Wir entwickeln und steuern Ihr Protokoll für interne Compliance-Untersuchungen: Analyse von Hinweisen, Sammlung von Beweismitteln, Befragungen, Reporting an das Kontrollorgan und Abschluss nach dem spanischen Hinweisgeberschutzgesetz. Mit juristischer Sorgfalt, Vertraulichkeit und rechtlichen Garantien.
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Sechs Arbeitsbereiche, um interne Compliance-Untersuchungen mit juristischer Sorgfalt, nachvollziehbarer Beweissicherung und Garantien für das Unternehmen und die untersuchten Personen zu führen.
Ausarbeitung des Protokolls für interne Compliance-Untersuchungen: Einleitung der Untersuchung, Zusammensetzung des Untersuchungsteams, Fristen, Vertraulichkeit und Garantien für die untersuchten Personen.
Einrichtung und Betrieb des Hinweisgebersystems nach dem Gesetz 2/2023 (spanisches Hinweisgeberschutzgesetz): Eingang, Eingangsbestätigung, Erstbewertung, Entscheidung über die Untersuchung und Kommunikation mit dem Hinweisgeber.
Beschaffung und Sicherung von Dokumenten, Kommunikation und digitalen Aufzeichnungen mit lückenloser Beweismittelkette. Verwertbare Beweismittel mit Beweiskraft in Gerichts- oder Aufsichtsverfahren.
Planung und Durchführung von Befragungen von Zeugen, Hinweisgebern und untersuchten Personen. Forensische Befragungstechniken, Dokumentation und Wahrung des Rechts auf Verteidigung.
Erstellung des abschließenden Untersuchungsberichts mit festgestelltem Sachverhalt, rechtlicher Würdigung, Verantwortlichkeiten und Empfehlungen für Korrektur- oder Disziplinarmaßnahmen.
Praxisschulungen für das Compliance-Team, die Personalabteilung und die Geschäftsleitung: wie man eine Untersuchung einleitet, Befragungen führt und den Ablauf rechtssicher dokumentiert.
Interner Betrug, Mobbing, Interessenkonflikte, Korruption oder Informationsabfluss: Jede Art von Untersuchung hat ihre eigene Methodik, ihre eigenen Fristen und ihre besonderen Garantien.
„Untersuchungen wegen internen Betrugs erfordern eine forensische Analyse von Buchhaltungsunterlagen und Transaktionen, die digitale Sicherung von Beweismitteln und die Abstimmung mit der Rechtsabteilung und der externen Abschlussprüfung.“
„Untersuchungen wegen Belästigung verlangen einen besonderen Schutz des Opfers, verstärkte Vertraulichkeit, Befragungen mit forensischer Technik und die Abstimmung mit dem Anti-Belästigungsprotokoll des Unternehmens.“
„Die Untersuchung korrupten Verhaltens erfordert die Analyse von Zahlungen, Geschenken, Beziehungen zu Dritten und nicht offengelegten Interessenkonflikten, mit besonderem Augenmerk auf die regulatorische Exponierung des Unternehmens.“
„Untersuchungen wegen der Weitergabe vertraulicher Informationen erfordern eine Analyse der digitalen Spuren, eine Prüfung der Zugriffe und ein mit dem Datenschutzbeauftragten (DPO) abgestimmtes Vorgehen, um nicht gegen das Datenschutzrecht zu verstoßen.“
Eine schlecht geführte interne Untersuchung kann die strafrechtliche Verantwortlichkeit des Unternehmens verschärfen, Beweismittel unverwertbar machen und arbeitsrechtliche Konflikte sowie Reputationsschäden auslösen, die schwer zu bewältigen sind.
Strafrechtliche Verantwortlichkeit des Unternehmens: Ohne eine sorgfältige interne Untersuchung kann das Unternehmen nicht nachweisen, dass es auf den Verstoß reagiert hat. Genau das ist ein entscheidender Faktor für Strafbefreiung oder Strafmilderung.
Unverwertbare Beweismittel: Werden Beweise unter Verletzung von Grundrechten (Fernmeldegeheimnis, Datenschutz) erhoben, können sie vor Gericht unverwertbar sein und das Unternehmen Klagen aussetzen.
Arbeitsrechtliche Konflikte: Eine schlecht geführte Untersuchung kann zu ungerechtfertigten Kündigungen, zur Verletzung des Rechts auf Verteidigung und zu kostspieligen Klagen vor den Arbeitsgerichten führen.
Das Gesetz 2/2023 verbietet jede Repressalie gegen den Hinweisgeber. Wer ihn nicht angemessen schützt, riskiert Sanktionen für das Unternehmen und den Verlust des Schutzes, den das Hinweisgebersystem bietet.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer internen Untersuchung muss dem Datenschutzrecht entsprechen. Verstöße in diesem Bereich können zu Sanktionen der spanischen Datenschutzbehörde (AEPD) führen.
Artikel 31 bis des spanischen Strafgesetzbuchs (Código Penal) ermöglicht die Befreiung der juristischen Person von der strafrechtlichen Verantwortlichkeit, wenn ein wirksames Compliance-Modell und eine angemessene Reaktion auf den Verstoß nachgewiesen werden.
Wir bewerten den Fall, entwickeln das Vorgehensprotokoll und führen die Untersuchung mit juristischer Sorgfalt: Beweismittel, Befragungen, Reporting und Abschluss nach dem Hinweisgeberschutzgesetz und dem spanischen Strafgesetzbuch.
Eine interne Compliance-Untersuchung ist das formelle, strukturierte Verfahren, mit dem ein Unternehmen vertraulich und unparteiisch mutmaßliche Verstöße gegen seinen Verhaltenskodex, seine internen Regeln oder das geltende Recht untersucht.
Sie umfasst die Aktivierung des Protokolls, die Sammlung von Beweismitteln, die Durchführung von Befragungen, die rechtliche Analyse und die Erstellung eines Abschlussberichts mit Korrekturmaßnahmen.
Das Gesetz 2/2023 zum Schutz von Personen, die Rechtsverstöße melden, verpflichtet Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten zu einem internen Hinweisgebersystem, zu einem Verfahren zur Bearbeitung von Meldungen mit konkreten Fristen und zu Maßnahmen, die den Hinweisgeber vor Repressalien schützen.
Die interne Untersuchung muss von einer Person oder einem Team geleitet werden, die unabhängig und unparteiisch sind und über ausreichende juristische Kenntnisse verfügen. In der Praxis kann das der Compliance Officer sein, ein spezialisierter externer Anwalt oder eine Kombination aus beiden.
Unabhängigkeit ist entscheidend: Ist die untersuchte Person eine hochrangige Führungskraft, empfiehlt es sich, die Untersuchung auszulagern, um die Unparteilichkeit zu gewährleisten und das Unternehmen gegen spätere Einwände abzusichern.
Vertraulichkeit ist ein Grundprinzip jeder internen Compliance-Untersuchung. Übliche Maßnahmen sind:
Zu den verwertbaren Beweismitteln in einer internen Untersuchung können geschäftliche E-Mails, Zugriffsprotokolle von Systemen, Finanzunterlagen, interne Kommunikation und Aussagen befragter Personen gehören.
Die Beweiserhebung muss jedoch die Grundrechte der Beschäftigten wahren: Fernmeldegeheimnis, Datenschutz, Privatsphäre und das Recht, sich nicht selbst zu belasten. Ein unter Verletzung von Grundrechten erlangtes Beweismittel kann für nichtig erklärt werden und eine Haftung des Unternehmens begründen.
Artikel 31 bis des spanischen Strafgesetzbuchs bestimmt, dass die juristische Person von der strafrechtlichen Verantwortlichkeit befreit ist, wenn sie unter anderem ein Organisationsmodell eingeführt und wirksam umgesetzt hat, das Maßnahmen zur Überwachung, zur Kontrolle und zur Reaktion auf Verstöße umfasste.
Die Fristen einer internen Compliance-Untersuchung hängen von ihrer Komplexität ab, aber das Gesetz 2/2023 legt konkrete Meilensteine für die Bearbeitung von Meldungen fest:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer internen Untersuchung unterliegt der DSGVO und dem spanischen Datenschutzgesetz (LOPDGDD). Das Unternehmen muss eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung nachweisen können (in der Regel das berechtigte Interesse oder die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung), die Betroffenen angemessen informieren (in den Grenzen, die die Untersuchung setzt) und die Sicherheit der erhobenen Daten gewährleisten.
Es empfiehlt sich, den Datenschutzbeauftragten (DPO) vor und während der Untersuchung einzubinden, um Sicherheitsverletzungen und Sanktionen der AEPD zu vermeiden.
Eine wirksame interne Untersuchung beginnt nicht erst, wenn das Problem auftaucht: Sie erfordert ein vorab festgelegtes Protokoll, ein vorbereitetes Team und ein System zur Verwaltung der Beweismittel, das die rechtliche Verwertbarkeit der Ergebnisse sicherstellt.
Vorherige Ausarbeitung des Untersuchungsprotokolls, Benennung des Untersuchungsteams, Festlegung der Zuständigkeiten und der Auslösekriterien. Ohne vorheriges Protokoll verliert die Untersuchung an Sorgfalt und Nachvollziehbarkeit.
Beschaffung von Dokumenten, digitalen Aufzeichnungen und Aussagen unter Wahrung der Grundrechte. Lückenlose Beweismittelkette und detaillierte Dokumentation jedes Untersuchungsschritts.
Abschlussbericht mit festgestelltem Sachverhalt, rechtlicher Würdigung und Empfehlungen. Umsetzung von Korrektur- und Disziplinarmaßnahmen oder von Verbesserungen des Compliance-Systems.
Wenn Sie Unterstützung bei einer internen Untersuchung benötigen, sehen Sie sich unsere Leistungen im Bereich Corporate Compliance an oder fordern Sie eine kostenlose Beratung an.
Eine wirksame interne Compliance-Untersuchung gliedert sich in operative Bausteine mit klaren Verantwortlichen, festgelegten Fristen und dokumentierter Nachvollziehbarkeit. Diese Module entwickeln und überwachen wir.
1) Meldekanal und HinweisBearbeitung des Hinweises ab Eingang: Einstufung, Eingangsbestätigung, vorläufige Bewertung und begründete Entscheidung, zu untersuchen oder den Vorgang einzustellen.
2) BeweismittelSofortige Sicherung von Dokumenten, E-Mails, Zugriffsprotokollen und Kommunikation. Beweismittelkette mit Beweiskraft und Einhaltung der DSGVO.
3) BefragungenPlanung und Durchführung von Befragungen von Zeugen, Hinweisgebern und untersuchten Personen. Forensische Technik, Recht auf Verteidigung und Dokumentation im Befragungsprotokoll.
4) BerichtAbschlussbericht mit festgestelltem Sachverhalt, rechtlicher Analyse, Verantwortlichkeiten und Empfehlungen für Korrektur- oder Disziplinarmaßnahmen oder zur Stärkung des Compliance-Systems.
Nach Art des VorfallsForensische Finanzanalyse, digitale Sicherung, Abstimmung mit der externen Abschlussprüfung und gegebenenfalls Meldung an die Behörden.
Verstärkter Schutz des Opfers, größtmögliche Vertraulichkeit, Befragungen mit spezieller Technik und sofortige vorläufige Maßnahmen.
Analyse der digitalen Spuren, Prüfung der Zugriffe, Abstimmung mit dem DPO und Bewertung der Datenschutzverletzung.
Internes Hinweisgebersystem, Bearbeitungsverfahren mit Fristen, Schutz des Hinweisgebers und Verbot von Repressalien.
Richtlinie zum Hinweisgebersystem, Register der Meldungen, Eingangsbestätigungen, Mitteilungen an den Hinweisgeber, Dokumentation der ergriffenen Maßnahmen.
Wirksames Compliance-Modell mit Überwachung, Kontrolle und sorgfältiger Reaktion auf Verstöße. Die interne Untersuchung ist der Nachweis dieser Reaktion.
Untersuchungsprotokoll, Abschlussbericht, umgesetzte Korrekturmaßnahmen, Sitzungsprotokolle des Kontrollorgans.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung in der Untersuchung, Information der Betroffenen (mit Einschränkungen), Datensicherheit und Abstimmung mit dem DPO.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Analyse der Rechtsgrundlage, Stellungnahme des DPO, dokumentierte Sicherheitsmaßnahmen.
Recht der untersuchten Person auf Verteidigung, Verhältnismäßigkeit der Disziplinarmaßnahmen und Einhaltung des Verfahrens für die verhaltensbedingte Kündigung (despido disciplinario).
Schreiben mit den Vorwürfen, vorherige Anhörung, arbeitsrechtliches Gutachten, Kündigungsschreiben und Dokumentation des Disziplinarverfahrens.
Unternehmen müssen ein Protokoll gegen Mobbing und sexuelle Belästigung haben. Die interne Untersuchung solcher Vorfälle muss dem dort festgelegten Verfahren folgen.
Genehmigtes Belästigungsprotokoll, Register der Belästigungsmeldungen, Untersuchungsprotokolle, ergriffene Maßnahmen und Nachverfolgung.
Wenn Sie eine dieser Situationen feststellen, sollten Sie Ihr Protokoll für interne Compliance-Untersuchungen dringend überprüfen.
Wenn Sie ein Protokoll für interne Compliance-Untersuchungen anwenden oder entwickeln, begegnen Ihnen diese Begriffe in den Vorschriften, in den Verfahren und in der rechtlichen Verteidigung des Unternehmens.
Strukturiertes und vertrauliches Verfahren, mit dem das Unternehmen mutmaßliche Verstöße gegen interne Regeln oder gesetzliche Vorschriften untersucht, mit Garantien für untersuchte Personen und Hinweisgeber.
Sicherer, vertraulicher und zugänglicher Kanal, über den Beschäftigte und Dritte mutmaßliche Verstöße melden können. Pflicht für Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten.
Natürliche Person, die Verstöße meldet und gesetzlichen Schutz vor Repressalien genießt: Kündigung, Sanktion, Belästigung oder jede andere Maßnahme, die ihr wegen der Meldung schadet.
Dokumentierte Aufzeichnung aller Personen, die Zugang zu einem Beweismittel hatten, es verwahrt oder weitergegeben haben, um seine Integrität und Verwertbarkeit in Gerichts- oder Aufsichtsverfahren zu gewährleisten.
Artikel des Strafgesetzbuchs, der festlegt, unter welchen Voraussetzungen die juristische Person von der Verantwortlichkeit befreit ist: wirksames Compliance-Modell und sorgfältige Reaktion auf Verstöße.
Gesamtheit der Garantien, die während der internen Untersuchung zu wahren sind: Unschuldsvermutung, rechtliches Gehör, Zugang zu den relevanten Informationen und Verhältnismäßigkeit der ergriffenen Maßnahmen.
Person, die für das Compliance-System des Unternehmens verantwortlich ist, einschließlich der Aufsicht über das Hinweisgebersystem und der Leitung oder Überwachung interner Untersuchungen.
Jede Handlung oder Unterlassung, die den Hinweisgeber infolge seiner Meldung benachteiligt: Kündigung, Sanktion, Versetzung, Belästigung, Ausgrenzung, ungerechtfertigt negative Beurteilung.
Bericht mit festgestelltem Sachverhalt, rechtlicher Analyse, festgestellten Verantwortlichkeiten und Empfehlungen für Korrektur- oder Disziplinarmaßnahmen oder zur Verbesserung des Compliance-Modells.
INTERNE UNTERSUCHUNGEN · COMPLIANCE CONSOLE
Die Anforderungen an interne Compliance-Untersuchungen hängen von Größe, Branche und regulatorischer Exponierung des Unternehmens ab. Dieses Panel fasst Pflichten und Risikoniveau je Profil zusammen.
Bestimmen Sie Ihr Profil und priorisieren Sie die Elemente des Protokolls für interne Untersuchungen.
Schildern Sie uns Ihre Situation, und wir erklären Ihnen, wie Sie eine interne Untersuchung mit juristischer Sorgfalt, vertraulich und mit Garantien für Ihr Unternehmen führen.
Interne Compliance-Untersuchungen sind der Mechanismus, mit dem ein Unternehmen sorgfältig auf mutmaßliche Verstöße gegen interne Regeln oder gesetzliche Vorschriften reagiert. In der spanischen und europäischen Corporate Compliance ist die interne Untersuchung keine Option mehr, sondern ein wesentliches Element des Compliance-Modells.
Das Gesetz 2/2023 vom 20. Februar setzt die europäische Richtlinie (EU) 2019/1937 um und verpflichtet Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten zu einem sicheren, vertraulichen und zugänglichen internen Hinweisgebersystem. Das Gesetz legt konkrete Antwortfristen fest, verbietet jede Repressalie gegen den Hinweisgeber und garantiert die Möglichkeit anonymer Meldungen. Verstöße können mit Geldbußen von bis zu 1.000.000 € für juristische Personen und bis zu 300.000 € für natürliche Personen geahndet werden (Art. 65.1).
Artikel 31 bis des spanischen Strafgesetzbuchs bestimmt, dass die juristische Person von der strafrechtlichen Verantwortlichkeit befreit ist, wenn sie ein Organisationsmodell mit Maßnahmen zur Überwachung, zur Kontrolle und zur Reaktion auf Verstöße eingeführt und wirksam umgesetzt hat. Die interne Compliance-Untersuchung ist der Nachweis, dass das Unternehmen auf den festgestellten Verstoß sorgfältig reagiert hat. Ohne dokumentierte interne Untersuchung verliert das Unternehmen eines seiner wichtigsten Verteidigungsargumente gegenüber der Staatsanwaltschaft.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer internen Untersuchung unterliegt der DSGVO und dem spanischen Datenschutzgesetz (LOPDGDD). Das Unternehmen muss die Rechtsgrundlage der Verarbeitung bestimmen, die Betroffenen angemessen informieren (in den Grenzen, die die Untersuchung setzt), die Datensicherheit gewährleisten und sein Vorgehen mit dem Datenschutzbeauftragten abstimmen. Ein Verstoß in diesem Bereich kann zu Sanktionen der AEPD und zur Nichtigkeit der erlangten Beweismittel führen.
Die interne Untersuchung muss das Recht der untersuchten Person auf Verteidigung wahren: Unschuldsvermutung, rechtliches Gehör und Verhältnismäßigkeit der ergriffenen Maßnahmen. Im Arbeitsrecht muss eine verhaltensbedingte Kündigung, die auf eine interne Untersuchung folgt, die Anforderungen des Arbeitnehmerstatuts (Estatuto de los Trabajadores) erfüllen, damit sie nicht als ungerechtfertigt (improcedente) oder nichtig (nulo) eingestuft wird.
Maßgebliche Vorschriften, mit Link zum amtlichen Text:
Vorschriften und Links im geprüft.