- Completo = revisión integral: cómo está diseñado tu sistema PBC/FT y cómo funciona en la práctica.
- Seguimiento = revisión focalizada: demostrar con pruebas que has corregido deficiencias del informe anterior.
- La decisión correcta suele salir de 3 preguntas: ¿hubo cambios relevantes? ¿qué hallazgos hubo? ¿puedes aportar evidencias “antes/después”?
- Qué es cada informe
- Cómo decidir en 5 minutos (árbol de decisión)
- Diferencias reales (no teóricas)
- Qué revisa el experto en cada caso
- Evidencias que te van a pedir (checklist)
- Plazos y calendario recomendado
- Qué influye en coste y duración
- Errores frecuentes y señales de alarma
- Plantillas (plan de acción y cierre de hallazgos)
- FAQ
Qué es cada informe (explicado sin jerga)
Cuando hablamos de Informe de Experto Externo en PBC/FT, estamos hablando de una revisión independiente que busca dos cosas: (1) verificar que existe un sistema de control interno y (2) comprobar que funciona de verdad. Lo importante no es el PDF: lo importante es la evidencia que lo respalda.
Informe completo
El informe completo es una revisión “de arriba a abajo”: políticas, procedimientos, gobierno, responsabilidades y, sobre todo, eficacia operativa (si se aplica en el día a día). Normalmente incluye muestreo de expedientes, entrevistas, revisión de alertas internas, formación y trazabilidad.
Informe de seguimiento
El informe de seguimiento es un examen centrado en un objetivo: verificar la corrección de deficiencias detectadas en el informe anterior. No es “un informe pequeño” por defecto: es “un informe enfocado”. Si las deficiencias eran relevantes, el seguimiento puede ser exigente y pedirte bastante evidencia.
“Completo vs seguimiento” no es una decisión estética. Es una decisión de riesgo y de defendibilidad: ¿podría alguien (inspección, auditoría, banco) cuestionar que el informe refleje tu operativa real?
Cómo decidir en 5 minutos (árbol de decisión)
Si necesitas una guía rápida, usa este flujo. No es “jurisprudencia”: es práctica para que la decisión sea coherente con tu realidad.
-
¿Hubo cambios relevantes este año?
- Nuevos productos/servicios, nuevos canales (online, agentes), nuevos países, cambios de segmento, crecimiento fuerte.
- Nueva herramienta KYC/monitorización, cambios en scoring, cambios en onboarding o en controles.
Si la respuesta es sí, lo normal es inclinarse por completo (o ampliar alcance al máximo).
-
¿El último informe tuvo hallazgos?
- Hallazgos críticos/mayores = necesitas plan de acción y evidencias de cierre.
- Hallazgos menores = seguimiento más fácil si hay evidencia.
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¿Puedes probar el “antes/después”?
- “Lo cambiamos” no vale. Debes poder demostrar: documento actualizado + evidencia de aplicación + responsable + fecha.
Si tu respuesta honesta es “hemos cambiado cosas” o “no tenemos evidencias claras de cierre”, no te autoengañes: un seguimiento puede salir caro en hallazgos o en retrabajo. Mejor planificar un completo (o al menos, un alcance robusto).
Diferencias reales (no teóricas)
En la práctica, la diferencia no es solo “alcance”. Es cómo se construye la prueba de cumplimiento.
| Bloque | Informe completo | Informe de seguimiento | Qué suele pedir el experto |
|---|---|---|---|
| Objetivo | Evaluar el sistema de control interno global | Verificar corrección de deficiencias previas | Contexto + evidencia de aplicación real |
| Tipo de prueba | Muestreo amplio (KYC, alertas, formación, OCI) | Muestreo dirigido a hallazgos (antes/después) | Muestras fechadas, trazabilidad, evidencias |
| Riesgo típico | Que el informe sea “bonito” pero genérico | Que el cierre sea “de palabra” sin pruebas | Concordancia entre política y operativa |
| Mejor momento | Primera vez, cambios relevantes, crecimiento | Dos años posteriores, foco en remediación | Planificación y calendario realista |
Qué revisa el experto en cada caso
No hay dos empresas iguales, pero hay un patrón bastante constante: el experto busca coherencia entre diseño (lo que dices que haces) y operación (lo que haces realmente).
En un informe completo, normalmente se revisa
- Gobierno PBC/FT: roles, órgano de control interno, reporting, aprobaciones.
- Políticas y procedimientos: manual, actualizaciones, enfoque basado en riesgo.
- Admisión y conocimiento del cliente (KYC): criterios, diligencia debida, documentación, coherencia del expediente.
- Seguimiento y monitorización: alertas, operaciones inusuales, escalado interno, decisiones y trazabilidad.
- Conservación documental: qué se guarda, dónde, quién accede, trazabilidad.
- Formación: plan, contenidos, asistencia, evaluación y adecuación a puestos.
- Incidencias: fricciones bancarias, auditorías, hallazgos, correcciones.
En un informe de seguimiento, normalmente se revisa
- Mapa de hallazgos del informe anterior (lista exacta).
- Plan de acción: responsable, plazos, estado, evidencia esperada.
- Evidencia de cierre: documentos actualizados + prueba de aplicación + fecha + trazabilidad.
- Pruebas selectivas: muestreo orientado a lo que falló (por ejemplo, KYC reforzado, alertas, formación).
“Hemos actualizado el manual” ≠ “hemos corregido la deficiencia”. Si el hallazgo era operativo, el cierre también debe ser operativo (muestras, registros, actas, trazabilidad).
Evidencias que te van a pedir (checklist útil)
Piensa en evidencias como en una auditoría: no basta con tener un documento, necesitas demostrar uso, control y decisión. Aquí tienes un checklist por niveles.
Nivel 1 — “Diseño” (documentos base)
- Manual/PBC-FT vigente y control de versiones
- Análisis de riesgos (o metodología interna) y revisiones
- Política de admisión y clasificación de clientes
- Procedimientos KYC / diligencia debida (normal y reforzada)
- Procedimiento de monitorización y escalado interno
- Política de conservación documental
Nivel 2 — “Operación” (lo que diferencia un informe defendible)
- Muestra de expedientes KYC (por tipologías: normal/reforzada, alto/bajo riesgo)
- Registros/alertas internas y su resolución (fecha → análisis → decisión → cierre)
- Actas del órgano interno/decisiones (qué se acordó y por qué)
- Pruebas de controles ejecutados (checkpoints, revisiones, approvals)
- Formación: plan anual + evidencias de asistencia + contenidos
Nivel 3 — “Gobierno y trazabilidad”
- Nombramientos y responsables (quién hace qué)
- Calendario de revisiones internas (y resultados)
- Comunicación interna de cambios/procedimientos
- Histórico “antes/después” de hallazgos y correcciones
Antes de pasar documentación al experto, crea una carpeta con estructura: 01_Diseño / 02_Operacion / 03_Gobierno / 04_Hallazgos_y_Cierre. Te reduce tiempos y evita “id y vuelta”.
Plazos y calendario recomendado (para no ir tarde)
Un problema habitual es empezar “cuando ya toca”. La mejor manera de que el informe salga sólido es planificarlo como proyecto. Sin entrar en tecnicismos, la normativa establece plazos relevantes (emisión en un margen temporal desde la fecha de referencia, elevación al órgano directivo y conservación del informe durante años). Por eso, el calendario importa.
Calendario recomendado (plantilla realista)
- Semana 1–2: recopilación de evidencias + selección de muestra + aclaración de cambios del año.
- Semana 3–4: entrevistas + verificación operativa + revisión de alertas y trazabilidad.
- Semana 5: borrador de hallazgos + ventana para correcciones rápidas (sin “maquillar”, corrigiendo de verdad).
- Semana 6–8: informe final + plan de acción (si procede) + preparación para elevar al órgano competente.
Si tu sistema PBC/FT está vivo (cambios, incidencias, crecimiento), no lo plantees como “dos semanas”. Plantea 6–8 semanas y llegarás con evidencia sólida y menos estrés.
Qué influye en coste y duración (y cómo optimizar sin recortar calidad)
“¿Cuánto cuesta?” es una pregunta normal, pero la respuesta depende de variables muy concretas. Te dejo lo que de verdad mueve el coste.
| Factor | Por qué influye | Cómo lo optimizas |
|---|---|---|
| Complejidad del negocio | Más canales/países/tipologías = más muestra y más pruebas | Define alcance y tipologías desde el inicio |
| Calidad de evidencias | Si no hay trazabilidad, se dispara el retrabajo | Carpeta estructurada + checklist + responsable interno |
| Volumen de expedientes | Muestreo más amplio según volumen y riesgo | Segmenta: alto riesgo primero y muestra representativa |
| Nivel de hallazgos | Hallazgos críticos implican plan, seguimiento y más pruebas | Pre-check interno y correcciones tempranas |
| Madurez del sistema | Si “no está implantado”, hay más brechas que documentar | Mejorar primero lo básico y documentar el proceso |
Cómo optimizar sin recortar calidad (lo que sí funciona)
- Un responsable interno único para centralizar respuestas y evidencias.
- Listado de cambios del año (1 página) para dar contexto al experto desde el minuto 1.
- Pre-muestreo: preparar 10–20 expedientes “representativos” por tipología y riesgo.
- Trazabilidad: si hay alertas, que exista registro de análisis y decisión (aunque sea sencillo).
Errores frecuentes y señales de alarma
Esta sección vale oro porque te evita el escenario más caro: “informe terminado” + “no defendible” + “hacerlo otra vez”.
Error 1 — Confundir “documento” con “control”
Tener un manual es necesario. Pero lo que te protege es que el control exista y se ejecute. Ejemplo típico: política de KYC reforzado perfecta, pero expedientes sin prueba de verificación o sin coherencia con el riesgo.
Error 2 — Seguimiento sin cierre real
Si el informe anterior dijo “falta evidencia de formación”, el cierre no es “plan de formación”. El cierre es “plan + asistencia + contenidos + evaluación (si aplica) + registro”.
Error 3 — Cambios relevantes sin reflejo en el informe
Si cambias canales, países o modelo de captación, debes actualizar riesgos y controles. Un informe que ignora eso es un imán de problemas.
- Informe “copia-pega” sin mencionar tu operativa real (canales, clientes, riesgos).
- No hay muestreo, ni entrevistas, ni evidencias: solo texto.
- Conclusión “todo ok” con un sistema claramente inmaduro (si suena demasiado bonito, sospecha).
Plantillas: plan de acción y cierre de hallazgos (para usar mañana)
Si quieres que el seguimiento sea fácil, necesitas un “sistema” de cierre. Aquí tienes dos plantillas prácticas.
Plantilla 1 — Registro de hallazgos (tracking)
| Hallazgo | Tipo | Impacto | Acción correctora | Responsable | Fecha objetivo | Evidencia de cierre | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ej.: Expedientes alto riesgo sin evidencia reforzada | Operativo | Alto | Actualizar checklist + revalidar muestra + control mensual | Compliance/Operaciones | 30/04 | Muestras fechadas + registro de control + acta OCI | En curso |
| Ej.: Formación sin evidencias | Gobierno | Medio | Plan anual + sesiones + registro asistencia | RRHH/Compliance | 15/03 | Listado asistentes + materiales + evaluación | Cerrado |
Plantilla 2 — “Prueba de cierre” (mini-checklist por hallazgo)
- Documento actualizado (política/procedimiento) + fecha + versión.
- Comunicación interna del cambio (mail, acta, circular, herramienta).
- Evidencia de aplicación (muestras reales posteriores a la fecha de cambio).
- Control (cómo verificas que se cumple: revisión periódica, responsable, registro).
- Aprobación (si aplica): acta o decisión del órgano interno.
El seguimiento deja de ser “volver a revisar todo” y pasa a ser “verificar cierres con evidencia”. Y eso reduce tiempos, coste y riesgo.
FAQ
¿El informe de seguimiento siempre es más barato?
No necesariamente. Si hay muchos hallazgos o faltan evidencias, el trabajo de verificación puede ser intenso. El seguimiento es “focalizado”, no “automáticamente pequeño”.
¿Puedo hacer seguimiento si he cambiado procesos o modelo de negocio?
Si hubo cambios relevantes, lo prudente es un enfoque completo o ampliar el alcance para que el informe refleje tu realidad. Un seguimiento “estrecho” con negocio cambiado suele generar riesgos.
¿Qué pesa más: manual perfecto o evidencias?
Evidencias. El manual sin aplicación real es un documento; la evidencia convierte el sistema en defendible.
¿Qué pasa si el informe anterior no tenía hallazgos?
Si de verdad no hubo deficiencias y el negocio se mantuvo estable, el seguimiento puede ser razonable. Aun así, conviene validar cambios del año y preparar evidencias mínimas (muestras y trazabilidad).
¿Cómo sé si un hallazgo está “cerrado”?
Cuando puedes demostrar: documento actualizado + comunicación + aplicación real (muestras posteriores) + control periódico. Si falta una de esas patas, el cierre suele ser débil.
¿Qué debería preparar antes de hablar con un experto?
Tres cosas: (1) lista de cambios del año, (2) 10–20 expedientes representativos por riesgo/tipología, (3) registro de alertas/decisiones y evidencias de formación. Con eso, la primera reunión ya es productiva.
¿Qué errores hacen que un informe pierda credibilidad?
Informe genérico, sin muestreo, sin trazabilidad y con conclusiones “todo ok” sin pruebas. Si el documento no se sostiene por evidencias, no protege.
¿Me ayudáis a decidir completo vs seguimiento?
Sí. En una llamada breve revisamos cambios del año, hallazgos previos y nivel de evidencias, y te proponemos el enfoque más defendible.
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Referencias oficiales:
• Ley 10/2010 (BOE): boe.es
• RD 304/2014 (BOE): boe.es
• SEPBLAC: sepblac.es