Nous concevons et gérons votre protocole d’enquêtes internes de compliance : analyse des alertes, recueil des preuves, entretiens, reporting à l’organe de contrôle et clôture conforme à la loi sur les lanceurs d’alerte. Rigueur, confidentialité et garanties juridiques.
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Six blocs de travail pour gérer les enquêtes internes de compliance avec rigueur juridique, traçabilité des preuves et garanties pour l’entreprise comme pour les personnes visées.
Rédaction du protocole d’enquêtes internes de compliance : déclenchement de l’enquête, désignation de l’équipe d’enquête, délais, confidentialité et garanties des personnes visées.
Mise en place et gestion du dispositif d’alerte conformément à la loi 2/2023 sur les lanceurs d’alerte : réception, accusé de réception, évaluation initiale, décision d’enquêter et communication avec l’auteur du signalement.
Obtention, préservation et chaîne de traçabilité des documents, communications et données numériques. Des preuves recevables et dotées d’une valeur probante dans les procédures judiciaires ou réglementaires.
Préparation et conduite des entretiens avec les témoins, les lanceurs d’alerte et les personnes visées. Techniques d’entretien forensic, documentation et respect des droits de la défense.
Rédaction du rapport final d’enquête : faits établis, appréciation juridique, responsabilités et recommandations de mesures correctrices ou disciplinaires.
Formation pratique pour l’équipe compliance, les ressources humaines et la direction : comment déclencher une enquête, conduire les entretiens et documenter la procédure avec les garanties requises.
Fraude interne, harcèlement au travail, conflits d’intérêts, corruption ou fuites d’informations : chaque type d’enquête a sa méthodologie, ses délais et ses garanties propres.
« Les enquêtes pour fraude interne exigent une analyse forensic des registres comptables et des transactions, la préservation numérique des preuves et une coordination avec le service juridique et l’audit externe. »
« Les enquêtes pour harcèlement exigent une protection particulière de la victime, une confidentialité renforcée, des entretiens menés avec une technique forensic et une coordination avec le protocole de l’entreprise contre le harcèlement. »
« L’enquête sur des comportements corrompus impose d’analyser les paiements, les cadeaux, les relations avec des tiers et les conflits d’intérêts non déclarés, en prêtant une attention particulière à l’exposition réglementaire de l’entreprise. »
« Les enquêtes sur une fuite d’informations confidentielles exigent une analyse de la traçabilité numérique, une revue des accès et une action coordonnée avec le DPO pour ne pas enfreindre la réglementation sur la protection des données. »
Une enquête interne mal gérée peut aggraver la responsabilité pénale de l’entreprise, invalider des preuves et générer des conflits sociaux et de réputation difficiles à maîtriser.
Responsabilité pénale de l’entreprise : sans enquête interne diligente, l’entreprise ne peut pas démontrer qu’elle a réagi au manquement, un facteur clé pour l’exonération ou l’atténuation de la responsabilité pénale.
Invalidation des preuves : recueillir des preuves sans respecter les droits fondamentaux (secret des communications, protection des données) peut les rendre irrecevables en justice et exposer l’entreprise à des poursuites.
Conflits sociaux : une enquête mal conduite peut aboutir à des licenciements injustifiés, à une atteinte aux droits de la défense et à des recours devant la juridiction sociale, avec des coûts élevés.
La loi 2/2023 interdit toute représaille contre l’auteur du signalement. Ne pas le protéger correctement peut entraîner des sanctions pour l’entreprise et la perte de la protection qu’offre le dispositif d’alerte.
Le traitement de données personnelles dans une enquête interne doit respecter la réglementation sur la protection des données. Les manquements en la matière peuvent donner lieu à des sanctions de l’AEPD (autorité espagnole de protection des données).
L’article 31 bis du Code pénal permet d’exonérer la personne morale de sa responsabilité pénale si elle démontre l’existence d’un modèle de compliance efficace et une réaction adéquate au manquement.
Nous évaluons le dossier, concevons le protocole d’action et gérons l’enquête avec rigueur juridique : preuves, entretiens, reporting et clôture conformes à la loi sur les lanceurs d’alerte et au Code pénal.
Une enquête interne de compliance est la procédure formelle et structurée par laquelle une entreprise examine, de manière confidentielle et impartiale, des manquements présumés à son code de conduite, à ses règles internes ou à la législation applicable.
Elle comprend le déclenchement du protocole, le recueil des preuves, la conduite des entretiens, l’analyse juridique et la rédaction d’un rapport de conclusions assorti de mesures correctrices.
La loi 2/2023 sur la protection des personnes qui signalent des infractions à la réglementation oblige les entreprises de 50 salariés ou plus à disposer d’un dispositif d’alerte interne, d’une procédure de traitement des signalements assortie de délais précis et de mesures de protection de l’auteur du signalement contre les représailles.
L’enquête interne doit être dirigée par une personne ou une équipe indépendante, impartiale et dotée de connaissances juridiques suffisantes. En pratique, il peut s’agir du compliance officer, d’un avocat externe spécialisé ou d’une combinaison des deux.
L’indépendance est essentielle : si la personne visée est un dirigeant de haut rang, il est recommandé d’externaliser l’enquête pour garantir l’impartialité et protéger l’entreprise contre toute contestation ultérieure.
La confidentialité est un principe fondamental de toute enquête interne de compliance. Les mesures habituelles comprennent :
Les preuves recevables dans une enquête interne peuvent comprendre les e-mails professionnels, les journaux d’accès aux systèmes, les documents financiers, les communications internes et les déclarations des personnes entendues.
Le recueil des preuves doit toutefois respecter les droits fondamentaux des salariés : secret des communications, protection des données, vie privée et droit de ne pas s’auto-incriminer. Une preuve obtenue en violation de droits fondamentaux peut être déclarée nulle et engager la responsabilité de l’entreprise.
L’article 31 bis du Code pénal prévoit que la personne morale est exonérée de responsabilité pénale si, entre autres conditions, elle a adopté et mis en œuvre efficacement un modèle d’organisation comprenant des mesures de supervision, de contrôle et de réaction face aux manquements.
Les délais d’une enquête interne de compliance dépendent de sa complexité, mais la loi 2/2023 fixe des jalons précis pour le traitement des signalements :
Le traitement de données personnelles dans une enquête interne est soumis au RGPD et à la LOPDGDD. L’entreprise doit pouvoir justifier d’une base juridique du traitement (en général l’intérêt légitime ou le respect d’une obligation légale), informer correctement les personnes concernées (dans les limites qu’impose l’enquête) et garantir la sécurité des données recueillies.
Il est recommandé de se coordonner avec le délégué à la protection des données (DPO) avant et pendant l’enquête afin d’éviter les failles de sécurité et les sanctions de l’AEPD.
Une enquête interne efficace ne commence pas quand le problème surgit : elle suppose un protocole préalable, une équipe préparée et un système de gestion des preuves qui garantisse la recevabilité juridique des constatations.
Conception préalable du protocole d’enquête, désignation de l’équipe d’enquête, définition des compétences et des critères de déclenchement. Sans protocole préalable, l’enquête perd en rigueur et en traçabilité.
Obtention de documents, de données numériques et de témoignages dans le respect des droits fondamentaux. Chaîne de traçabilité rigoureuse et documentation détaillée de chaque acte d’enquête.
Rapport de conclusions avec faits établis, appréciation juridique et recommandations. Mise en œuvre de mesures correctrices, disciplinaires ou d’amélioration du système de compliance.
Si vous avez besoin d’un appui pour une enquête interne, consultez nos services de corporate compliance ou demandez une consultation gratuite.
Une enquête interne de compliance efficace s’articule en blocs opérationnels, avec des responsables clairs, des délais définis et une traçabilité documentaire. Voici les modules que nous concevons et supervisons.
1) Dispositif et alerteTraitement de l’alerte dès sa réception : qualification, accusé de réception, évaluation préliminaire et décision motivée d’enquêter ou de classer.
2) PreuvesPréservation immédiate des documents, e-mails, journaux d’accès et communications. Chaîne de traçabilité à valeur probante et conformité au RGPD.
3) EntretiensPréparation et conduite des entretiens avec les témoins, les lanceurs d’alerte et les personnes visées. Technique forensic, droits de la défense et rédaction du procès-verbal d’entretien.
4) RapportRapport final avec faits établis, analyse juridique, responsabilités et recommandations de mesures correctrices, disciplinaires ou de renforcement du système de compliance.
Par type d’incidentAnalyse financière forensic, préservation numérique, coordination avec l’audit externe et éventuelle notification aux autorités.
Protection renforcée de la victime, confidentialité maximale, entretiens menés avec une technique spécialisée et mesures conservatoires immédiates.
Analyse de la traçabilité numérique, revue des accès, coordination avec le DPO et évaluation de la faille de sécurité.
Dispositif d’alerte interne, procédure de traitement avec délais, protection de l’auteur du signalement et interdiction des représailles.
Politique du dispositif, registre des signalements, accusés de réception, communications à l’auteur du signalement, documentation des mesures adoptées.
Modèle de compliance efficace avec supervision, contrôle et réaction diligente face aux manquements. L’enquête interne est la preuve de cette réaction.
Protocole d’enquête, rapport de conclusions, mesures correctrices mises en œuvre, procès-verbaux de l’organe de contrôle.
Base juridique du traitement des données dans l’enquête, information des personnes concernées (avec limites), sécurité des données et coordination avec le DPO.
Registre des activités de traitement, analyse de la base juridique, rapport du DPO, mesures de sécurité documentées.
Droits de la défense de la personne visée, proportionnalité des mesures disciplinaires et respect de la procédure de licenciement disciplinaire.
Lettre de griefs, audition préalable, rapport juridique en droit du travail, lettre de licenciement et documentation de la procédure disciplinaire.
Les entreprises doivent disposer d’un protocole contre le harcèlement moral et sexuel. L’enquête interne sur ces incidents doit suivre la procédure établie.
Protocole contre le harcèlement approuvé, registre des signalements de harcèlement, procès-verbaux d’enquête, mesures adoptées et suivi.
Si vous reconnaissez l’une de ces situations, il est urgent de revoir votre protocole d’enquêtes internes de compliance.
Si vous gérez ou concevez un protocole d’enquêtes internes de compliance, ces termes figurent dans la réglementation, dans les procédures et dans la défense juridique de l’entreprise.
Procédure structurée et confidentielle par laquelle l’entreprise examine des manquements présumés à ses règles internes ou à la loi, avec des garanties pour les personnes visées et les lanceurs d’alerte.
Canal sûr, confidentiel et accessible permettant aux salariés et aux tiers de signaler des manquements présumés. Obligatoire pour les entreprises de 50 salariés ou plus.
Personne physique qui signale des infractions et bénéficie d’une protection légale contre les représailles : licenciement, sanction, harcèlement ou toute mesure qui lui porte préjudice pour avoir signalé.
Registre documenté de toutes les personnes ayant eu accès à une preuve, l’ayant conservée ou transférée, afin de garantir son intégrité et sa recevabilité dans les procédures judiciaires ou réglementaires.
Article du Code pénal qui fixe les conditions dans lesquelles la personne morale est exonérée de responsabilité : modèle de compliance efficace et réaction diligente face aux manquements.
Ensemble des garanties à respecter pendant l’enquête interne : présomption d’innocence, droit d’être entendu, accès aux informations pertinentes et proportionnalité des mesures adoptées.
Personne responsable du système de compliance de l’entreprise, y compris la supervision du dispositif d’alerte et la direction ou la supervision des enquêtes internes.
Tout acte ou omission portant préjudice à l’auteur du signalement en conséquence de celui-ci : licenciement, sanction, changement de poste, harcèlement, mise à l’écart, évaluation négative injustifiée.
Rapport qui consigne les faits établis, l’analyse juridique, les responsabilités identifiées et les recommandations de mesures correctrices, disciplinaires ou d’amélioration du modèle de compliance.
ENQUÊTES INTERNES · COMPLIANCE CONSOLE
Le niveau d’exigence en matière d’enquêtes internes de compliance varie selon la taille de l’entreprise, son secteur et son exposition réglementaire. Ce tableau résume les obligations et le niveau de risque par profil.
Identifiez votre profil et hiérarchisez les éléments du protocole d’enquêtes internes.
Parlez-nous de votre situation et nous vous expliquerons comment gérer une enquête interne avec rigueur juridique, confidentialité et garanties pour votre entreprise.
Les enquêtes internes de compliance sont le mécanisme par lequel une entreprise réagit avec diligence à des manquements présumés à ses règles internes ou à la loi. Dans le contexte de la compliance d’entreprise espagnole et européenne, l’enquête interne n’est plus une option : elle est devenue un élément essentiel du modèle de conformité réglementaire.
La loi 2/2023 du 20 février transpose la directive européenne 2019/1937 et oblige les entreprises de 50 salariés ou plus à disposer d’un dispositif d’alerte interne sûr, confidentiel et accessible. La loi fixe des délais de réponse précis, interdit toute représaille contre l’auteur du signalement et garantit la possibilité de signaler de façon anonyme. Le non-respect peut entraîner des sanctions allant jusqu’à 300 000 euros pour les personnes morales.
L’article 31 bis du Code pénal prévoit que la personne morale est exonérée de responsabilité pénale si elle a adopté et mis en œuvre efficacement un modèle d’organisation comprenant des mesures de supervision, de contrôle et de réaction face aux manquements. L’enquête interne de compliance est la preuve que l’entreprise a réagi avec diligence au manquement détecté. Sans enquête interne documentée, l’entreprise perd l’un de ses principaux arguments de défense face au parquet.
Le traitement de données personnelles dans le cadre d’une enquête interne est soumis au RGPD et à la LOPDGDD. L’entreprise doit identifier la base juridique du traitement, informer correctement les personnes concernées (dans les limites qu’impose l’enquête), garantir la sécurité des données et coordonner ses actions avec le délégué à la protection des données. Un manquement en la matière peut entraîner des sanctions de l’AEPD et la nullité des preuves obtenues.
L’enquête interne doit respecter les droits de la défense de la personne visée : présomption d’innocence, droit d’être entendu et proportionnalité des mesures adoptées. En droit du travail, la procédure de licenciement disciplinaire issue d’une enquête interne doit respecter les exigences du Statut des travailleurs (Estatuto de los Trabajadores) afin d’éviter que le licenciement soit jugé injustifié ou nul.
Textes de référence, avec lien vers le texte officiel :
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