Progettiamo e gestiamo il tuo protocollo di indagini interne di compliance: analisi delle segnalazioni, raccolta delle prove, colloqui, reporting all’organo di controllo e chiusura conforme alla Legge sul whistleblowing. Rigore, riservatezza e garanzie giuridiche.
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Sei blocchi di lavoro per gestire le indagini interne di compliance con rigore giuridico, tracciabilità delle prove e garanzie per l’azienda e per le persone indagate.
Redazione del protocollo di indagini interne di compliance: avvio dell’indagine, designazione del team investigativo, termini, riservatezza e garanzie per le persone indagate.
Attivazione e gestione del canale di segnalazione ai sensi della Legge 2/2023 sul whistleblowing: ricezione, avviso di ricevimento, valutazione iniziale, decisione di indagare e comunicazione al segnalante.
Acquisizione, conservazione e catena di custodia di documenti, comunicazioni e registri digitali. Prove ammissibili e con valore probatorio nei procedimenti giudiziari o regolatori.
Pianificazione e conduzione dei colloqui con testimoni, segnalanti e persone indagate. Tecniche di colloquio forense, documentazione e garanzie del diritto di difesa.
Redazione della relazione finale dell’indagine con fatti accertati, valutazione giuridica, responsabilità e raccomandazioni di misure correttive o disciplinari.
Formazione pratica per il team di compliance, le risorse umane e la direzione: come avviare un’indagine, gestire i colloqui e documentare il processo con le dovute garanzie.
Frode interna, mobbing, conflitti di interesse, corruzione o fughe di informazioni: ogni tipo di indagine ha la propria metodologia, i propri termini e garanzie specifiche.
«Le indagini per frode interna richiedono l’analisi forense dei registri contabili e delle transazioni, la conservazione digitale delle prove e il coordinamento con l’area legale e con l’audit esterno.»
«Le indagini per molestie richiedono una tutela speciale della vittima, una riservatezza rafforzata, colloqui con tecnica forense e il coordinamento con il protocollo contro le molestie dell’azienda.»
«L’indagine su condotte corruttive richiede l’analisi di pagamenti, regali, rapporti con terzi e conflitti di interesse non dichiarati, con particolare attenzione all’esposizione regolatoria dell’azienda.»
«Le indagini su fughe di informazioni riservate richiedono l’analisi della tracciabilità digitale, la verifica degli accessi e un’azione coordinata con il DPO per non violare la normativa sulla protezione dei dati.»
Un’indagine interna gestita male può aggravare la responsabilità penale dell’azienda, invalidare le prove e generare conflitti di lavoro e reputazionali difficili da gestire.
Responsabilità penale d’impresa: senza un’indagine interna diligente, l’azienda non può dimostrare di aver reagito alla violazione, un fattore chiave per l’esenzione o l’attenuazione della responsabilità penale.
Invalidazione delle prove: acquisire prove senza rispettare i diritti fondamentali (segretezza delle comunicazioni, protezione dei dati) può renderle inammissibili in giudizio ed esporre l’azienda a cause.
Conflitti di lavoro: un’indagine condotta male può portare a licenziamenti illegittimi (improcedentes), alla violazione del diritto di difesa e a cause davanti ai tribunali del lavoro con costi elevati.
La Legge 2/2023 vieta qualsiasi ritorsione nei confronti del segnalante. Non tutelarlo adeguatamente può comportare sanzioni per l’azienda e la perdita della protezione offerta dal canale.
Il trattamento dei dati personali in un’indagine interna deve rispettare la normativa sulla protezione dei dati. Le violazioni in questo ambito possono comportare sanzioni dell’Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD).
L’articolo 31 bis del Codice penale spagnolo (CP) consente l’esenzione dalla responsabilità penale della persona giuridica se dimostra di avere un modello di compliance efficace e di aver reagito in modo adeguato alla violazione.
Valutiamo il caso, progettiamo il protocollo di intervento e gestiamo l’indagine con rigore giuridico: prove, colloqui, reporting e chiusura conformi alla Legge sul whistleblowing e al Codice penale.
Un’indagine interna di compliance è il processo formale e strutturato con cui un’azienda indaga, in modo riservato e imparziale, su presunte violazioni del proprio codice di condotta, della normativa interna o della legislazione applicabile.
Comprende l’attivazione del protocollo, la raccolta delle prove, lo svolgimento dei colloqui, l’analisi giuridica e la redazione di una relazione conclusiva con misure correttive.
La Legge 2/2023 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni normative obbliga le aziende con 50 o più dipendenti a dotarsi di un canale di segnalazione interno, di una procedura di gestione delle segnalazioni con termini precisi e di misure di tutela del segnalante contro le ritorsioni.
L’indagine interna deve essere diretta da una persona o da un team indipendente, imparziale e con adeguate conoscenze giuridiche. In pratica può essere il compliance officer, un avvocato esterno specializzato o una combinazione dei due.
L’indipendenza è fondamentale: se la persona indagata è un dirigente di alto livello, è consigliabile esternalizzare l’indagine per garantire l’imparzialità e proteggere l’azienda da qualsiasi contestazione successiva.
La riservatezza è un principio fondamentale di qualsiasi indagine interna di compliance. Le misure abituali comprendono:
Le prove ammissibili in un’indagine interna possono includere email aziendali, log di accesso ai sistemi, documenti finanziari, comunicazioni interne e dichiarazioni delle persone intervistate.
Tuttavia, la raccolta delle prove deve rispettare i diritti fondamentali dei dipendenti: segretezza delle comunicazioni, protezione dei dati, vita privata e diritto a non autoincriminarsi. Una prova ottenuta violando diritti fondamentali può essere dichiarata nulla ed esporre l’azienda a responsabilità.
L’articolo 31 bis del Codice penale stabilisce che la persona giuridica è esente da responsabilità penale se, tra gli altri requisiti, ha adottato e attuato in modo efficace un modello organizzativo che includeva misure di vigilanza, controllo e reazione alle violazioni.
I termini di un’indagine interna di compliance dipendono dalla sua complessità, ma la Legge 2/2023 fissa scadenze precise per la gestione delle segnalazioni:
Il trattamento dei dati personali in un’indagine interna è soggetto al GDPR e alla LOPDGDD. L’azienda deve poter dimostrare una base giuridica per il trattamento (in genere il legittimo interesse o l’adempimento di un obbligo legale), informare adeguatamente gli interessati (nei limiti imposti dall’indagine) e garantire la sicurezza dei dati raccolti.
Si consiglia il coordinamento con il responsabile della protezione dei dati (DPO) prima e durante l’indagine, per evitare violazioni della sicurezza e sanzioni dell’AEPD.
Un’indagine interna efficace non comincia quando nasce il problema: richiede un protocollo preliminare, un team preparato e un sistema di gestione delle prove che garantisca l’ammissibilità giuridica dei risultati.
Progettazione preventiva del protocollo di indagine, designazione del team investigativo, definizione delle competenze e dei criteri di attivazione. Senza un protocollo preliminare, l’indagine perde rigore e tracciabilità.
Acquisizione di documenti, registri digitali e testimonianze nel rispetto dei diritti fondamentali. Catena di custodia rigorosa e documentazione dettagliata di ogni attività investigativa.
Relazione conclusiva con fatti accertati, valutazione giuridica e raccomandazioni. Attuazione di misure correttive, disciplinari o di miglioramento del sistema di compliance.
Se hai bisogno di supporto in un’indagine interna, consulta i nostri servizi di corporate compliance o richiedi una consulenza gratuita.
Un’indagine interna di compliance efficace si articola in blocchi operativi con responsabili chiari, termini definiti e tracciabilità documentale. Questi sono i moduli che progettiamo e supervisioniamo.
1) Canale e alertGestione dell’alert dal momento della ricezione: classificazione, avviso di ricevimento, valutazione preliminare e decisione motivata di indagare o archiviare.
2) ProveConservazione immediata di documenti, email, log di accesso e comunicazioni. Catena di custodia con valore probatorio e rispetto del GDPR.
3) ColloquiPianificazione e conduzione dei colloqui con testimoni, segnalanti e persone indagate. Tecnica forense, diritto di difesa e documentazione del verbale del colloquio.
4) RelazioneRelazione finale con fatti accertati, analisi giuridica, responsabilità e raccomandazioni di misure correttive, disciplinari o di rafforzamento del sistema di compliance.
Per tipo di incidenteAnalisi forense finanziaria, conservazione digitale, coordinamento con l’audit esterno ed eventuale notifica alle autorità.
Tutela rafforzata della vittima, massima riservatezza, colloqui con tecnica specializzata e misure cautelari immediate.
Analisi della tracciabilità digitale, verifica degli accessi, coordinamento con il DPO e valutazione della violazione di sicurezza.
Canale di segnalazione interno, procedura di gestione con termini, tutela del segnalante e divieto di ritorsioni.
Politica del canale, registro delle segnalazioni, avvisi di ricevimento, comunicazioni al segnalante, documentazione delle misure adottate.
Modello di compliance efficace con vigilanza, controllo e reazione diligente alle violazioni. L’indagine interna è la prova della reazione.
Protocollo di indagine, relazione conclusiva, misure correttive attuate, verbali dell’organo di controllo.
Base giuridica per il trattamento dei dati nell’indagine, informazione agli interessati (con limiti), sicurezza dei dati e coordinamento con il DPO.
Registro delle attività di trattamento, analisi della base giuridica, parere del DPO, misure di sicurezza documentate.
Diritto di difesa della persona indagata, proporzionalità delle misure disciplinari e rispetto della procedura di licenziamento disciplinare.
Lettera di contestazione degli addebiti, audizione preventiva, relazione giuslavoristica, lettera di licenziamento e documentazione del procedimento disciplinare.
Le aziende devono avere un protocollo contro il mobbing e le molestie sessuali. L’indagine interna su questi incidenti deve seguire la procedura stabilita.
Protocollo sulle molestie approvato, registro delle segnalazioni di molestie, verbali dell’indagine, misure adottate e follow-up.
Se riscontri una di queste situazioni, è urgente rivedere il tuo protocollo di indagini interne di compliance.
Se stai gestendo o progettando un protocollo di indagini interne di compliance, questi termini ricorrono nella normativa, nelle procedure e nella difesa giuridica dell’azienda.
Processo strutturato e riservato con cui l’azienda indaga su presunte violazioni della propria normativa interna o della legge, con garanzie per le persone indagate e per i segnalanti.
Canale sicuro, riservato e accessibile con cui dipendenti e terzi possono segnalare presunte violazioni. Obbligatorio per le aziende con 50 o più dipendenti.
Persona fisica che segnala violazioni e gode di protezione legale contro le ritorsioni: licenziamento, sanzione, molestie o qualsiasi misura a suo danno per aver segnalato.
Registro documentato di tutte le persone che hanno avuto accesso a una prova, l’hanno custodita o trasferita, per garantirne l’integrità e l’ammissibilità nei procedimenti giudiziari o regolatori.
Articolo del Codice penale che stabilisce le condizioni perché la persona giuridica sia esente da responsabilità: modello di compliance efficace e reazione diligente alle violazioni.
Insieme di garanzie da rispettare durante l’indagine interna: presunzione di innocenza, diritto di essere ascoltati, accesso alle informazioni rilevanti e proporzionalità delle misure adottate.
Persona responsabile del sistema di compliance dell’azienda, compresa la supervisione del canale di segnalazione e la direzione o supervisione delle indagini interne.
Qualsiasi azione od omissione che danneggi il segnalante a seguito della sua segnalazione: licenziamento, sanzione, cambio di mansioni, molestie, esclusione, valutazione negativa ingiustificata.
Relazione che raccoglie i fatti accertati, l’analisi giuridica, le responsabilità individuate e le raccomandazioni di misure correttive, disciplinari o di miglioramento del modello di compliance.
INDAGINI INTERNE · COMPLIANCE CONSOLE
Il livello di requisiti per le indagini interne di compliance varia in base alla dimensione dell’azienda, al settore e all’esposizione regolatoria. Questo pannello riassume gli obblighi e il livello di rischio per profilo.
Individua il tuo profilo e dai priorità agli elementi del protocollo di indagini interne.
Raccontaci la tua situazione e ti spieghiamo come gestire un’indagine interna con rigore giuridico, riservatezza e garanzie per la tua azienda.
Le indagini interne di compliance sono lo strumento con cui un’azienda reagisce con diligenza a presunte violazioni della propria normativa interna o della legge. Nel contesto della compliance aziendale spagnola ed europea, l’indagine interna ha smesso di essere un’opzione ed è diventata un elemento essenziale del modello di conformità normativa.
La Legge 2/2023, del 20 febbraio, recepisce la direttiva europea 2019/1937 e obbliga le aziende con 50 o più dipendenti a dotarsi di un canale di segnalazione interno sicuro, riservato e accessibile. La legge fissa termini di risposta precisi, vieta qualsiasi ritorsione contro il segnalante e garantisce la possibilità di segnalazione anonima. L’inosservanza può comportare sanzioni fino a 300.000 euro per le persone giuridiche.
L’articolo 31 bis del Codice penale stabilisce che la persona giuridica è esente da responsabilità penale se ha adottato e attuato in modo efficace un modello organizzativo con misure di vigilanza, controllo e reazione alle violazioni. L’indagine interna di compliance è la prova che l’azienda ha reagito con diligenza alla violazione rilevata. Senza un’indagine interna documentata, l’azienda perde uno dei suoi principali argomenti di difesa davanti al pubblico ministero.
Il trattamento dei dati personali nell’ambito di un’indagine interna è soggetto al GDPR e alla LOPDGDD. L’azienda deve individuare la base giuridica del trattamento, informare adeguatamente gli interessati (nei limiti imposti dall’indagine), garantire la sicurezza dei dati e coordinare le attività con il responsabile della protezione dei dati. Una violazione in questo ambito può comportare sanzioni dell’AEPD e la nullità delle prove ottenute.
L’indagine interna deve rispettare il diritto di difesa della persona indagata: presunzione di innocenza, diritto di essere ascoltata e proporzionalità delle misure adottate. In ambito lavoristico, il procedimento di licenziamento disciplinare derivante da un’indagine interna deve rispettare i requisiti dell’Estatuto de los Trabajadores, per evitare che il licenziamento sia qualificato come illegittimo (improcedente) o nullo.
Normativa di riferimento, con link al testo ufficiale:
Normativa e link verificati a .