Relazione esperto esterno antiriciclaggio (AML/CFT)

Revisione indipendente in materia di AML/CFT ai sensi della Legge 10/2010 e del Real Decreto 304/2014. Valutiamo l’efficacia operativa del tuo sistema (non solo la documentazione), individuiamo le lacune e ti lasciamo un piano di misure correttive difendibile davanti al SEPBLAC e all’organo di controllo interno (OCI).

AML/CFT

Dall’adempimento di facciata a evidenze verificabili

“Trasformiamo politiche e manuali in controlli eseguiti: campionamento, tracciabilità e piano di rimedio con scadenze.”

OCI

Rilievi chiari + misure correttive

“Consegniamo una relazione utile: cosa non funziona, perché non funziona, il rischio che genera e come risolverlo con evidenze.”

KYC / Titolare effettivo

Fascicoli coerenti, non “cartelle sparse”

“Verifichiamo l’integrità documentale, il titolare effettivo (UBO) e la conservazione: la relazione deve reggere a una richiesta di informazioni.”

Monitoraggio

Alert e gestione con criterio

“Testiamo scenari di rischio per verificare se il software genera gli alert giusti e se la gestione viene registrata.”

Richiedi un audit Parla con un esperto
Periodicità dell’esame
Annuale
Trasmissione all’organo di direzione
3 mesi
Conservazione dei documenti
10 anni
Base giuridica dell’esame
Art. 28.1

Periodicità e scadenze chiave della relazione dell’esperto esterno

L’esame è almeno annuale. Per essere coperti in caso di richiesta di informazioni non basta “avere un PDF”: bisogna poter dimostrare data di riferimento, emissione, trasmissione all’organo, piano di misure correttive e archivio con le evidenze.

Cadenza annuale (minimo): verifica il sistema di controllo interno, la sua efficacia operativa e le sue lacune.

Trasmissione interna: carenze rilevanti all’organo/OCI, con azioni e responsabili.

Piano di rimedio: calendario realistico e verificabile (se non è possibile correggere “sul momento”).

Conservazione: integra la relazione e le relative evidenze nel tuo archivio (KYC/UBO, alert, formazione) con un orizzonte temporale ampio.

Relazione di follow-up: possibile nel 2º e 3º anno, se del caso e in assenza di cambiamenti sostanziali.

Registrazione come esperto esterno presso il SEPBLAC

Per agire come esperto esterno è obbligatorio aver comunicato al SEPBLAC l’intenzione di agire come tale prima di iniziare l’attività. Noi di Molina Law Boutique siamo registrati come esperti esterni presso il SEPBLAC.

Definizione e requisiti Procedura di comunicazione Domande frequenti

Ambito della verifica: cosa esamineremo?

Il nostro esame copre le tre dimensioni obbligatorie previste dal Regolamento della Legge 10/2010. Verifichiamo sia la documentazione fisica sia la tracciabilità digitale.

Archivio documentale della relazione dell’esperto, dell’adeguata verifica e del KYC per l’audit antiriciclaggio

1. Archivio e documentazione (KYC)

Verifichiamo la conservazione dei documenti per il periodo legale di 10 anni. Controlliamo l’integrità delle copie dei documenti di identificazione formale e delle dichiarazioni di titolarità effettiva su un campione casuale di clienti.

Analisi del software di monitoraggio delle transazioni e degli alert

2. Software e alert

Mettiamo alla prova il tuo strumento di monitoraggio. Simuliamo scenari di rischio per verificare se il software genera gli alert automatici corretti e se questi vengono gestiti con la tempestività richiesta dal SEPBLAC.

Corso di formazione annuale sulla prevenzione del riciclaggio di denaro per i dipendenti

3. Piano di formazione (art. 29)

Esaminiamo gli attestati di partecipazione e i contenuti dei corsi erogati ai dipendenti. L’esperto esterno deve verificare che la formazione sia aggiornata e specifica per la mansione, non generica.

Come prepariamo la tua relazione dell’esperto esterno

Rispettiamo rigorosamente l’Orden EHA/2444/2007 con una metodologia agile, pensata per non interrompere la tua operatività quotidiana.

01

Analisi documentale

Richiediamo ed esaminiamo il tuo manuale antiriciclaggio, le politiche di accettazione dei clienti e i verbali dell’organo di controllo interno (OCI) per verificarne l’adeguatezza teorica rispetto alla legge.

02

Verifica operativa (campionamento)

Effettuiamo un campionamento casuale dei fascicoli dei clienti per verificare la corretta applicazione delle misure di adeguata verifica della clientela (KYC) e la conservazione dei documenti ai sensi dell’art. 25 della Legge 10/2010.

03

Individuazione e rettifica

Prima della chiusura, emettiamo una bozza con le carenze rilevate. Questo permette di attuare misure correttive immediate che si rifletteranno positivamente nella valutazione finale.

04

Relazione finale certificata

Consegna della relazione definitiva, firmata digitalmente e pronta per essere messa a disposizione del SEPBLAC. Includiamo raccomandazioni pratiche e una roadmap per l’esercizio successivo.

Checklist operativa

Evidenze che accelerano la relazione dell’esperto esterno per la prevenzione del riciclaggio di denaro

Se la relazione deve “reggere” a una verifica, ciò che fa la differenza è l’evidenza: prove, campionamento, date e piano di rimedio documentato.

Emissione ≤ 2 mesi Trasmissione ≤ 3 mesi Archivio 10 anni Piano di rimedio ≤ 1 anno (in generale)
  1. Data di riferimento definita

    Chiarisci quale data “chiude” l’esercizio (così la relazione non risulta sfasata o incoerente).

  2. Prove e risultati (non solo conclusioni)

    Documenta cosa è stato verificato, cosa è emerso e quali anomalie sono state rilevate. Evita la “relazione dichiarativa”.

  3. Campionamento spiegato

    Indica dimensione e criteri: tipo di clienti, prodotti, periodi e % esaminata. Se c’è un campionamento statistico, definisci popolazione, metodo, livello di confidenza e analisi degli errori.

  4. Piano di rimedio con calendario

    Se ci sono carenze non correggibili subito, lascia approvato un piano con un calendario preciso.

  5. Archivio ordinato

    KYC, titolare effettivo, analisi svolte e documentazione di supporto: tutto pronto per una consegna rapida in caso di richiesta di informazioni.

Errori frequenti che correggiamo nel tuo audit

L’obiettivo della relazione dell’esperto esterno non è solo assolvere l’adempimento, ma individuare e sanare le carenze operative che il SEPBLAC considera infrazioni gravi.

⚠️

Il “manuale di carta”

Avere un manuale generico che non viene applicato nell’operatività. La legge richiede una reale efficacia operativa, non solo teorica.

⚠️

Carenze sul titolare effettivo

Raccogliere i documenti d’identità (DNI) non basta. Manca l’atto di titolarità effettiva oppure ci sono errori nelle strutture societarie complesse.

⚠️

Formazione non aggiornata

L’art. 29 richiede una formazione continua. Errore tipico: corsi generici, senza i rischi specifici (immobiliare, cripto, gioielleria, ecc.).

⚠️

Adeguata verifica rafforzata omessa

Non applicare misure rafforzate ai clienti ad alto rischio (PEP o giurisdizioni a rischio). Viene sanzionato come carenza di adeguata verifica.

Guida pratica

Cosa deve saper dimostrare una relazione dell’esperto esterno

Oltre al “documento”, in un’ispezione conta la tracciabilità: scadenze, prove, campionamento e piano di correzione.

Scadenze Campionamento Indipendenza Efficacia operativa

Scadenze e “governance” della relazione

  • Relazione annuale (con possibilità di “follow-up” nei 2 anni successivi, se del caso).
  • Data di riferimento coerente con il ciclo annuale (senza salti tra un esercizio e l’altro).
  • Emissione rapida: evita che la relazione “arrivi in ritardo” rispetto alla data di riferimento.
  • Escalation interna: carenze rilevanti all’organo/OCI + misure correttive.

Fondamentale per non ridursi a un “adempimento formale senza efficacia operativa”.

Campionamento ed evidenze (cosa ci si aspetta di vedere)

  • Cosa è stato verificato: prove effettuate, risultati e rilievi (non solo conclusioni).
  • Campione spiegato: dimensione e copertura (clienti, prodotti, periodi, ecc.).
  • Tracciabilità: KYC/UBO, monitoraggio, alert e formazione con documentazione di supporto.
  • Errori rilevati: causa, impatto e correzione verificabile.
Consiglio di qualità

Se non si spiega “come” è stata svolta la verifica (e con quale campione), di solito è il primo punto debole in caso di richiesta di informazioni.

Indipendenza + conservazione dei documenti

  • Indipendenza reale: incompatibilità per servizi retribuiti (finestra temporale).
  • Selezione idonea: giustifica l’esperienza e la competenza dell’esperto.
  • Conservazione: documentazione di controllo interno ed evidenze pronte da consegnare.
  • Disponibilità: rapidità e ordine nel rispondere a una richiesta di informazioni.

Riduce il rischio sanzionatorio e reputazionale nelle ispezioni.

Approccio basato sul rischio

  • Controlli proporzionati all’attività, ai clienti e all’operatività.
  • Misure rafforzate per le PEP e per gli scenari ad alto rischio.
  • Coerenza tra manuale, procedure ed esecuzione quotidiana.

In ispezione “torna” la coerenza tra rischio, controllo ed evidenza.

Nota importante:

Per evitare incoerenze, allinea la tua politica di archiviazione al tuo sistema di controllo interno: conserva la relazione e le relative evidenze insieme a KYC/UBO, alert e formazione.

Richiedi la checklist di preparazione

Rischi e sanzioni se non hai la relazione in regola

Infrazione grave: assenza dell’esame esterno annuale quando è dovuto.

Sanzioni economiche rilevanti: si parte da importi elevati e possono aumentare in base al patrimonio o al volume d’affari.

Rischio reputazionale: richieste di informazioni, ispezioni e perdita di fiducia di banche, clienti e investitori.

Blocchi operativi: attriti nell’onboarding, con i fornitori, nei conti bancari e negli audit.

Costi di reazione: correggere in ritardo di solito costa più che implementare e documentare bene per tempo.

Ti serve una relazione dell’esperto esterno difendibile davanti al SEPBLAC?

Ti aiutiamo a redigere una relazione completa, rigorosa e supportata da evidenze: campionamento, rilievi, correzioni e documentazione pronta per una richiesta di informazioni.

Voglio la mia relazione dell’esperto esterno.

Tutto sulla relazione dell’esperto esterno (AML/CFT)

Cos’è la relazione dell’esperto esterno?

La relazione dell’esperto esterno in materia AML/CFT è un audit indipendente del sistema di controllo interno per la prevenzione del riciclaggio di denaro. Il suo obiettivo è valutare l’efficacia operativa del sistema, individuare le carenze e proporre rettifiche o miglioramenti.

Deve essere messa a disposizione del SEPBLAC e dell’organo di controllo interno (OCI) dell’ente.

Non è un “adempimento”: è uno strumento di difesa per richieste di informazioni, ispezioni e rapporti con le banche.

Ogni quanto è obbligatoria? (Periodicità)

L’obbligo generale è annuale (minimo). In determinati casi può essere sostituita da una relazione di follow-up nei due anni successivi, se non ci sono cambiamenti rilevanti.

L’importante è mantenere il ciclo annuale e la coerenza tra data di riferimento, prove, emissione e misure correttive.

Quale normativa disciplina la relazione?

Principalmente: Legge 10/2010 e il suo Regolamento, il Real Decreto 304/2014. I criteri tecnici e di indipendenza sono sviluppati da una normativa specifica, tra cui l’Orden EHA/2444/2007.

Il punto chiave: esame indipendente, tracciabilità delle prove, conclusioni e piano di miglioramento.

Cosa include esattamente la relazione?

Revisione integrale del sistema: manuale AML/CFT, OCI, identificazione (KYC), titolare effettivo (UBO), monitoraggio delle operazioni, alert, formazione (art. 29), conservazione dei documenti e valutazione dei rischi.

Ciò che fa la differenza:

  • Prove effettuate e risultati (non solo “opinione”).
  • Campionamento spiegato: dimensione, criteri, copertura.
  • Rilievi classificati per rischio + piano correttivo con calendario.
  • Evidenze pronte da consegnare in caso di richiesta di informazioni.
Vantaggi di avere una relazione dell’esperto esterno

Garantisce il rigoroso rispetto della Legge 10/2010 e del Regolamento in materia di antiriciclaggio. Individua le carenze dei sistemi di controllo interno prima che generino rischi maggiori e rafforza la credibilità nei confronti di autorità, clienti e partner strategici.

Fornisce una relazione formale che dimostra la responsabilità proattiva dell’impresa e propone misure concrete per migliorare le procedure e ridurre i rischi.

Quale documentazione conviene preparare prima dell’audit?

Per accelerare i tempi: manuale in vigore, verbali e struttura dell’OCI, valutazione dei rischi, politica di accettazione dei clienti, fascicoli KYC/UBO, registri degli alert e del monitoraggio, formazione ed evidenze delle misure correttive precedenti.

Se è tutto in ordine, il campionamento è più efficiente e la relazione risulta di migliore qualità.

Cosa succede se non la presento o non è aggiornata?

Rischio di sanzioni, richieste di informazioni e problemi reputazionali, oltre ad attriti con banche, investitori e partner.

Prevenire costa molto meno che correggere di fretta.

Quanto costa una relazione dell’esperto esterno?

Dipende da dimensione, settore, volume dei fascicoli e complessità dell’operatività. Ciò che conta è la reale portata del campionamento e le evidenze disponibili.

Ti facciamo un preventivo su misura dopo una rapida diagnosi del rischio e della documentazione.

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Fonti ufficiali

Normativa di riferimento, con link al testo ufficiale:

Normativa e link verificati a .

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