- El acta es tu evidencia de que el informe se analizó y se tomaron decisiones.
- Lo que “mata” un acta es que sea genérica: debe reflejar hallazgos, acciones, responsables y plazos.
- Un buen acta conecta tres piezas: informe → plan de acción → prueba de seguimiento.
Qué es el acta del OCI y por qué importa
El acta del Órgano de Control Interno (OCI) es el documento donde dejas constancia de que el órgano competente ha revisado el Informe de Experto Externo PBC/FT y ha decidido qué hacer con las conclusiones: aceptar recomendaciones, aprobar un plan de acción, asignar responsables y fijar un calendario de seguimiento.
Si tu acta solo dice “se revisa el informe y se da por enterado”, estás perdiendo la parte más valiosa: la trazabilidad de gobierno (quién decidió qué, cuándo y cómo se va a comprobar).
Cuándo convocarla y qué preparar antes
En la práctica, funciona mejor si la reunión ocurre cuando aún tienes contexto fresco (y tiempo de ejecutar mejoras). Antes de convocar, prepara esto:
- Resumen ejecutivo (1 página): conclusiones, hallazgos por criticidad y recomendaciones.
- Listado de cambios del año: productos/canales/países/herramientas KYC/monitorización.
- Plan de acción preliminar: acción → responsable → fecha → evidencia esperada.
- Carpeta de evidencias (si el OCI pide ver muestras): KYC, alertas, formación, actas previas.
Llegar al OCI con “recomendaciones” sin aterrizarlas. El acta gana valor cuando las acciones quedan asignadas y medibles.
Estructura recomendada (orden del día)
Esta estructura evita actas “vacías” y te obliga a documentar lo importante:
- Constitución del órgano: asistentes, roles, quórum y convocatoria.
- Contexto del periodo: cambios relevantes del negocio (si los hubo).
- Presentación del informe: alcance, metodología (a nivel práctico), y resumen de resultados.
- Hallazgos: por criticidad (crítico/alto/medio/bajo) y por bloque (KYC, alertas, formación, gobierno, etc.).
- Decisiones: qué se aprueba, qué se rechaza (y por qué), y medidas inmediatas.
- Plan de acción: responsables, fechas y evidencia de cierre.
- Seguimiento: cómo se verificará (pruebas internas, control mensual, reporting al OCI).
- Ruegos y preguntas + cierre.
Anexos y evidencias que dan “defendibilidad”
El acta “sube de nivel” cuando incorpora anexos claros. Recomendación:
- Anexo A: Informe de Experto Externo (o referencia y ubicación interna controlada).
- Anexo B: Matriz de hallazgos (criticidad, riesgo, recomendación).
- Anexo C: Plan de acción aprobado (con fechas y responsables).
- Anexo D: Evidencia mínima de arranque (comunicaciones internas, versiones de políticas, calendario de formación).
No metas “documentación infinita”. Anexa lo que pruebe gobierno: decisión, asignación y seguimiento. El resto, referéncialo con ruta interna y control de versiones.
Tabla práctica: punto del día → evidencia → responsable
| Punto del orden del día | Qué debe quedar escrito | Evidencia / Anexo | Responsable | Plazo |
|---|---|---|---|---|
| Hallazgos críticos | Resumen del hallazgo + impacto + decisión del OCI | Anexo B + referencia a muestras | Compliance + Operaciones | __/__/____ |
| Plan de acción | Acciones aprobadas, responsables y métricas de cierre | Anexo C | Responsables por acción | __/__/____ |
| Seguimiento | Cómo se verificará y frecuencia de reporting | Calendario / acta siguiente | Compliance | Mensual/Trimestral |
| Actualización documental | Qué políticas/procedimientos se actualizan y versiones | Anexo D (control de versiones) | Compliance | __/__/____ |
Errores típicos (y cómo evitarlos)
Error 1 — Acta “de trámite” sin contenido
Si solo recoges que “se revisa el informe”, no hay trazabilidad real. Solución: incluye decisiones y acciones con responsables.
Error 2 — Hallazgos sin priorización
Un OCI sin criticidad se vuelve inoperativo. Solución: agrupa por criticidad y fija qué se hace primero.
Error 3 — Acciones sin evidencia de cierre
“Actualizar manual” no cierra un hallazgo operativo. Solución: define evidencia (muestras posteriores, registros, controles).
- Plan de acción sin fechas o con “pendiente”.
- No hay responsable único por acción (solo “la empresa”).
- No se define cómo se medirá el cierre (sin evidencia).
Plantilla de acta lista para copiar
Puedes copiar y pegar esta estructura (ajusta nombres y roles):
Fecha: __/__/____ · Hora: __:__ · Modalidad: Presencial/Telemática · Lugar: _______
Convocatoria: (fecha) · Asistentes: (nombre, cargo) · Secretaría: _______
1. Constitución del OCI
Se declara válidamente constituido el OCI con la asistencia de _______ y se aprueba el orden del día.
2. Contexto del periodo
Se exponen cambios relevantes del año (productos/canales/países/herramientas) y su impacto en el riesgo: _______.
3. Presentación del Informe de Experto Externo
Se presenta el informe (alcance y periodo revisado). Se adjunta como Anexo A / o se referencia ubicación interna con control de versiones.
4. Hallazgos y conclusiones
Se revisan hallazgos por criticidad. Resumen:
• Críticos/Altos: _______ (Anexo B)
• Medios/Bajos: _______ (Anexo B)
5. Acuerdos y decisiones
El OCI acuerda:
• Aprobar/Modificar el plan de acción (Anexo C).
• Priorizar acciones: (1) _______ (2) _______.
• Requerir evidencias de cierre: (tipo de prueba) _______.
6. Plan de acción (responsables y plazos)
Se asignan responsables por acción y plazos. Se define evidencia mínima de cierre (muestras, registros, actas, controles). (Anexo C)
7. Seguimiento
Se establece un esquema de seguimiento: periodicidad de reporting a OCI, responsable y formato (tabla de estado + evidencias). Próxima revisión: __/__/____.
8. Ruegos y preguntas
_______
9. Cierre
Sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las __:__.
Firmas: Presidencia _______ · Secretaría _______ · Miembros _______
Si necesitas un Informe de Experto Externo (y quieres que salga con evidencias, muestreo y un plan de acción realmente ejecutable), aquí tienes el servicio:
FAQ
¿Qué pasa si no tengo OCI formal?
Muchas organizaciones usan una comisión/comité equivalente (compliance/administración). Lo importante es que exista un órgano competente y que el acta refleje decisiones, responsables y seguimiento.
¿El acta debe adjuntar todo el informe y toda la evidencia?
No. Lo recomendable es adjuntar el informe o referenciarlo con control de versiones y anexar la matriz de hallazgos y el plan de acción. La evidencia operativa puede estar referenciada por rutas internas.
¿Qué hace que un acta sea “defendible”?
Que permita reconstruir el proceso: qué se revisó, qué se decidió, quién lo ejecuta, cuándo y cómo se verificará el cierre (evidencia).
¿Cómo conecto el acta con un informe de seguimiento?
Manteniendo un tracking vivo: misma matriz de hallazgos con estado, evidencias y fechas. En el siguiente acta, revisas cierres y reabres si falta prueba.
¿Me ayudáis a preparar la matriz de hallazgos y el plan de acción para el OCI?
Sí: lo más eficiente es revisar informe + operativa y aterrizar acciones con evidencias de cierre para que el OCI apruebe algo ejecutable.
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Referencias oficiales:
• Ley 10/2010 (BOE): boe.es
• RD 304/2014 (BOE): boe.es
• SEPBLAC: sepblac.es