittelNeu eingerichtet

Sechs Fehler im Umgang mit einer Prüfung

Keiner davon betrifft die Sache selbst. Alle betreffen den Umgang mit der Situation.

Fehler 01

Erst mit der Vorbereitung beginnen, wenn das Auskunftsersuchen eintrifft

Unterlagen, die nach dem Auskunftsersuchen entstehen, fallen auf. Frische Genehmigungsdaten, lückenlos aufeinanderfolgende Protokolle und eine Schulung im Vormonat erzählen eine Geschichte, die der Prüfer gut kennt.

Fehler 02

In Teillieferungen antworten

Gestückelte Antworten erwecken den Eindruck, dass die Unterlagen erst unterwegs zusammengestellt werden. Besser ist es, eine Fristverlängerung zu beantragen und vollständig zu liefern.

Fehler 03

Mehr vorlegen als verlangt

Wer den Umfang aus eigener Initiative ausweitet, eröffnet Themen, die niemand angesprochen hatte, und verlängert die Prüfung ohne jeden Nutzen.

Fehler 04

Das Team nicht auf die Interviews vorbereiten

Der Prüfer befragt die Person, die den Prozess ausführt, nicht die, die das Handbuch geschrieben hat. Stimmen die Beschreibungen nicht überein, ist genau dieser Abstand die Feststellung.

Fehler 05

Eine Lücke verschweigen

Eine eingeräumte Lücke mit Korrekturplan und Zeitplan lässt sich handhaben. Eine verschwiegene Lücke, die in der Stichprobe auftaucht, wird zu etwas ganz anderem.

Fehler 06

Die eigene Prüfung nicht dokumentieren

Halten Sie fest, was wann an wen übergeben wurde. Diese eigene Akte ist unverzichtbar, wenn später Stellungnahmen oder Rechtsbehelfe folgen.

Wie Sie eine Prüfung frühzeitig vorbereiten

Drei Grundsätze, die mehr wert sind als jedes Ordnersortieren in letzter Minute.

Vorwegnehmen

Die Arbeit des Prüfers vor ihm erledigen

Sich selbst die Unterlagen anfordern, Akten nach dem Zufallsprinzip auswählen und Handbuch und Praxis abgleichen. Was bei dieser Übung herauskommt, ist genau das, was bei der Prüfung herauskommen wird – mit dem Unterschied, dass jetzt noch Zeit ist.

Abstimmen

Team und Papier sagen dasselbe

Die lohnendste Vorbereitung betrifft nicht Dokumente, sondern Menschen: Wer einen Prozess ausführt, sollte ihn genauso beschreiben wie das Handbuch. Stimmt beides nicht überein, muss entschieden werden, welches von beiden korrigiert wird.

Dokumentieren

Alles, was getan wird, nachvollziehbar festhalten

Protokolle des Kontrollorgans, Schulungsnachweise, Begründung für verworfene Alerts und Nachweise der Überprüfungen. Das ist wenig Aufwand und verhindert die meisten Feststellungen.

Checkliste: 12 Punkte vor einer Prüfung

  1. Prüfen Sie das Genehmigungsdatum und das Datum der letzten Überprüfung Ihrer Risikoselbstbewertung.
  2. Gleichen Sie ab, ob das Handbuch die Produkte, Kanäle und Kunden beschreibt, die das Unternehmen heute hat.
  3. Prüfen Sie, ob die Personen im Organigramm diese Funktionen heute tatsächlich innehaben.
  4. Prüfen Sie, ob das Kontrollorgan zusammentritt und Protokolle mit Entscheidungen erstellt.
  5. Stellen Sie die Schulungsnachweise pro Person zusammen, mit Inhalten, Datum und Erfolgskontrolle.
  6. Wählen Sie zehn Akten nach dem Zufallsprinzip aus und prüfen Sie, ob die Sorgfaltspflichten so angewandt wurden, wie es das Handbuch vorsieht.
  7. Prüfen Sie in dieser Stichprobe, ob die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten bis zur natürlichen Person reicht.
  8. Gleichen Sie die Zahl Ihrer Verdachtsmeldungen mit dem Risikoprofil Ihres Kundenportfolios ab.
  9. Prüfen Sie, ob bei verworfenen Alerts der Grund und die entscheidende Person festgehalten sind.
  10. Überprüfen Sie die Auslagerungsverträge und die darin vorgesehenen Prüfungs- und Zugriffsrechte.
  11. Bestimmen Sie den einzigen Ansprechpartner für eine etwaige Prüfung und seine Vertretung.
  12. Dokumentieren Sie das Ergebnis dieser Übung und den Korrekturplan mit Terminen.

Wenn Sie eine Probeprüfung durchführen möchten, informieren Sie sich über unsere Leistungen zur Geldwäscheprävention oder fordern Sie eine kostenlose Beratung an.

Praxisglossar

Begriffe der Prüfung

Begriffe des Verfahrens, die Sie kennen sollten, bevor das erste Auskunftsersuchen eintrifft.

AuskunftsersuchenVerfahrensschritt

Förmliche Anforderung von Unterlagen

Mitteilung, mit der die Behörde Unterlagen oder Informationen anfordert, verbunden mit einer Antwortfrist, deren Nichteinhaltung bereits für sich ein Verstoß ist.

Die Frist wird immer eingehalten.
StichprobenprüfungMethode

Prüfung ausgewählter Akten

Technik, bei der der Prüfer eine Reihe von Geschäftsvorfällen auswählt und prüft, ob das beschriebene System auf jeden davon angewandt wurde.

Hier unterscheidet sich der Fehler vom Muster.
FeststellungErgebnis

Festgestellter Verstoß

Abweichung zwischen dem Geforderten und dem Vorgefundenen. Sie kann zu einer Empfehlung, einer Aufforderung zur Mängelbehebung oder einem Sanktionsvorschlag führen.

Nicht jede Feststellung endet mit einer Sanktion.
StellungnahmenVerteidigung

Antwort auf das Protokoll oder den Bericht

Schriftsatz, mit dem das Unternehmen auf die Feststellungen antwortet, Beweise vorlegt oder den Kontext und den Korrekturplan erläutert.

Ihre fachliche Qualität wiegt schwer.
AbhilfeplanVerpflichtung

Zeitplan für die Korrektur

Dokument, in dem sich das Unternehmen verpflichtet, das Festgestellte zu beheben – mit konkreten Maßnahmen und überprüfbaren Fristen.

Seine Umsetzung wird später überprüft.
UntermeldungIndikator

Weniger melden als zu erwarten

Situation, in der die Zahl der Verdachtsmeldungen in keinem Verhältnis zum Risikoprofil des Unternehmens steht.

Wird durch den Abgleich mit Branchendaten erkannt.
Internes KontrollorganStruktur

Entscheidungsorgan des Systems

Gremium, das Alerts analysiert, über Meldungen entscheidet und Verbesserungen vorschlägt. Es muss zusammentreten und dies dokumentieren.

Ohne Protokolle gilt es als inaktiv.
NachweisBeweis

Abrufbare Dokumentation

Unterlagen, die belegen, dass das Verfahren angewandt wurde: Akten, Protokolle, Register und unterzeichnete Entscheidungen.

Was nicht abgelegt ist, ist nicht geschehen.
ANIFIBehörde

Nationale Behörde für Finanzintegrität

Im spanischen Gesetzesvorentwurf vorgesehene Behörde, die Aufsicht, Prüfung und Sanktionsbefugnis bündeln wird.

Ermittlung und Entscheidung liegen bei derselben Behörde.

ANIFI-Prüfung: häufige Fragen

Wird es mit der ANIFI mehr Prüfungen geben?

Damit ist zu rechnen. Die neue Behörde finanziert sich über Gebühren, die die beaufsichtigten Unternehmen tragen, und baut auf einer bereits bestehenden Struktur auf. Das gibt ihr eine stabile Prüfkapazität, statt vom regulären Haushalt abhängig zu sein.

Am deutlichsten wird sich das in Branchen bemerkbar machen, die heute nur selten direkt beaufsichtigt werden: Freiberufler, Immobilienunternehmen und die Bereiche, die das EU-Paket erstmals einbezieht.

Was wird als Erstes angefordert?

Die Risikoselbstbewertung – und das nicht zufällig: Sie ist das Dokument, an dem das gesamte System ausgerichtet wird, und ihr Datum und ihr Umfang bestimmen, wie alles Übrige gelesen wird.

Danach folgen das Handbuch, die Protokolle des Kontrollorgans, die Schulungsnachweise und schließlich die Aktenstichprobe, die längste Phase.

Was wird bei der Stichprobenprüfung geprüft?

Ob das im Handbuch beschriebene System tatsächlich auf konkrete Geschäftsvorfälle angewandt wurde: ob die vom Verfahren verlangten Sorgfaltspflichten erfüllt wurden, ob die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten bis zur natürlichen Person reicht, ob die Alerts analysiert und ob die vorgesehenen Genehmigungen eingeholt wurden.

Diese Phase liefert die Feststellungen, weil sie Aussagen mit der Praxis abgleicht.

Welche Feststellung kommt am häufigsten vor?

Die veraltete Risikoselbstbewertung. Sie wird bei Einführung des Systems genehmigt, und niemand überprüft sie, auch wenn sich Produkte, Kanäle oder Kundentypen ändern. Da alles andere an ihr ausgerichtet wird, zieht ihr Rückstand den Rest mit.

Am zweithäufigsten ist das Musterhandbuch: ein korrekter Text, der eine Organisation beschreibt, die nicht die des Unternehmens ist.

Ist es schlimmer, kein Verfahren zu haben oder eines zu haben und es nicht anzuwenden?

Eines zu haben und es nicht anzuwenden. Das Fehlen eines Verfahrens kann eine Lücke im System sein; der Widerspruch zwischen dem, was das Handbuch verlangt, und dem, was die Akten zeigen, belegt dagegen, dass das System festgelegt war und nicht eingehalten wurde.

Diese Feststellung lässt sich am schlechtesten erklären und führt am ehesten zu einem Sanktionsverfahren.

Wie sollte man auf ein Auskunftsersuchen antworten?

Fristgerecht, vollständig und in einer einzigen Lieferung. Gestückelte Antworten erwecken den Eindruck, dass die Unterlagen erst jetzt erstellt werden; besser ist es, eine Fristverlängerung zu beantragen und alles zusammen zu liefern.

Und ohne den Umfang aus eigener Initiative auszuweiten: Wer mehr vorlegt als verlangt, eröffnet Themen, die niemand angesprochen hatte.

Was passiert in den Interviews?

Der Prüfer befragt die Person, die den Prozess ausführt, nicht die, die das Handbuch geschrieben hat. Beschreibt der zuständige Mitarbeiter seine Arbeit anders als das Handbuch, ist die Feststellung nicht das Verfahren, sondern der Abstand zwischen beiden.

Das Team vorzubereiten heißt nicht, es einzustudieren, sondern sicherzustellen, dass das Handbuch beschreibt, was es tatsächlich tut.

Was ist ein Abhilfeplan?

Das Dokument, in dem sich das Unternehmen verpflichtet, das Festgestellte zu beheben – mit konkreten Maßnahmen, Verantwortlichen und überprüfbaren Fristen. Gut aufgesetzt, kann er Feststellungen auffangen, die sonst eskalieren würden.

Seine Umsetzung wird später überprüft; er sollte daher realistisch sein und keine bloße Absichtserklärung.

Kann ich mich vorbereiten, ohne zu wissen, wann geprüft wird?

Es ist genau umgekehrt: Vorbereiten kann man sich nur vorher. Eine Probeprüfung – sich selbst dieselben Unterlagen anfordern, Akten nach dem Zufallsprinzip auswählen und Handbuch und Praxis abgleichen – ergibt genau die Liste von Feststellungen, die eine echte Prüfung ergeben würde, mit dem Unterschied, dass noch Zeit ist, sie zu beheben.

Und sie hängt nicht vom endgültigen Text des spanischen Gesetzes ab: Der Abgleich ist heute derselbe wie in zwei Jahren.

Gilt das, was ich über SEPBLAC-Prüfungen weiß, weiterhin?

Größtenteils ja. Die Prüfungsmethode – Auskunftsersuchen, Dokumentenanalyse, Vor-Ort-Besuch, Stichprobenprüfung und Bericht – ändert sich durch den institutionellen Wechsel nicht. Was sich ändert, ist, wer sie durchführt und mit welchen Mitteln – und dass die prüfende Stelle auch über das Verfahren entscheidet.

Den vollständigen Vergleich finden Sie unter ANIFI und SEPBLAC.

Offizielle Quellen

Alles, was auf dieser Seite steht, stammt aus dem veröffentlichten EU-Gesetzespaket oder aus offiziellen spanischen Dokumenten zu Vorhaben, die sich noch im Gesetzgebungsverfahren befinden.

Wie diese Seite erstellt und aktualisiert wird

Aufsichtsrechtliche Inhalte veralten schnell, und ein veralteter Leitfaden kostet alle, die ihm folgen, Zeit. Deshalb legen wir offen, wer ihn pflegt und nach welcher Methode.

Wer sie erstellt

Molina Law Boutique, eine auf Finanzregulierung und Geldwäscheprävention spezialisierte Kanzlei. Wir bereiten Prüfungen vor, begleiten sie und führen Probeprüfungen nach den Kriterien durch, die die Aufsicht anwendet.

Wenn Sie wissen möchten, was eine Prüfung in Ihrem Unternehmen finden würde, können Sie uns direkt schreiben.

Mit welcher Methode

Wir stützen uns auf das im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichte und im BOE wiedergegebene EU-Regelungspaket sowie auf die offiziellen Unterlagen des laufenden spanischen Gesetzgebungsverfahrens.

Die Beschreibung der Prüfungsmethode und der üblichen Feststellungen beruht auf unserer beruflichen Praxis, nicht auf einem Normtext: Das konkrete Prüfungsverfahren wird sich nach der jeweils anwendbaren Vorschrift richten.

Änderungsverlauf

  • Erstveröffentlichung. Inhalt abgeglichen mit den BOE-Einträgen zum EU-Paket, mit dem Hinweis des SEPBLAC zu dessen Veröffentlichung und mit den Unterlagen des spanischen Gesetzgebungsverfahrens.
  • Vorgesehen, sobald die endgültige Regelung des Aufsichts- und Prüfungsverfahrens der neuen Behörde bekannt ist.

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Geldwäsche-Prüfungen: So bereiten Sie sich wirklich vor

Über Geldwäsche-Prüfungen ist ein Irrtum weit verbreitet: dass man sich darauf vorbereitet, wenn das Auskunftsersuchen eintrifft. Tatsächlich ist zu diesem Zeitpunkt fast alles entschieden. Die Prüfung kontrolliert Entscheidungen, die Jahre zuvor getroffen wurden – wie eine Akte abgelegt wurde, ob jemand die Risikoanalyse überprüft hat, ob das Kontrollorgan überhaupt je zusammengetreten ist –, und diese Entscheidungen lassen sich im Nachhinein nicht rekonstruieren, ohne dass es auffällt.

Die Reihenfolge des Auskunftsersuchens ist kein Zufall

Die Unterlagen werden in einer logischen Abfolge angefordert: zuerst die Risikoselbstbewertung, dann das Handbuch, danach die Protokolle des Kontrollorgans und die Schulungsnachweise und am Ende die Aktenstichprobe. Jedes Element bestimmt, wie das nächste gelesen wird. Ein Prüfer, der eine generische Risikoselbstbewertung ohne aktuelles Datum und ohne Bezug zu den tatsächlichen Produkten des Unternehmens öffnet, liest alles Weitere mit dem Ziel, diesen ersten Eindruck bestätigt zu finden.

Wo die Feststellungen entstehen

In der Stichprobenprüfung. Sie ist die längste Phase und die einzige, die Aussagen mit der Praxis abgleicht: ob die Sorgfaltspflichten so angewandt wurden, wie es das Handbuch vorsieht, ob die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten bis zu einer natürlichen Person reicht, ob die vorgesehenen Genehmigungen tatsächlich eingeholt wurden, ob verworfene Alerts eine Spur der Analyse hinterlassen haben. Und sie unterscheidet auch, was Anlass zur Sorge gibt und was nicht: Eine unvollständige Akte ist ein Fehler, zwanzig mit derselben Lücke sind ein Systemversagen.

Der Widerspruch wiegt schwerer als das Fehlen

Entgegen der verbreiteten Annahme kann das Fehlen eines schriftlichen Verfahrens eine kleinere Lücke sein. Schwerwiegend ist es, eines zu haben, während die Akten zeigen, dass es nicht angewandt wurde: Das belegt, dass das Unternehmen eine Kontrolle festgelegt und beschlossen hat, sie nicht einzuhalten. Deshalb betrifft die lohnendste Vorbereitung nicht die Dokumente, sondern die Abstimmung: Man prüft, ob die Person, die einen Prozess ausführt, ihn genauso beschreibt wie das Handbuch, und entscheidet bei Abweichungen, welches von beiden korrigiert werden muss.

Warum es sich lohnt, jetzt zu handeln

Mit der laufenden Reform ist mit mehr Prüftätigkeit zu rechnen: Eine Behörde, die sich über Gebühren selbst finanziert, verfügt über eine stabile Aufsichtskapazität, und das wird sich besonders in Branchen bemerkbar machen, die heute nur selten beaufsichtigt werden. Die gute Nachricht: Die Selbstdiagnose hängt nicht vom endgültigen Gesetzestext ab. Sich selbst die Unterlagen anfordern, zehn Akten nach dem Zufallsprinzip auswählen und Handbuch und Praxis abgleichen ergibt genau dieselbe Liste von Feststellungen wie eine echte Prüfung – mit dem einzigen Unterschied, dass noch Zeit ist, sie zu beheben.

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